Version A af din fakturaproces ser sådan ud. Én gemmer en PDF, vedhæfter den i en e-mail, venter to dage og sender så en rykker, fordi ingen har underskrevet. Version B sender filen til den rette godkender, så snart den er uploadet, sender påmindelser efter en plan og viser alle den aktuelle status uden en eneste besked, hvor nogen spørger ind.
Den anden version er det, automatisering af arbejdsgange for dokumenter giver dig. Den tager de dele af din virksomhed, der fylder meget med papir og e-mail, og gør dem til en klar digital vej. Bruger du allerede software til styring af arbejdsgange til at følge opgaver, så står automatisering af dokumenter for flytningen af filer inde i de opgaver. Her er, hvad det betyder i praksis.
Hvad er automatisering af arbejdsgange for dokumenter?
Automatisering af arbejdsgange for dokumenter er brug af software til at flytte dokumenter gennem faste trin uden manuel videresendelse. Hver fil følger en fast vej: indsend, gennemgå, godkend, gem eller send videre.
Softwaren ved, hvem der skal handle næste gang, og hvad der sker, hvis personen ikke svarer i tide. Det gør en arbejdsgang for dokumenthåndtering til et system, der kan gentages, og som dit team kan stole på, i stedet for en kæde af e-mails.
Det er ikke det samme som simpel lagring af filer. Lagring rummer dokumenter. Automatisering flytter dem gennem det arbejde, din virksomhed kræver.
Hvordan virker automatisering af arbejdsgange for dokumenter?
Hvert automatiseret dokumentflow følger det samme grundmønster, selv når selve dokumenterne ser meget forskellige ud.
1. Modtag
Et dokument kommer ind i systemet via en upload, en indsendt formular eller en scanning. Softwaren mærker det med nøgleoplysninger som dato, kundenavn eller dokumenttype.
2. Send videre
Regler afgør, hvor filen skal hen næste gang. En indkøbsordre under et bestemt beløb kan gå til én godkender. Et større beløb kan kræve en anden underskrift. Routingen sker automatisk ud fra betingelser, som du kun definerer én gang.
3. Gennemgå og godkend
Hver person, der gennemgår filen, får en besked med filen vedhæftet eller som link. Personen godkender, afviser eller beder om ændringer. Systemet registrerer hver handling med et tidsstempel, så du har et tydeligt revisionsspor.
4. Gem og giv besked
Når dokumentet er godkendt, havner det i den rette mappe, og de relevante personer får en bekræftelse. Ingen behøver selv at arkivere en kopi eller sende en "færdig"-mail.
Dette mønster er det, folk mener, når de taler om automatiseret behandling af dokumenter. Softwaren tager sig af den gentagne flytning, så dit team kan fokusere på de beslutninger, der faktisk kræver et menneske.
Hvilke dokumentprocesser er værd at automatisere?
Ikke alle dokumenter har brug for automatisering. Start med flows, der gentages ofte, involverer flere personer og lige nu sidder fast i en indbakke.
Godkendelse af fakturaer er et almindeligt startpunkt. Det samme gælder gennemgang af kontrakter, udgiftsrapporter og formularer til modtagelse af nye kunder. Teams i HR automatiserer ofte jobtilbud og pakker til onboarding. Vores kapitel om arbejdsgange i HR viser, hvordan de menneskeorienterede flows hænger sammen med dokumenterne bag dem.
De bedste kandidater har tre ting til fælles. Flere personer rører ved filen. Forsinkelser koster tid eller penge. Trinnene er nogenlunde de samme hver gang. Er du i tvivl om, hvor du skal starte, så skriv alle dokumenter op, der gik gennem e-mail mere end to gange i sidste måned.
Automatisering af arbejdsgange for dokumenter virker bedst sammen med bredere automatisering af arbejdsgange. Dokumentflowet tager sig af filen. Den bredere automatisering tager sig af udløsere, beskeder og forbindelser til andre trin i virksomheden.
Vælg én proces med mange dokumenter, som frustrerer dit team i dag. Kortlæg trinnene på papir, og led derefter efter software, der understøtter modtagelse, routing, godkendelse og lagring i ét flow. Når den proces kører glat, bliver den næste lettere at tilføje.
Vil du have et bredere billede af, hvorfor strukturerede flows overhovedet er vigtige, så læs vores blogindlæg om vigtigheden af at sætte arbejdsgange op. Det handler om det skift i tankegang, der gør det værd at bruge tid på opsætningen af automatisering af dokumenter.
Ofte stillede spørgsmål
Er automatisering af arbejdsgange for dokumenter det samme som lagring af dokumenter?
Lagring gemmer filer i mapper. Automatisering flytter dem gennem trin til gennemgang og godkendelse, før de havner der. Du har brug for begge dele, men de løser forskellige problemer. Lagring svarer på "hvor er filen?" Automatisering svarer på "hvad sker der med filen næste gang?"
Kan små virksomheder automatisere kontrakter og fakturaer?
Små teams mærker ofte forsinkelser i dokumenter hårdere, fordi én godkendelse, der sidder fast, blokerer alt andet. Automatisering af arbejdsgange for dokumenter tager sig af routing og påmindelser, så du ikke selv skal jagte underskrifter. WEMASY hjælper små virksomheder med at styre sider til kunder og arbejdsgange i baggrunden gennem et integreret system, og med hjemmesidebyggeren kan du modtage formularer, som går direkte ind i dine dokumentflows.
Hvad sker der, når en godkender er ude af kontoret?
Gennemtænkte flows indeholder reservegodkendere eller regler for eskalering. Svarer den primære godkender ikke inden for en fastsat tid, går filen automatisk videre til en anden kontaktperson. Sæt de regler op på forhånd, så dokumenter aldrig bliver liggende i ferier eller på travle uger.
Hvordan hænger automatisering af dokumenter sammen med andre arbejdsgange i virksomheden?
Dokumentflows sidder som regel inde i en større proces. En nyansættelse udløser en arbejdsgang for onboarding, og automatisering af dokumenter tager sig af jobtilbuddet og skatteblanketterne inde i den. Læs vores kapitel om software til styring af arbejdsgange for at se, hvordan hele processen forbliver synlig, mens dokumenterne flytter sig selv.
Er automatiseret behandling af dokumenter sikker?
Sikkerhed afhænger af adgangskontrol, krypteret lagring og logfiler, der registrerer, hvem der har set eller ændret hver fil. Led efter software, der begrænser rettigheder efter rolle og gemmer en historik over hver handling. Spørg til reglerne for opbevaring af data, før du flytter følsomme dokumenter ind i et nyt system.
Skal jeg automatisere alle dokumenter på én gang?
Det giver det hurtigste udbytte at starte med ét flow med stor mængde. Godkendelse af fakturaer eller formularer til modtagelse af nye kunder er almindelige første valg, fordi de gentages hver uge og involverer flere personer. Vores kapitel om arbejdsgange i HR viser, hvordan dokumenter til onboarding passer ind i et bredere flow med fokus på mennesker, som du kan udvide senere.