Tjekliste til at vælge en e-mailhosting
Det bliver nemmere at vælge den rigtige udbyder, når du ved, hvad du skal kigge efter. Her er en praktisk tjekliste med tips til virksomhedsejere, der dækker de vigtigste funktioner, enhver virksomhed bør vurdere.
1. Eget domæne
Understøttelse af dit eget domæne er en af de vigtigste funktioner, du skal prioritere. Enhver troværdig guide vil sige, at e-mail på dit eget domæne er et must. Din plan skal lade dig lave e-mailadresser med dit eget brand på din virksomheds domæne. Den plan, du får tilbudt, skal give dig e-mails på dit eget domæne.
Det er noget af det mest grundlæggende, en platform til e-mailhosting skal give. Sørg for, at din plan understøtter opsætning af eget domæne, så du kan lave e-mails med dit brand, der skaber tillid hos kunderne. Tjek, hvor mange e-mailadresser på dit domæne du kan lave i din plan. Jo flere, jo bedre for dit team.
2. Sikkerhed
Sikkerhed er noget af det vigtigste, når du skal vælge e-mailhosting. Dine e-mails indeholder følsomme oplysninger. Det kan være betalingsoplysninger, forretningsoplysninger, kundedata og intern kommunikation. Uden sikkerhed kan dit brand blive ramt af svindel, phishing og andre trusler via e-mail. Her er noget af den beskyttelse, din platform skal give.
2FA: Totrinsbekræftelse giver et ekstra lag sikkerhed med en engangskode eller et sikkerhedsspørgsmål.
Beskyttelse mod spam: Spamfiltre blokerer uønskede e-mails og mulige phishingforsøg.
Kryptering: Ved følsomme e-mails sikrer kryptering, at kun den rigtige modtager kan læse dine beskeder.
3. Lagerplads
Når du har en e-mail i virksomheden, kommer der en strøm af e-mails i din indbakke og i dine sendte e-mails. Når din virksomhed vokser, vokser de også. Lagerplads er en af de vigtigste funktioner, fordi den direkte påvirker den daglige drift. Du skal have en platform med god plads og mulighed for at sortere e-mails.
Lagerplads: Kig efter planer med rigeligt plads, så du ikke hele tiden skal rydde op.
Arkivering: Sørg for, at gamle e-mails let kan arkiveres, så du stadig kan finde dem, når du har brug for dem.
Plads, der kan udvides: Når din virksomhed vokser, skal din plan kunne vokse med dit behov for plads.
4. Samarbejde i teamet
En komplet guide til e-mailhosting har altid samarbejde med som en vigtig faktor. Værktøjer til samarbejde er blandt de vigtigste funktioner for teams i vækst. At dele dine loginoplysninger kan føre til sikkerhedsbrud. Har du et team, skal du bruge funktioner, der holder alle på samme side. Vælg en platform med samarbejde i teamet, så du kan styre adgangen for dit team.
Fælles indbakke: Vælg en platform, hvor flere teammedlemmer kan bruge og styre e-mails fra den samme indbakke, især nyttigt til kundesupport og salg
E-mails til roller: Platformen skal lade dig navngive dine e-mailadresser, som du vil. Du skal kunne have adresser som info, support, hr og flere.
Integration i teamet: Når din e-mail er synkroniseret med kalendere og opgaveværktøjer, bliver planlægning og opfølgning en leg.
5. Kundesupport
Når du ser på, hvad du skal kigge efter i en e-mailhosting, må du aldrig overse kundesupporten. Når du har en konto på en platform, kan du have brug for hjælp i starten eller hjælp når som helst. Vælg en udbyder, der er klar til at hjælpe dig døgnet rundt. Vil du have en god supportoplevelse, så sørg for, at platformen giver følgende.
Hjælp døgnet rundt: Du ved aldrig, hvornår et problem dukker op, så support døgnet rundt er vigtig.
Support på flere kanaler: Kig efter en udbyder med livechat, telefonsupport og e-mailsupport.
Ticketsystem: Vælg en platform, der opretter sager og jævnligt opdaterer status på dit problem eller spørgsmål.
Nyttige ressourcer: Du kan ikke altid vente på, at supporten vender tilbage. Se, om platformen har gode ressourcer og en vidensbase med artikler, FAQ og tips til fejlfinding, der kan spare dig meget tid.
6. Integration med værktøjer
Integration er en af de vigtigste funktioner for en effektiv drift. Din e-mail skal spille godt sammen med de andre værktøjer, du bruger hver dag. Vælg en platform, der kan integreres med mange værktøjer eller har et indbygget alt-i-ét-system, der gør det nemt for dig at arbejde. Se, om integrationerne har følgende.
CRM-integration: Sørg for, at dit e-mailsystem spiller godt sammen med dit CRM, eller vælg en platform med sit eget CRM.
Integration med værktøjer: Der er mange kampagne- og analyseværktøjer, du skal integrere med dit e-mailsystem. Sørg for, at platformen tillader det.
Integration med kalender: Det er vigtigt at synkronisere din e-mail med din kalender, når du skal planlægge møder og frister.
Integration med fildeling: Når du kan dele filer direkte fra din e-mail via et drev eller et fælles område, sparer du tid, og samarbejdet bliver nemmere.
7. Backup
Vigtige oplysninger eller data kan gå tabt for alle når som helst. Det kan også ske med dine e-mails, fx på grund af en fejl, en forglemmelse eller et systemnedbrud. Vælg et system, der hjælper dig med at gendanne vigtige e-mails, når du har brug for det.
Automatisk backup: Vælg en udbyder, der tager backup af dine e-mails jævnligt, så du ikke mister noget vigtigt.
Gendannelse: Sørg for, at planen lader dig gendanne gamle e-mails og mapper nemt, hvis det bliver nødvendigt.
8. Pris
Prisen er en vigtig del af valget af udbyder. En sammenligning af priser hjælper dig med at se, hvilke planer der giver rigtig værdi, og hvilke der tager for meget for de grundlæggende funktioner. Ikke alle dyre planer har de bedste funktioner. Markedet har ærlige udbydere med fair priser. Det har også udbydere, der tager for meget. Et af de mest praktiske tips til virksomheder er at sammenligne mindst tre udbydere side om side, før du binder dig. Kig efter følgende i din prisplan.
Gennemsigtige priser: Sørg for, at du ved præcis, hvad du betaler for, og at der ikke er skjulte gebyrer.
Fleksibilitet: Dit behov for e-mail kan vokse over tid, så kig efter en plan, der lader dig vokse uden besvær.
Gratis prøveperiode eller en demo: Så kan du teste tjenesten, før du binder dig på lang sigt.
Vælg WEMASY's e-mailhosting
Når det gælder e-mailhosting, behøver du ikke nøjes med en hvilken som helst udbyder. WEMASY giver dig alt, hvad du skal bruge for at styre din virksomheds e-mails nemt. Med fokus på sikkerhed, brugervenlighed og vækst er WEMASY lavet til at vokse med din virksomhed uden besvær. Sammenligner du priserne, vil du se, at WEMASY giver dig eget domæne, stærk sikkerhed, værktøjer til samarbejde og support i én plan. Vælg os, og gør din e-mail nemmere med en alt-i-ét-løsning, der passer til dine behov.
Vil du vide mere om at holde dine e-mails sikre, så læs vores blog med tips til lagerplads og sikkerhed i din e-mail. For at forstå, hvordan e-mails på dit eget domæne opbygger dit brand, kan du læse om e-mail til virksomheder og gratis e-mail i dit branding. Du kan også læse om, hvordan du bygger en hjemmeside, der støtter dine forretningsmål.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er den vigtigste funktion i en e-mailhosting?
Understøttelse af eget domæne. Din virksomheds e-mail skal bruge dit eget domænenavn, ikke en generel adresse fra en udbyder. Det skaber tillid hos kunder og partnere fra den første e-mail. Derefter skal du prioritere sikkerhed som totrinsbekræftelse og beskyttelse mod spam.
Hvor meget lagerplads har jeg brug for til virksomhedens e-mail?
For de fleste små virksomheder er 10 til 25 GB pr. bruger nok til at starte. Sender dit team ofte store vedhæftede filer, så kig efter planer med 50 GB eller mere. Sørg for, at planen lader dig udvide pladsen, når din virksomhed vokser, så du ikke rammer grænsen og mister indgående e-mails.
Skal jeg vælge en ren e-mailhosting eller en alt-i-ét-platform?
En alt-i-ét-platform sparer tid og giver færre værktøjer at styre. Når din e-mail, hjemmeside, dit CRM og dine analytics er samlet ét sted, synkroniseres alt automatisk. En ren e-mailhosting passer til virksomheder, der allerede har deres værktøjer på plads og bare mangler e-mail.
Hvordan sammenligner jeg priser på e-mailhosting fair?
Sammenlign planer ud fra, hvad du får for pengene, ikke kun den månedlige pris. Tjek, hvad der er med i hvert niveau: lagerplads, antal brugere, sikkerhed, hvornår support er tilgængelig, og integrationer. Nogle udbydere tager ekstra for funktioner, som andre har med som standard. En ordentlig sammenligning ser på den samlede værdi, ikke kun grundprisen.
Er gratis e-mailhosting godt nok til en virksomhed?
Gratis e-mailhosting mangler eget domæne, avanceret sikkerhed og funktioner til samarbejde. Til privat brug fungerer gratis planer fint. En virksomhed har brug for e-mails med eget brand, fælles indbakker og ordentlig sikkerhed. Alene den troværdighed, en e-mail på eget domæne giver, gør en betalt plan investeringen værd.
Tilbyder WEMASY e-mailhosting?
Ja. WEMASY's e-mailhosting har opsætning af eget domæne, stærk sikkerhed med totrinsbekræftelse og beskyttelse mod spam, fælles indbakker til teams, automatisk backup og support døgnet rundt. Det hele styres fra ét dashboard sammen med din hjemmeside, dine analytics og dine andre forretningsværktøjer.
