Ét dashboard er nemt at vedligeholde. Halvtreds er svært. Hundrede er kaos.
Styring af dashboards er et sæt regler, der forhindrer kaos.
Uden styring bliver dashboards lavet to gange med forskellige navne. Forskellige teams definerer tal forskelligt, så ét teams omsætning ikke er det samme som et andets. Datakvaliteten falder, fordi ingen kontrollerer data. Dashboards bliver forladt, fordi ingen ejer dem, og så bliver de forældede.
Med styring er hvert dashboard unikt. Tallene er ens overalt. Data er rigtige. Dashboards bliver vedligeholdt.
Regler for styring
Navneregel
Alle dashboards følger samme mønster: team-funktion-periode. Eksempel: salg-pipeline-dagligt. produkt-funktionsbrug-ugentligt. Navne hjælper brugerne med at finde dashboards. De forhindrer, at det samme dashboard bygges to gange med forskellige navne.
Definition af tal
Hvert tal har en definition. Konverteringsrate er defineret som gennemførte transaktioner divideret med sessioner. Definitionen er skrevet ned og bruges ens i alle dashboards. Ingen tvivl.
Adgangskontrol
Hvem kan se hvilke dashboards. Salg kan se salgsdashboards. Support kan ikke se salgslønninger. Direktøren kan se alt. Styr adgangen på dashboardniveau eller dataniveau.
Regel for arkivering
Dashboards, der ikke er brugt i seks måneder, arkiveres. De flyttes til en arkivmappe og skjules. Arkiverede dashboards slettes ikke og kan genskabes. De er bare skjult, så der er mindre rod.
Godkendelse
Nye dashboards skal godkendes, før de oprettes. Forespørgsel: Jeg har brug for et dashboard, der viser resultater af e-mails. Gennemgang: Findes det allerede? Er det anderledes end et eksisterende dashboard? Hvis det er nyt, godkendes det. Godkendelse forhindrer dobbeltarbejde.
Dokumentation
Hvert dashboard har en beskrivelse: hvad det viser, hvem der skal bruge det, hvor ofte man skal kigge på det, og hvordan man læser det. Dokumentationen vedligeholdes. Når dashboardet ændres, opdateres dokumentationen.
Ejer
Hvert dashboard har en ejer. Ejeren har ansvar for at holde tallene rigtige, opdatere dokumentationen, svare på problemer og beslutte, om det skal arkiveres. Ejeren er som regel den, der bruger dashboardet mest.
Eksempel fra virkeligheden: styring i en virksomhed med halvtreds dashboards
Gennemgangsudvalg for dashboards
Mødes hver måned: direktør, økonomichef, salgschef, marketingchef og produktchef.
Forespørgsler om nye dashboards
Første forespørgsel: Salgsteamet beder om salg-sælgeraktivitet-dagligt. Udvalget spørger: Bliver sælgernes aktivitet, altså opkald, møder og tilbud, registreret? Hvis ja, kan I bruge de eksisterende CRM-data uden et nyt dashboard? Salg svarer: Vi registrerer det i CRM'et og vil gerne have en visning. Udvalget spørger: Kan I bygge dashboardet på CRM-data uden at lave et dobbelt? Salg svarer: Ja. Godkendelse: Byg dashboardet med CRM som kilde. Navn: salg-aktivitet-dagligt. Ejer: salgschefen. Dokumentation kræves, før det går i luften.
Anden forespørgsel: Produktteamet beder om brugerrejse-flow. Udvalget spørger: Det er en ny type tal. Hvordan beregnes rejsen? Produkt forklarer: Vi henter rækkefølgen af hændelser pr. bruger. Udvalget spørger: Er beregningen blevet valideret? Produkt svarer: Ikke endnu. Udvalget: Valider, før dashboardet går i luften. Delmål: Valider metoden, og så godkendes dashboardet. Ejer: lederen af produktanalyse.
Gennemgang af arkiv
Dashboard ét: marketing-utm-sporing-dagligt er ikke set i seks måneder. Udvalget spørger ejeren, marketingchefen: Bruger du det stadig? Ejeren svarer: Nej, vi er gået over til et enklere dashboard. Arkiver det. Ejeren svarer: Ja, arkiver.
Dashboard to: ledelse-prognose-kvartalsvis er ikke set i tre måneder. Udvalget spørger ejeren, økonomichefen: Bruger du det stadig? Ejeren svarer: Ja, jeg tjekker det hver måned. Arkiver det ikke. Sæt det på dashboardlisten.
Resultat
Ingen dobbelte dashboards, klart ejerskab, vedligeholdt dokumentation, ubrugte dashboards arkiveret og nye dashboards gennemgået.
Gode råd til vedligehold
Kontroller data hver måned
Træk et tal fra dashboardet og sammenlign det med kildesystemet. Ret afvigelser med det samme.
Opdater dokumentationen hvert kvartal
Når et dashboard ændres, så opdater dokumentationen. Når definitionen af et tal ændres, så opdater ordbogen over tal.
Gennemgå adgang hvert kvartal
Hvem har stadig brug for adgang til hvad? Fjern adgang for dem, der er gået. Giv adgang til nye medarbejdere.
Valider beregninger hvert år
Nogle tal er beregnet og ikke bare målt. Eksempel: Kundens livstidsværdi er beregnet. Kontroller, at beregningen er rigtig.
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan sikrer vi, at navnereglerne bliver fulgt?
Gør dem obligatoriske, når dashboardet oprettes. Dashboardværktøjet tvinger navnereglen igennem. Brugeren kan ikke oprette et dashboard uden at følge reglen. Eksempel: team-funktion-periode eller ledelse-tal-rytme. Værktøjet afviser navne, der ikke følger mønsteret. Håndhæv det i værktøjet, ikke gennem en procedure. Med WEMASY's hjemmesidebygger kan du sætte det op direkte på din hjemmeside.
Hvad gør vi, når et dashboards ejer forlader virksomheden?
Find en ny ejer inden for to uger. Hvis ingen melder sig, så arkiver dashboardet. Lad ikke dashboards blive herreløse. Herreløse dashboards forfalder. Tallene bliver forældede. Dokumentationen bliver gammel. Hvert dashboard skal have en ejer.
Hvordan undgår vi, at styringen bliver bureaukratisk?
Hold reglerne enkle. Højst tre til fem regler. For mange regler bliver ignoreret. Eksempel: navneregel, definition af tal og adgangskontrol. Tre regler er nok. Godkendelse bør tage ét møde, ikke flere runder. Styring skal hjælpe, ikke blokere.
Skal vi have forskellig styring for forskellige typer dashboards?
Ja. Ledelsesdashboards har strengere styring med færre ejere og mere gennemgang. Driftsdashboards har lettere styring med hurtigere godkendelse og flere ejere. Detaljerede dashboards kan være selvbetjening med mindre styring. Let styring til dashboards, hvor der står lidt på spil, og streng styring, hvor der står meget på spil.
Hvordan løser vi konflikter om definitioner, når det samme tal betyder noget forskelligt for forskellige teams?
Omdøb tallene. Salg definerer en kunde som en, der har skrevet under på en kontrakt. Support definerer en kunde som en, der har oprettet en supportsag. Det er en konflikt. Omdøb dem: kontraktkunde og supportkunde. Forskellige navne, ingen konflikt. Skriv begge ned i ordbogen over tal.
Hvor ofte skal vi gennemgå reglerne for styring?
Hvert år. Virksomheden ændrer sig, og behovet for dashboards ændrer sig. Årlig gennemgang: Virker de nuværende regler stadig? Er der nye problemer? Opdater reglerne, hvis det er nødvendigt. Ændr ikke reglerne hvert kvartal, for regler, der hele tiden ændrer sig, bliver ignoreret. Stabilitet er bedre end perfektion.