Et dashboard er mest nyttigt, når det er synligt dér, hvor beslutningen træffes.
En salgschef skal tage en beslutning om pipelinen. Dashboardet hjælper, hvis det er indlejret i salgs-CRM'et, hvor chefen arbejder. Det hjælper, hvis chefen har det som bogmærke og kan åbne det på to sekunder. Det hjælper også, hvis chefen får en dashboard-mail og ser tallet hver mandag.
At indlejre et dashboard betyder, at du placerer det dér, hvor brugeren allerede arbejder. At dele et dashboard betyder, at du sender det til brugeren.
Begge dele fjerner gnidninger. Tallet når frem til den, der skal beslutte. Ingen skift mellem værktøjer.
Sådan indlejrer du dashboards
Indlejr i CRM
Et salgsdashboard er indlejret i CRM'et. Salgschefen åbner CRM'et og ser dashboardet i sidepanelet. Intet skift mellem værktøjer.
Indlejr i produktet
Et produktdashboard er indlejret i et internt administrationsværktøj. Produktchefen kigger på brugerdata og ser et dashboard over brug af funktioner ved siden af brugerprofilen. Tallene passer til situationen.
Indlejr i kommunikationsværktøjet
Et dashboard er indlejret i teamchatten. En besked i chatten viser dagens omsætning. Teamet behøver ikke åbne dashboardværktøjet. Tallet står lige i chatten.
Indlejr i e-mail
Dashboardets tal sendes på e-mail til interessenterne. Mailen viser omsætning, konvertering og frafald. Man åbner en mail i stedet for at indlæse et dashboard.
Resultat
Indlejring fjerner gnidninger. Brugeren ser tallet i det værktøj, vedkommende allerede bruger. Ingen ekstra klik. Intet skift mellem værktøjer.
Sådan deler du dashboards
Rapporter på e-mail
Dashboardet sendes på e-mail hver uge eller hver dag. Modtageren læser mailen og ser tallet.
Alarmer i teamchatten
Dashboardets tal postes i teamchatten, når det ændrer sig. Alarm: omsætningen er faldet. Tre procent under målet. Undersøg det.
API-integration
Et eksternt system henter et tal fra dashboardet. Eksempel: hjemmesidens header viser, at 5.000 kunder er hjulpet. Tallet kommer fra kundedashboardet via API.
Offentlige dashboards
Dashboardet har en offentlig URL. Alle med linket kan se det. Ingen login. Nyttigt til dashboards for interessenter, for eksempel investorer eller tal, kunderne kan se.
Abonnement på dashboard
Brugeren abonnerer på et dashboard og får besked, når et tal ændrer sig. Besked: konverteringsraten er faldet under to procent. Undersøg det.
Eksempel fra virkeligheden: dashboards i hele organisationen
Salgsteamet
Dashboardet er indlejret i CRM'et. Salgschefen åbner CRM'et, og sidepanelet viser pipeline-dashboardet. Pipeline pr. trin, fremgang mod kvote og prognose. Chefen behøver ikke skifte til dashboardværktøjet. Alt står i CRM'et.
Marketingteamet
Dashboardet er indlejret i en mail. Hver mandag klokken 6 kommer der en mail med sidste uges tal: trafik, konverteringer, pris pr. kunde og ROAS. Teamet læser mailen over kaffen og har overblikket til den kommende uge.
Ledelsen
Dashboardet er indlejret i teamchatten. Hver dag klokken 8 viser et opslag: omsætning (500.000), frafald (to procent), nye kunder (20) og ekstra omsætning fra eksisterende kunder (1.200). Direktøren læser beskeden og kender virksomhedens tilstand med det samme.
Produktteamet
Dashboardet er indlejret i et internt værktøj. Produktchefen gennemgår brugerfeedback. Værktøjet viser, hvor meget brugeren bruger funktionerne. Sidepanelet viser: brug af funktionen i hele virksomheden (40 procent) og brug i dette brugersegment (30 procent). Produktchefen ser både brugerens og virksomhedens billede og kan beslutte.
Driftsteamet
Dashboardet har en offentlig URL. En statusside viser oppetid (99,95 procent) og svartid (150 ms). Kunderne kan tjekke systemets status uden at logge ind. Det giver tillid til, at systemet kører.
Supportteamet
Dashboardets alarmer kommer i teamchatten. Når kundetilfredsheden falder under målet, lyder alarmen. Supportlederen undersøger det med det samme. Alarmen forhindrer, at kvaliteten falder uden at nogen opdager det.
Resultat
Når du indlejrer og deler dashboards, når tallene frem til dem, der skal beslutte, dér hvor de er. Ingen gnidninger. Intet ekstra værktøj at åbne. Beslutningerne bliver hurtigere og bedre underbyggede.
Gode råd til indlejring og deling
Gør det enkelt, når du indlejrer
Et indlejret dashboard skal være enklere end det fulde dashboard. Vis kun tre til fem tal. Mere er bare rod i en indlejret visning.
Tag hensyn til sammenhængen
En mail skal kunne læses i mailprogrammet, ikke være et skærmbillede, man skal zoome ind på. Et opslag i teamchatten skal passe til chattens format. Et indlejret tal skal passe til det sted, det står.
Tag hensyn til hyppigheden
En mail hver dag er for meget. Hver uge er passende. Alarmer i realtid skal være sjældne. De skal udløses af grænseværdier, ikke af hver eneste ændring.
Beskyt følsomme data
Del ikke dashboards med løndata. Del ikke kundespecifikke data. Del kun tal, der må være offentlige.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor ofte skal vi dele dashboards på e-mail?
Ugentligt er standarden. Dagligt er for meget og gør folk trætte af det. Månedligt er for sjældent, for tallene er forældede ved månedens slut. Ugentlige mails lander i indbakken mandag morgen, og interessenten læser dem, når ugen planlægges. Ved kriser, hvor noget er gået helt galt, skal du dele med det samme. Til faste tal er ugentligt en god rytme. Test det dog med interessenterne. Hvis ugentligt er for meget, så gå til hver anden uge. Med WEMASY's hjemmesidebygger kan du sætte det op direkte på din hjemmeside.
Skal indlejrede dashboards opdatere sig selv eller være faste øjebliksbilleder?
Automatisk opdatering er bedst. Et indlejret dashboard skal vise aktuelle data, ikke et øjebliksbillede fra morgenen. Hvis automatisk opdatering giver forsinkelse, så brug et øjebliksbillede. Forsinkelse er værre end data, der er lidt gamle. Test: Hvis en opdatering tager mere end fem sekunder, så brug et fast øjebliksbillede, som opdateres hver time i stedet for hvert minut. Find balancen mellem friske data og hastighed.
Hvordan sørger vi for, at indlejrede dashboards ikke gør værtssystemet langsomt?
Indlæs dashboardet som en iframe. Så belastes værtssystemet ikke af, at dashboardet indlæses. Dashboardet indlæses uafhængigt. Hvis dashboardet er langsomt, er det kun den indlejrede visning, der er langsom, ikke værtssystemet. Iframe-isolation er den bedste fremgangsmåde for hastighed. Et alternativ er at cache dashboardet og opdatere det hver time i stedet for i realtid.
Skal indlejrede dashboards vise detaljer eller kun hovedtallet?
Kun hovedtallet i mails og teamchat, for der er ikke plads til detaljer. Detaljer i dashboards, der er indlejret i et værktøj, for der er mere plads, og brugeren kan udforske. Vælg indlejringsformen efter, hvad brugeren kan gøre. Et dashboard i en mail viser højst tre tal. Et dashboard i et værktøj kan vise ti tal med detaljer.
Hvordan undgår vi dashboard-træthed fra for mange automatiske delinger?
Begræns det til højst tre dashboards pr. person. For mange mails, beskeder og alarmer gør, at folk holder op med at lægge mærke til dem. Lad brugeren selv vælge, hvilke dashboards vedkommende abonnerer på. Alarmtræthed ødelægger nytten. Start med ét vigtigt dashboard. Tilføj flere, hvis nogen beder om det. Spørg brugerne, hvilke dashboards de faktisk bruger, og fjern resten.
Skal vi vise brugerne dashboardets kilde og opdateringstidspunkt?
Ja, for gennemsigtighedens skyld. En mail bør vise: Data fra i dag klokken 6 eller Sidst opdateret for to minutter siden. Brugeren skal vide, hvor friske data er. Det viser, at dashboardet bliver vedligeholdt. Det forebygger også forvirring: Hvis brugeren ser et gammelt tal og vil vide hvorfor, forklarer opdateringstidspunktet det.