Tre nye kunder skrev til dit salgsteam i sidste måned. To fik et svar, der startede med "Kære hr. Torres" og sluttede med "Med venlig hilsen". Den tredje fik "Hej Jamie, her er det, du bad om". Alle tre skrev under på den samme kontrakt. Forskellen var forhold og branche og ikke succes eller fiasko. Når du ved, hvornår du skal bruge formel eller uformel e-mail, kan din virksomhed tilpasse sig uden at lyde uens.
Formel e-mail bruger opbyggede hilsner, hele sætninger og neutralt sprog, der passer til professionel eller første kontakt. Uformel e-mail bruger sprog som i en samtale, fornavne og kortere afsnit, når forholdet tillader det. Begge kan være professionelle. Spørgsmålet er, hvilken tone læseren forventer. Sådan afgør du det.
Hvad er forskellen på formel og uformel e-mail?
Formel e-mail følger den fulde opbygning, som dækkes i formelt format for e-mail i erhvervslivet. Hilsner bruger titler eller fulde navne. Sproget undgår slang. Beskeder har en klar indledning, tekst og afslutning.
Uformel e-mail slækker på nogle af reglerne uden at opgive klarheden. Du kan springe "Kære" over og skrive "Hej Sam". Sætningerne bliver kortere. Tonen føles som en hjælpsom kollega og ikke som et brev. Uformel betyder ikke skødesløs. Stavning, grammatik og svartid betyder stadig noget.
Hvornår virksomheder bør bruge formel e-mail
Vælg en formel tone ved første kontakt, ved emner med store konsekvenser og i regulerede brancher. Tilbud, drøftelser af kontrakter, uenigheder om betaling og korrespondance med ledelsen kræver som regel formelt sprog. Når du er i tvivl om, hvordan læseren foretrækker at kommunikere, så start formelt. Du kan altid justere senere.
Ekstern kommunikation med leverandører, investorer og myndigheder forbliver som regel formel hele forholdet igennem. Din afsenderadresse med dit brand fra hvad er en forretningsmailadresse støtter den tone, før læseren åbner beskeden.
Hvornår virksomheder kan bruge uformel e-mail
En uformel tone virker, når I har et etableret forhold, og emnet er rutine. Interne opdateringer til teamet, opfølgning hos kunder, du har arbejdet med længe, og afslappede brancher som kreative ydelser foretrækker ofte en varmere stemme. Tilpas dig læserens stil, når vedkommende skriver uformelt først.
Kundesupport kan blande begge. Anerkend problemet klart, og brug derefter et venligt sprog til at forklare løsningen. Kapitlet om support, professionel e-mail til kundesupport, viser, hvordan varme og klarhed kan sameksistere.
Sådan holder du tonen ensartet i din virksomhed
Bestem en standardtone i dine retningslinjer for e-mail. De fleste virksomheder ligger lidt formelt over for nye kontakter og lidt uformelt over for tilbagevendende kunder. Lær dit team at spejle læseren uden at kopiere uprofessionelle vaner som svar på ét ord eller manglende hilsner.
Når tonen skifter midt i en tråd, så anerkend det naturligt. Det er fint at gå fra et formelt tilbud til en afslappet opfølgning, hvis forholdet er blevet varmere. At gå fra afslappet til formelt viser alvor, hvilket er nyttigt, når I taler om priser eller frister. Næste kapitel dækker, hvor hurtigt du bør svare i begge toner.
Ofte stillede spørgsmål
Kan uformel e-mail stadig se professionel ud?
Uformel e-mail forbliver professionel, når den er klar, høflig og uden fejl. Korte sætninger og fornavne svækker ikke din virksomhed, hvis indholdet respekterer læserens tid. WEMASY hjælper dig med at bygge en poleret offentlig tilstedeværelse i hjemmesidebyggeren, og tonen i dine mails bør føles som en naturlig forlængelse af den.
Skal markedsføringsmails være formelle eller uformelle?
Markedsføringsmail læner sig som regel mod det uformelle og samtalende, fordi den taler til en bred målgruppe. Beskeder om transaktioner som kvitteringer og nulstilling af adgangskode bør forblive klare og neutrale. Tilpas til formålet med hver type af besked.
Hvad hvis en kunde skifter fra formel til afslappet tone midt i en tråd?
Følg deres ledelse, men hold fast i dine standarder for klarhed og fuldstændighed. Hvis de begynder at bruge fornavne og kortere beskeder, kan du slække på stilen i din hilsen. Bevar professionalismen i indholdet, selv om tonen bliver løsere.
Påvirker branchen valget mellem formel og uformel?
Stærkt regulerede områder som finans, jura og sundhed holder sig typisk mere formelle. Kreative virksomheder, tekniske virksomheder og livsstilsvirksomheder bruger ofte en uformel tone over for kunder. Undersøg normerne i din branche, før du sætter standarder for teamet.
Hvor kan jeg se begge toner i eksempler på beskeder?
Kapitlet om eksempler på professionelle e-mails indeholder modeller, du kan tilpasse til både formelle og uformelle situationer.
Skal min signatur ændre sig med tonen?
Brug den samme signatur uanset tone. Navn, titel og kontaktoplysninger forbliver de samme. Tonen ligger i hilsenen og teksten og ikke i formatet på din signatur.