Ét team følger en tjekliste, hver gang en ny klient tilmelder sig. Et andet team improviserer hver gang og håber, at intet falder gennem sprækkerne. Seks måneder senere havde det første team onboardet fyrre klienter uden et eneste trin, der blev misset. Det andet team retter stadig fejl fra uge ét. Det hul er det, automatisering af processer i virksomheder er designet til at lukke.
Automatisering af processer i virksomheder er brug af teknologi til at køre processer i virksomheden, der gentages, med minimal manuel indsats. Det går ud over at automatisere en enkelt e-mail eller påmindelse. Det forbinder flere trin, mennesker og systemer i en proces, der kører på samme måde hver gang. Her er, hvordan det virker, og hvorfor det betyder noget for dit brand.
Hvad er automatisering af processer i virksomheder?
Automatisering af processer i virksomheder, ofte forkortet til automatisering af processer, er praksis med at bruge software til at håndtere trinene i en proces i virksomheden fra start til slut. En proces i virksomheden er enhver rækkefølge, der gentages, som din virksomhed er afhængig af: at onboarde en ny medarbejder, behandle en refusion, levere en ordre eller godkende en anmodning om budget.
Hvor automatisering af arbejdsgange måske håndterer én sammenhængende række af trin, ser automatisering af processer i virksomheder på det større billede. Den kortlægger, hvordan arbejde bevæger sig mellem afdelinger, hvilke godkendelser der er nødvendige, og hvilke data der skal gå fra ét trin til det næste. Resultatet er en proces, der kører konsekvent uden at nogen koordinerer hver overdragelse i hånden.
Hvorfor betyder automatisering af processer i virksomheder noget?
Vækst afslører problemer med processer hurtigt. Det, der virkede, da du var tre personer, bryder sammen ved ti. Opgaver duplikeres, godkendelser går i stå i indbakker, og ingen ved, hvilken version af et dokument der er den aktuelle. Automatisering af virksomheder giver dig én pålidelig vej, der skalerer med dit team.
Det skaber også en registrering af, hvad der skete, og hvornår. Hvert trin efterlader et spor: hvem der godkendte hvad, hvornår en opgave blev gennemført, hvor en anmodning satte sig fast. Den synlighed hjælper dig med at se flaskehalse og rette dem, før de koster dig kunder eller omsætning.
Hvordan adskiller automatisering af processer i virksomheder sig fra automatisering af arbejdsgange?
De to udtryk overlapper, men de fokuserer på forskelligt omfang. Automatisering af arbejdsgange håndterer typisk en defineret række af trin inden for ét område af din virksomhed. Automatisering af processer i virksomheder dækker processer fra ende til anden, der kan krydse teams, værktøjer og lag af godkendelse.
Tænk på det på denne måde. At automatisere en opfølgende e-mail efter en indsendt formular er automatisering af arbejdsgange. At automatisere hele processen for onboarding af klienter, fra underskrift af kontrakt gennem oprettelse af konto til det første tjek, er automatisering af processer i virksomheder. Det andet eksempel involverer flere trin, flere mennesker og flere punkter til beslutninger.
1. Omfang og kompleksitet
Automatisering af processer i virksomheder håndterer processer, der spænder over flere funktioner. En proces for ansættelse kan røre ved HR, IT og lederen, der ansætter. Hver funktion har sine egne trin, men automatisering af processen binder dem sammen i ét flow.
2. Værktøjer og opsætning
Software til automatisering af processer i virksomheder er bygget til at kortlægge, køre og overvåge komplekse processer. Den omfatter ofte visuelle værktøjer til at bygge processer, routing af godkendelser og dashboards til rapportering. Enklere automatisering af arbejdsgange kan leve inde i de enkelte værktøjer, du allerede bruger.
3. Styring og overholdelse af regler
Når en proces skal følge bestemte regler, håndhæver automatisering af processer i virksomheder dem. Påkrævede godkendelser kan ikke springes over. Spor til revision viser præcis, hvem der gjorde hvad. Det niveau af kontrol betyder noget for økonomi, HR og ethvert område, hvor konsistens ikke er valgfri.
At forstå automatisering af processer i virksomheder gør dig klar til at se det i praksis. Det næste kapitel gennemgår virkelige eksempler på automatisering af arbejdsgange, du kan tilpasse til din egen virksomhed. Hvis du vil gå dybere i, hvorfor strukturerede processer betyder noget, før du automatiserer dem, så læs vores blogindlæg om vigtigheden af at sætte arbejdsgange op.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke processer i virksomheden bør jeg automatisere først?
Start med processer, der har høj volumen, er udsat for fejl og følger klare regler. Godkendelse af fakturaer, onboarding af medarbejdere og routing af support til kunder er almindelige udgangspunkter, dækket i vores kapitel om eksempler på automatisering af arbejdsgange. Vælg én proces, der koster dit team mest tid, og kortlæg den på papir, før du rører ved software.
Har jeg brug for software til automatisering af processer i virksomheder fra dag ét?
Ikke altid. Små teams kan automatisere enkle processer med indbyggede funktioner i værktøjer, de allerede bruger. Efterhånden som processer bliver mere komplekse eller spænder over flere teams, er dedikeret software til styring af arbejdsgange investeringen værd.
Kan automatisering af processer i virksomheder virke sammen med min hjemmeside og formularer online?
Mange automatiserede processer begynder med handlinger fra kunder på din hjemmeside. En indsendt formular, en booking eller et køb kan udløse det første trin i en større proces. WEMASY lader dig bygge formularer og sider med hjemmesidebyggeren og forbinde de indsendte formularer med automatiske opfølgende trin.
Fjerner automatisering af en proces job i mit team?
Automatisering af processer i virksomheder fjerner koordinering, der gentages, og ikke de mennesker, der tænker værdifuldt og bygger relationer. Dit team bruger mindre tid på at jagte godkendelser og kopiere data og mere tid på arbejde, der kræver dømmekraft og personlig opmærksomhed.
Hvor lang tid tager det at automatisere en proces i en virksomhed?
En enkel proces med tre trin kan automatiseres på en eftermiddag, når du har kortlagt trinene klart. Komplekse processer på tværs af afdelinger tager længere, fordi de involverer flere interessenter og test. Fasen med kortlægning tager som regel mere tid end den tekniske opsætning.
Hvad sker der, når en automatiseret proces rammer en undtagelse?
Godt designet automatisering af processer indeholder veje som reserve til situationer, der ikke passer til standardreglerne. Systemet kan route sagen til en, der gennemgår, sende en alarm eller sætte flowet på pause, til nogen træffer en beslutning. At planlægge for undtagelser under opsætningen forhindrer, at automatisering skaber nye problemer.