Du har gode data. Omsætningen er steget tyve procent. Kundens livstidsværdi er steget. Fastholdelsen er blevet bedre. Men dine interessenter er ligeglade. Du har begravet historien i tabeller. Tal uden mening. Rapportering handler om at fortælle historien. Data er fakta. Rapportering er fortælling. Her får du at vide, hvordan du rapporterer data godt og kommunikerer med interessenter.
Sådan forstår du din målgruppe og dens behov
Økonomi går op i ROI
Økonomi vil vide, om pengene blev brugt godt. SEO kostede halvtreds tusind dollars. Det gav fem hundrede tusind dollars i omsætning. ROI er ti gange. Det kan økonomi lide. Vis ROI. Vis tilbagebetalingstiden. Økonomi taler om afkast på investeringen.
Marketing går op i trafik og konvertering
Marketing vil vide, om kampagnerne virkede. Trafikken er oppe. Konverteringen er oppe. Der kom kunder til. Det kan marketing lide. Vis trafikvæksten. Vis den bedre konvertering. Vis prisen pr. kunde. Marketing taler om trafik og konvertering.
Sådan laver du en sammenfatning til ledelsen
Én side fortæller hele historien
Sammenfatning til ledelsen: én side. Hvad der skete. Hvorfor det skete. Hvad der sker nu. Tal. Højdepunkter. Vigtigste fund. Én side. Færdig.
Fremhæv de vigtigste fund
Sæt det vigtigste fund i fed. Omsætningen er steget tyve procent. Det er overskriften. Detaljerne kommer bagefter. Men overskriften kommer først. Fang opmærksomheden. Forklar så.
Sådan præsenterer du data visuelt
Diagrammer og grafer frem for tabeller
Vis aldrig ledelsen en tabel. En tabel med tyve tal er forvirrende. Et diagram, hvor linjen går op, er tydeligt. Brug diagrammer. Linjediagrammer til tendenser. Søjlediagrammer til sammenligninger. Cirkeldiagrammer til fordeling.
Farver og design for tydelighed
Rød for dårligt. Grøn for godt. Gul for hold øje. Farver giver følelser. Design for tydelighed. Ingen fancy skrifttyper. Ingen indviklede diagrammer. Enkelt og rent design. Forstået på fem sekunder.
Sådan fortæller du en historie med data
Hvad der skete, hvorfor, og hvad der sker nu
Hvad der skete: Omsætningen steg tyve procent. Hvorfor: Sommerkampagnen drev salget. Hvad der sker nu: Skalér kampagnen op. Efterårets top kommer. Byg lager op. Tre sætninger. Historien er fortalt.
Sammenhæng fjerner forvirring
Omsætningen steg tyve procent. Er det godt. Det afhænger af sammenhængen. Sidste år steg den tredive procent. I år er det langsommere. Sammenhæng: væksten bliver langsommere. Det er noget andet end en vækst, der accelererer. Tilføj sammenhæng.
Sammenligning med tidligere perioder
Vækst fra måned til måned
Denne måneds omsætning: hundrede og tyve tusind. Sidste måned: hundrede tusind. Vækst fra måned til måned: tyve procent. Viser fremdrift. Op eller ned.
Tendenser fra år til år
Samme måned i år: hundrede og tyve tusind. Samme måned sidste år: hundrede tusind. Vækst fra år til år: tyve procent. Viser rigtig vækst, ikke sæsonudsving. Fjern effekten af sæson.
Sådan håndterer du dårlige nyheder i rapporter
Gennemsigtighed skaber tillid
Omsætningen er faldet ti procent denne måned. Skjul det ikke. Rapportér det. Interessenterne ved, at noget er galt. Hvis du skjuler det, skader det tilliden. Hvis du rapporterer det med en forklaring, skaber det tillid. Omsætningen faldt, fordi en konkurrent lancerede noget. Plan for at svare næste måned.
Giv sammenhæng og næste skridt
Et dårligt resultat uden forklaring er en katastrofe. Et dårligt resultat med forklaring og plan kan håndteres. Omsætningen faldt på grund af et skift i markedet. Men fastholdelsen er stabil. Kundens livstidsværdi er steget. Sammenhæng: vi mister nye kunder, men beholder de eksisterende. Plan: justér strategien for at skaffe kunder.
Rapporternes hyppighed og udsendelse
Ugentligt, månedligt eller kvartalsvist
Ugentlige rapporter til virksomheder, der bevæger sig hurtigt. Daglige ændringer kræver en ugentlig gennemgang. Månedlige rapporter til almindelige virksomheder. Kvartalsvise til stabile virksomheder. Tilpas hyppigheden til virksomhedens tempo.
Automatisér rapporterne
Hold op med at lave rapporter i hånden. Automatisér dem. Sæt et dashboard op. Rapporterne laves af sig selv. Send dem automatisk til interessenterne. Hver mandag morgen. Hver første mandag i måneden. Første dag i kvartalet. Automatisering sparer tid.
Ofte stillede spørgsmål
Skal rapporter vise alle data eller kun højdepunkter?
Kun højdepunkter. Rapport til ledelsen: fem vigtige fund. Understøttende data følger bagefter. Den fulde, detaljerede rapport går til analytikerne. Interessenter vil have overskrifter. Analytikere vil have detaljer. To rapporter. Med WEMASY's hjemmesidebygger kan du sætte det op direkte på din hjemmeside.
Hvordan forklarer du dårlige resultater uden at lyde som undskyldninger?
Tag ansvar. Anerkend problemet. Forklar sammenhængen. Præsentér en løsning. Omsætningen er faldet. Det ved vi. Markedet flyttede sig. Sådan svarer vi på det. Ansvar uden undskyldninger.
Hvad hvis data er ufuldstændige eller rodede?
Sig det. Skjul ikke, at data er ufuldstændige. Omsætningsdata er ufuldstændige, fordi en leverandør har indberettet for sent. Skønnet effekt. Fuld rapport næste uge. Gennemsigtighed betyder mere end perfektion.
Skal alle interessenter have den samme rapport?
Nej. Økonomi får en økonomisk rapport. Marketing får en marketingrapport. Driften får en driftsrapport. Direktøren får en sammenfatning af det hele. Forskellige interessenter har brug for forskellige rapporter.
Hvordan gør du data interessante for folk, der ikke er teknikere?
Fortæl en historie. Vis ikke ligninger. Vis overskriften. Omsætningen er steget tyve procent. Det er interessant. Hvorfor omsætningen steg, er endnu mere interessant. Hvad du gør nu, er mest interessant. Data understøtter historien, ikke omvendt.
Hvornår skal du opdatere rapporter, dagligt, ugentligt eller månedligt?
Tilpas til virksomhedens tempo. Hurtigt: dagligt. Almindeligt: ugentligt. Stabilt: månedligt. Rapportér ikke for meget. For mange rapporter skaber støj. For få rapporter skaber blindhed. Find balancen.