Én besked kommer med seks ikoner til sociale medier, et motiverende citat og et forbehold, der er længere end selve mailen. Den næste kommer uden telefonnummer og med et pixeleret logo fra 2019. Begge kom fra den samme virksomhed.
Fejl i e-mailsignaturer er små fejl, der lægger sig sammen til et sjusket indtryk af virksomheden. De spænder fra rodet design til brudte links og forældede titler. Det koster lidt tid at rette dem, men det beskytter den tillid, du opbygger gennem professionel kommunikation.
Hvorfor fejl i signaturer skader troværdigheden
Modtagere skimmer din signatur, når de skal ringe, besøge din hjemmeside eller verificere, hvem du er. Et brudt link eller et forkert telefonnummer stopper den handling helt. Et stort banner får din besked til at føles som spam.
Fejl i signaturer afspejler de bredere problemer med e-mail, som dækkes i e-mailfejl, der skader troværdigheden. Hvis sidefoden ser skødesløs ud, undrer læserne sig over, hvad din virksomhed ellers overser.
Almindelige fejl i e-mailsignaturer, du bør undgå
De fleste problemer falder i nogle få kategorier. Sammenlign din nuværende signatur med denne liste.
1. For meget indhold
Hvis du stabler citater, bannere, fem ikoner til sociale medier og juridisk tekst, skubber du dit svar ud af skærmen. Hold blokken fokuseret på kontaktoplysninger. Flyt tilbud til selve beskeden.
2. Forældede oplysninger
Gamle logoer, tidligere jobtitler og afbrudte telefonnumre signalerer forsømmelse. Gennemgå signaturer efter hvert nyt brand og hver ændring af rolle. Det samme eftersyn gælder for flere e-mailadresser på ét domæne, når folk skifter rolle.
3. Brudte eller manglende links
Links, der giver fejl 404, eller billeder på udløbne webadresser får din signatur til at ligne noget, man ikke kan stole på. Test hvert link hver måned. Placér logofiler på dit eget domæne.
4. Uensartede signaturer i teamet
Når hver medarbejder designer sin egen blok, ser kunder fem versioner af dit brand. Brug en fælles skabelon til e-mailsignatur, og styr opdateringer centralt.
5. Uoverensstemmelse med afsenderadressen
En signatur, der angiver én virksomhed, mens afsenderadressen viser et andet domæne, forvirrer modtagerne. Domænet i din signatur, linket til din hjemmeside og din afsenderadresse bør alle passe sammen.
Sådan gennemgår og retter du problemer med signaturen
Send en testbesked til dig selv, og åbn den på mobilen. Klik på hvert link. Sammenlign logoet med din nuværende hjemmeside. Spørg en kollega, om noget ser forkert ud.
Ret først hovedskabelonen, og giv derefter teamet besked. Kombinér oprydningen med vejledningen fra god praksis for design af e-mailsignaturer, så problemerne ikke vender tilbage.
Når du undgår de fejl, bliver din signatur ved med at være et stille aktiv for brandet i stedet for en daglig belastning.
Ofte stillede spørgsmål
Er et langt juridisk forbehold en fejl i en signatur?
Unødvendige forbehold fylder sidefoden op og irriterer læsere på mobilen. Tag kun juridisk tekst med, når det er påkrævet i din branche. Når det er påkrævet, så sæt den under kontaktblokken i mindre tekst.
Er inspirerende citater dårlige i e-mailsignaturer?
Citater tilføjer længde uden at hjælpe læseren med at svare. De støder også sammen med en professionel tone ved alvorlige emner. Gem personlige citater til profiler på sociale medier og ikke til forretningsmail.
Er det en fejl at bruge et privat telefonnummer i en signatur?
At skrive en privat mobil, når din virksomhed har en forretningslinje, udvisker grænser og skaber forvirring, efter nogen har forladt virksomheden. Brug virksomhedens numre i fælles skabeloner. WEMASY hjælper dig med at vise ensartede kontaktoplysninger på din hjemmeside bygget med hjemmesidebyggeren og i mail.
Hvor ofte bør virksomheder gennemgå e-mailsignaturer?
Gennemgå signaturer mindst én gang hvert kvartal og efter ethvert nyt brand eller skift af domæne. Tag stikprøver af sendt mail fra forskellige afdelinger for at fange afvigelser tidligt. Kapitlet om styring af e-mailsignaturer i teamet beskriver en fuld proces for eftersyn.
Kan for mange ikoner til sociale medier skade min signatur?
En række ubrugte ikoner til sociale medier fylder blokken op og inviterer til klik på inaktive profiler. Link kun til profiler, du opdaterer jævnligt. Kapitlet om links til sociale medier i e-mailsignatur dækker udvalgte links.
Hvad er den hurtigste rettelse af en forældet e-mailsignatur?
Opdater hovedskabelonen, skift dit logo og dine links ud, og send en testbesked til dig selv på mobilen. Giv derefter teamet besked om at opfriske deres indstillinger fra den nye hovedkopi.