Fire personer rører ved den samme faktura, før den bliver betalt. Hver person tilføjer et trin, sender en e-mail og venter på et svar. Det, der burde tage to dage, strækker sig til to uger. Du har følt den slags træghed før, selv hvis din flaskehals var en anden proces. Den gode nyhed er, at de fleste af de langsomme, manuelle veje har en hurtigere automatisk version.
Eksempler på automatisering af arbejdsgange hjælper dig med at se, hvad der er muligt, før du bygger noget selv. I stedet for abstrakte definitioner får du konkrete flows, du kan forestille dig køre i din egen virksomhed. Her er fem almindelige eksempler på automatiserede arbejdsgange og hvordan hver især sparer tid.
Hvordan ser eksempler på automatisering af arbejdsgange ud i praksis?
Hver automatiseret arbejdsgang har den samme grundform. Noget udløser flowet, en række trin kører, og processen ender med et klart resultat. Eksemplerne nedenfor viser, hvordan det mønster udspiller sig i forskellige områder af en virksomhed.
Det er ikke eksotiske opsætninger forbeholdt store virksomheder. Små virksomheder bruger versioner af alle fem hver dag. Forskellen er, om trinene kører i hånden eller følger regler, du sætter op én gang.
Fem eksempler på automatisering af arbejdsgange for små virksomheder
1. Onboarding af nye klienter
En klient underskriver en kontrakt, og flowet for onboarding begynder. Systemet sender en velkomst-e-mail med næste skridt, opretter en mappe til projektet, tildeler opgaver til opsætning til dit team og planlægger en påmindelse om opstart tre dage frem. Ingen kopierer oplysninger om klienten mellem regneark eller glemmer at sende velkomstpakken.
Det er et klassisk eksempel på automatisering af processer i virksomheder, fordi det forbinder flere trin på tværs af salg og levering. Hver ny klient får den samme oplevelse, uanset hvor travlt dit team har den uge.
2. Godkendelse af fakturaer og betaling
En faktura indsendes og routes til lederen til godkendelse. Hvis den godkendes, går den videre til økonomi til planlægning af betaling. Hvis den afvises, får den, der indsendte, en notifikation med årsagen. En påmindelse udløses automatisk, hvis intet sker inden for 48 timer.
Det flow erstatter de e-mails frem og tilbage, der får betalinger til at gå i stå. Automatisering af arbejdsgange for dokumenter tager sig af routing, så den rette person altid ser den rette fil på det rette tidspunkt.
3. Fra formular på hjemmesiden til opfølgning i salg
En besøgende udfylder en formular til kontakt på din hjemmeside. Inden for sekunder modtager de en bekræftelse på e-mail. Din kontakt i salg får en notifikation med oplysninger om leadet. En opgave til opfølgning oprettes med en frist til den næste hverdag.
Det er et af de enkleste eksempler på automatiserede arbejdsgange og et af dem med størst effekt. Hastighed betyder noget i salg, og et øjeblikkeligt svar slår et svar, der kommer to dage senere, fordi nogen glemte at tjekke indbakken.
4. Anmodning om fri fra en medarbejder
En medarbejder indsender en anmodning om fri gennem en intern formular. Systemet tjekker deres resterende saldo, router anmodningen til deres leder og opdaterer kalenderen for teamet, hvis den godkendes. HR modtager en registrering til lønnen uden at nogen videresender e-mails.
5. Routing af henvendelser til support fra kunder
En anmodning til support ankommer og bliver kategoriseret ud fra det emne, der er valgt i formularen. Spørgsmål om fakturering går til økonomi. Tekniske problemer går til din leder af support. Hastende anmodninger udløser en øjeblikkelig alarm til den, der har vagt. Kunder når den rette person hurtigere uden manuel videresendelse.
Sådan vælger du det rette eksempel til din virksomhed
Se på, hvor dit team mister mest tid på koordinering, der gentages. Hvis nye klienter falder gennem sprækkerne, så start med onboarding. Hvis betalinger går i stå, så start med godkendelse af fakturaer. Hvis leads bliver kolde, så start med opfølgning på formularer. Hvert eksempel begyndte som en manuel arbejdsgang, kortlagt trin for trin, før der blev tilføjet nogen automatisering.
Disse eksempler dækker de centrale idéer bag automatisering af arbejdsgange. Det næste modul udforsker de værktøjer, der hjælper dig med at bygge og styre de flows i stor skala. Hvis du vil have mere sammenhæng om at sætte arbejdsgange op, før du automatiserer dem, så læs vores blogindlæg om vigtigheden af at sætte arbejdsgange op.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilket eksempel på automatisering af arbejdsgange er lettest at starte med?
Opfølgning på en formular på hjemmesiden er som regel det enkleste udgangspunkt. Du har allerede udløseren (en indsendt formular), og handlingerne (send en bekræftelse, giv dit team besked) er ligetil. De fleste virksomheder ser resultater inden for den første uge.
Kan jeg kombinere flere eksempler på automatisering af arbejdsgange i ét flow?
Ja, og det er sådan, automatisering af processer i virksomheder udvikler sig naturligt. Et flow til onboarding af nye klienter kan omfatte en udløser med en indsendt formular, et trin til godkendelse af et dokument og en planlagt påmindelse som opfølgning. Start med ét eksempel, og forbind andre, efterhånden som dine behov vokser.
Har jeg brug for en udvikler til at bygge disse automatiserede arbejdsgange?
De fleste almindelige eksempler kan sættes op uden kode. Visuelle værktøjer til at bygge arbejdsgange og indbyggede funktioner til automatisering håndterer flertallet af små virksomheders behov. Med WEMASY kan du lave de formularer på hjemmesiden, der udløser disse flows, med hjemmesidebyggeren og forbinde dem med automatiske trin til opfølgning.
Hvordan måler jeg, om en automatiseret arbejdsgang virker?
Følg de målinger, der betyder noget for hvert flow. For onboarding skal du måle tid fra underskrift af kontrakt til opstart. For godkendelse af fakturaer skal du måle gennemsnitligt antal dage til betaling. Sammenlign de tal før og efter automatisering for at se den reelle effekt.
Hvad hvis min proces i virksomheden ikke matcher nogen af disse eksempler?
Disse fem mønstre dækker de mest almindelige former, men din proces kan kombinere elementer fra flere. Kortlæg dine trin på papir først, identificér udløseren og resultatet, og led efter det eksempel, der ligger tættest på dit flow. De fleste egne automatiseringer er variationer af et af disse mønstre.
Kan automatiserede arbejdsgange håndtere forskellige veje efter type kunde?
Betinget forgrening lader én arbejdsgang dele sig i forskellige veje. En grossist kan udløse en anden sekvens for onboarding end en forbruger. Disse flows med forgrening er en type betinget arbejdsgang, og de virker godt, når dine regler er klare.