Direktøren har tredive sekunder. Så lang tid bruger hun på dit dashboard til ledelsen, før hun går videre til det næste.
På tredive sekunder skal dashboardet svare på ét spørgsmål: er forretningen sund?
Hvis dashboardet er rodet med femten tal, kan direktøren ikke svare på tredive sekunder. Så er dashboardet slået fejl.
Hvis dashboardet viser tre tal, der tilsammen tegner et klart billede af forretningen, ved direktøren det med det samme. Fortsæt, som du gør. Eller ret kursen.
Ét overskriftstal
Et dashboard til ledelsen starter med ét tal. Omsætning. Tilbagevendende omsætning. Samlet værdi af varer, der er solgt. Det tal, der bedst viser, hvordan det går med forretningen.
Det tal er stort. Fed skrift. Midt på dashboardet. Man kan ikke overse det.
Under tallet: målet. Er det faktiske tal over eller under målet? Farve: grøn, hvis over, rød, hvis under.
Ændringen siden sidste måned og sammenligningen fra år til år vises under tallet.
Det er alt. Ét tal. Hele historien.
Tre understøttende tal
Overskriftstallet forklarer ikke historien alene. Tilføj tre understøttende tal, der forklarer, hvorfor overskriftstallet ændrede sig.
For SaaS: ARR (overskrift), nye kunder (driver), frafald (driver), ekstra omsætning (driver).
For en webshop: omsætning (overskrift), trafik (driver), konverteringsrate (driver), gennemsnitlig ordreværdi (driver).
For en markedsplads: GMV (overskrift), antal sælgere (driver), antal købere (driver), gennemsnitlig transaktion (driver).
Tre understøttende tal er der plads til på én skærm. Direktøren kan se alle fire uden at scrolle.
Samtalen på to minutter
Direktøren kaster et blik på dashboardet. Ser, at overskriftstallet er under målet.
Ser på de understøttende tal. Ser, at frafaldet er over målet. Nye kunder er på målet. Den ekstra omsætning er svag.
Samtale på to minutter med teamet: "Omsætningen er lavere, fordi frafaldet er højt. Lad os fokusere på fastholdelse i dette kvartal. Det går fint med at skaffe nye kunder."
Enkelt. Klart. Til at handle på.
Uden dashboardet skulle direktøren bruge et møde på ti minutter for at få den samme viden.
Ingen drill-down
Et dashboard til ledelsen bør ikke have drill-down. Ingen klik for at se detaljer på sideniveau. Ingen undersøgelse af kanaler.
Direktøren har brug for et overblik. Drill-down er til ledere og analytikere.
Hvis direktøren har brug for detaljer, spørger hun lederen. Lederen har et detaljeret dashboard til at grave i data.
Dashboardet til ledelsen er skrivebeskyttet. Kun tal. Ingen interaktion.
Statussignaler betyder mere end tal
Direktøren husker ikke sidste måneds omsætning. Hun husker, om vi nåede målet.
Vis tallet med målet og et statussignal (grøn eller rød).
Omsætning 500.000 USD mod mål 550.000 USD = rød. Det er nemmere at forstå end "omsætningen er 500.000 USD".
Et rigtigt eksempel: et SaaS-dashboard til ledelsen
Øverste del (overskrift)
Årlig tilbagevendende omsætning: 5,1 mio. USD. Mål: 5,5 mio. USD. Status: rød (92,7 % af målet). Ændring: +100.000 USD siden sidste måned (+2 % fra måned til måned). Fra år til år: +400.000 USD (+8,5 % fra år til år).
Midterste del (tre understøttende tal)
Nye kunder denne måned: 200 (mål 250) = rød. Frafald: 3,0 % om måneden (mål 2,5 %) = rød. Ekstra omsætning pr. kunde: 0,8 tusind USD om året (mål 1,0 tusind USD) = gul.
Nederste del (handling)
Hovedproblem: frafaldet er over målet. Fokusér på fastholdelse. Andet problem: nye kunder er under målet. Undersøg salgets pipeline.
Undgå disse fejl i dashboards til ledelsen
Fejl et: for mange tal
Med mere end fem tal bliver direktøren overvældet.
Fejl to: tal uden mål
At vise tal uden at sammenligne dem med målet er ubrugeligt.
Fejl tre: procenter uden sammenhæng
"Omsætning op 2 %" betyder ingenting, hvis man ikke ved, om det er godt. "Omsætning op 2 %, målet var 5 %, vi er bagud" betyder noget.
Fejl fire: forældede data
Hvis data er forældede, træffer direktøren beslutninger på gamle oplysninger.
Fejl fem: uklart, hvad man skal gøre
Tallene skal vise vej til en beslutning. Hvis direktøren ikke kan se, hvilken handling der er brug for, er dashboardet slået fejl.
Hvor ofte et dashboard til ledelsen opdateres
Hver dag: hvis forretningen bevæger sig hurtigt, og direktøren træffer beslutninger hver dag.
Hver uge: hvis beslutningerne træffes hver uge.
Hver måned: hvis de store beslutninger træffes hver måned.
De fleste direktører vil have et dashboard hver uge. Ofte nok til at se problemer. Ikke så ofte, at støjen bliver overvældende.
Mødet, hvor du bliver orienteret
Et dashboard til ledelsen fører ofte til et møde, hvor lederen orienterer.
Direktøren ser, at omsætningen er under målet, og at frafaldet er højt. Kalder lederen ind til et møde.
Lederen medbringer et detaljeret dashboard, der viser frafald pr. kundesegment, brug af funktioner og problemer i support.
Møde på tyve minutter. Problemet bliver fundet. Der bliver lavet en plan.
Dashboardet til ledelsen gjorde sit arbejde: det pegede på et problem, der skulle undersøges.
Ofte stillede spørgsmål
Skal et dashboard til ledelsen have prognoser?
Kun hvis prognosen opdateres hver uge eller hver måned. En forældet prognose er værre end ingen prognose. Hvis du mener det alvorligt med prognosen, så tag den med. Hvis prognosen er et gæt for hele året, så lad være. Eksempel: hvis du laver en prognose for omsætningen ud fra en pipeline i salget, der opdateres hver uge, så tag prognosen med. Hvis prognosen er budgettet for året, så tag den ikke med på det ugentlige dashboard. En forældet prognose fører til dårlige beslutninger. Med WEMASY's hjemmesidebygger kan du sætte det op direkte på din hjemmeside.
Hvad hvis direktøren vil se flere tal?
Sig nej. Fortæl hende, at dashboardet til ledelsen skal give klarhed. Flere tal skaber forvirring. Hvis hun vil have flere detaljer, så vis hende lederens dashboard. Men dashboardet til ledelsen bør være enkelt. Afvejning: et enkelt dashboard fortæller mindre, men er lettere at handle på. Et detaljeret dashboard fortæller mere, men er sværere at handle på. Vælg ét. Dashboards til ledelsen bør være enkle.
Skal vi tage et eksternt sammenligningstal med (en konkurrent eller gennemsnittet i branchen)?
Kun hvis du har pålidelige data. Hvis du gætter, så lad være. Hvis du har købt oplysninger om konkurrenter eller en rapport om branchen, så tag ét referencepunkt med. Tag ikke fem sammenligningstal med. Det roder for meget. Eksempel: "Vores vækst i omsætning er 8 % fra år til år. Gennemsnittet i branchen er 5 %." Én sammenligning giver sammenhæng. Fem sammenligninger skaber støj.
Hvad hvis et af de tre understøttende tal altid er grønt og aldrig interessant?
Skift det ud. Hvis det altid går fint med at skaffe nye kunder, og det aldrig giver anledning til bekymring, så fjern det. Erstat det med et tal, der varierer. Prisen for at skaffe en kunde, brug af funktioner eller noget andet, der er værd at holde øje med. Dashboardet bør vise tal, der kræver overvågning, og ikke tal, der altid er i orden. Et dashboard er til beslutninger. Hvis et tal aldrig ændrer en beslutning, så fjern det.
Hvordan håndterer vi tal, der svinger med sæsonen, på dashboardet til ledelsen?
Vis sæsonen med. "Omsætning 500.000 USD mod mål 550.000 USD (sæsonmålet for marts er 480.000 USD, vi er over gennemsnittet for marts)." Anerkend sæsonen, men vis, om du er over eller under det, man kan forvente i sæsonen. Skjul ikke sæsonen. Gør den tydelig, så direktøren forstår det.
Skal et dashboard til ledelsen opdateres i realtid, eller er det nok med hver dag?
Hver dag er nok for de fleste direktører. Realtid er dyrt at holde i gang, og direktører tjekker ikke så ofte. Opdater hver dag. Hvis direktøren tjekker flere gange om dagen, detailstyrer hun sandsynligvis. Opfordr hende til at tjekke en gang om dagen eller en gang om ugen. Dashboards i realtid er til driftsteams og ikke til direktører.