Adgangskoder til fælles indbakker, der sidder på en post-it på skærmen. DNS-poster, der blev kopieret én gang og aldrig tjekket igen. Et værktøj til markedsføring, der sender fra dit domæne uden en opdatering af SPF. Hver genvej føles fin, indtil noget går i stykker.
Sikkerhedsfejl i e-mail, som virksomheder begår, falder som regel i tre grupper: svag adgangskontrol, ufuldstændig godkendelse og menneskelige vaner, der omgår begge dele. Rettelserne er enkle, når du ved, hvad du skal kigge efter. Du har gennemgået grundlaget i dette modul, fra hvad er e-mailsikkerhed for virksomheder til levering. Dette afsluttende kapitel knytter almindelige fejl til konkrete rettelser.
Hvilke sikkerhedsfejl i e-mail begår virksomheder?
De mest skadelige fejl kan forebygges. De bliver ved, fordi e-mail ser ud til at virke, selv når indstillingerne er forkerte, indtil en kunde melder svindel, eller mail holder op med at ankomme. Gennemgå listen nedenfor mod din nuværende opsætning.
Fejl med adgang og konti
1. Fælles postkasser og svage adgangskoder
Teams, der deler ét login, kan ikke se, hvem der sendte hvad, eller lukke adgangen, når nogen stopper. Enkle adgangskoder, der spredes blandt medarbejdere, øger risikoen for brud. Giv hver person sin egen postkasse, og kræv stærke, unikke adgangsoplysninger.
2. Ingen plan for gendannelse
Virksomheder springer reservekontakter og koder til gendannelse over og låser sig så ude under en strid om et domæne eller et skift af personale. Gem muligheder for gendannelse sikkert med den samme omhu, som du bruger til adgang til banken.
Fejl i den tekniske opsætning
1. At springe poster til godkendelse over
Nogle virksomheder sætter MX-poster op og stopper der. Uden SPF, DKIM og DMARC er spoofing og placering i spam fortsat sandsynlig. Hele sættet af poster hører med i enhver professionel opsætning, som dækkes i DNS-poster til mail på eget domæne.
2. Glemte værktøjer til afsendelse
Hver app, der sender som dit domæne, skal stå i SPF og bestå DKIM. Hvis du tilføjer et nyhedsbrev eller et værktøj til formularer uden at opdatere DNS, skaber det fejl, der ligner angreb. Gennemgå værktøjerne hvert kvartal.
Menneskelige fejl og fejl i processen
1. Ingen opmærksomhed på phishing
Teknologi blokerer meget, men ét klik på et link kan kompromittere en konto. Træn medarbejdere med sådan spotter du en phishing-mail. Gentag træningen, når du får nye kolleger.
2. At ignorere advarsler om levering
Stigende bounces og klager over spam er tidlige alarmer. Virksomheder, der ignorerer dem, til kunderne klager, får sværere ved at komme sig. Se fald i placeringen som sikkerhedssignaler og ikke som irritation i markedsføringen. Se vejene til rettelse i sådan forbedrer du leveringen af e-mail for din virksomhed.
3. Uensartet fremtoning af virksomheden
Blandede afsendernavne, forældede signaturer og private adresser på offentlige sider forvirrer kunder og gør det sværere at spotte forfalskninger. Ensartethed på tværs af moduler, herunder ensartet e-mail på tværs af dit brand, understøtter sikkerhed lige så meget som markedsføring.
Gennemgå listen én gang hvert kvartal. Små rettelser nu forebygger dyr genopretning senere. Du har gennemført modulet om sikkerhed og levering. Vend tilbage til tidligere moduler, når dit team eller din mængde af afsendelser vokser.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er den mest almindelige sikkerhedsfejl i e-mail hos små virksomheder?
At bruge en gratis privat adresse til forretningsmail uden godkendelse på et eget domæne hører til de mest almindelige. Det begrænser kontrollen og viser lav tillid. WEMASY hjælper dig med at sætte dit domæne og din DNS op i ét forløb via hjemmesidebyggeren, klar til mail med dit brand fra din e-mailudbyder.
Er det en alvorlig risiko at bruge de samme adgangskoder til mail og andre værktøjer?
Angreb med lækkede adgangskoder tester dem på mange tjenester. En genbrugt adgangskode til forretningsmail kan hurtigt afsløre kundedata. Brug unikke adgangskoder, og slå et ekstra trin ved login til, hvor det er muligt.
Skal jeg bekymre mig om tidligere medarbejdere, der havde adgang til mail?
Deaktivér postkasser, og skift fælles adgangskoder samme dag, som nogen stopper. Tidligere medarbejdere med aktive logins er stadig en almindelig kilde til lækager og uautoriseret afsendelse.
Hvordan hænger sikkerhedsfejl sammen med mail, der havner i spam?
Manglende godkendelse og mange klager skader begge tilliden til domænet. Når du retter indstillinger for sikkerhed, forbedrer det ofte placeringen på samme tid. Læs hvorfor forretningsmail ender i spam for at se overlappet.
Er fejl i e-mailsignaturer et problem for sikkerheden?
Brudte links, forældede telefonnumre og uofficielle profiler på sociale medier sender kunder det forkerte sted hen. Gennemgå reglerne for signaturer i fejl i e-mailsignaturer, du bør undgå sammen med dit eftersyn af sikkerheden.
Hvor bør en virksomhed skrive sine regler for e-mailsikkerhed ned?
Hav en kort intern vejledning om adgangskoder, anmeldelse af phishing og hvem der styrer DNS. Nye kolleger bør læse den, før de får adgang til en postkasse. Kombinér den med sådan vælger du en e-mailudbyder til din virksomhed, så politikken passer til dine værktøjer.