Hvorfor falder så mange forretningsmails fra hinanden i de sidste tre linjer? Teksten giver god mening. Hilsenen var fin. Så ebber beskeden ud med "Sig til, hvad du synes" og slet ingen afslutning. Læseren efterlades med at gætte på, hvad du egentlig har brug for, og hvornår.
At afslutte en forretningsmail betyder at slutte teksten med en klar opfordring til handling, vælge en passende afslutning og tilføje din signatur. Afslutningen er din sidste chance for at lede læseren mod et svar. En stærk afslutning kan være forskellen på et svar i dag og stilhed i en uge. Her er, hvordan du afslutter en forretningsmail på den rette måde.
Hvad hører hjemme i slutningen af en forretningsmail?
Slutningen af en forretningsmail har tre dele. Den afsluttende linje siger, hvad du har brug for, eller hvad der sker bagefter. Afslutningen er et kort ord eller en kort vending før dit navn. Signaturen har dit navn, din rolle og dine kontaktoplysninger. Hver del tjener et formål, og at springe nogen af dem over svækker beskeden.
Tænk på den afsluttende linje som brugsanvisningen til din læser. "Bekræft venligst, hvornår du har tid, senest torsdag" kan handles på. "Sig til, hvad du tænker" er vagt. Konkrete afslutninger giver hurtigere svar.
Sådan skriver du en effektiv afsluttende linje
Din afsluttende linje bør passe til formålet med mailen. Har du stillet et spørgsmål i teksten, så gentag det eller tilføj en frist. Har du delt information, så fortæl læseren, om du har brug for en bekræftelse, eller om ingen handling er nødvendig.
1. Når du beder om et svar
Vær direkte om, hvad du har brug for, og hvornår. "Kan du sende den reviderede kontrakt senest fredag ved dagens slutning?" giver læseren en klar opgave og tidsplan. Undgå åbne afslutninger, når du har en bestemt frist.
2. Når du kun deler information
Når der ikke skal svares, så sig det. "Der er ingen handling nødvendig fra din side. Jeg ville bare holde dig orienteret." Det sparer læseren for at undre sig over, om vedkommende skal svare.
3. Når du aftaler tid eller følger op
Tilbyd et konkret næste skridt. "Jeg har tid tirsdag eller onsdag eftermiddag til et opkald. Hvilken dag passer dig bedst?" er lettere at svare på end "Vi bør snakke snart." Kombinér det med vejledningen fra sådan skriver du en professionel e-mail for hele forløbet i beskeden.
Sådan vælger du den rette afslutning
Efter den afsluttende linje tilføjer du en afslutning på sin egen linje og så dit navn. Almindelige muligheder er Med venlig hilsen, Venlig hilsen, Tak og Mange hilsner. Lad afslutningen passe til tonen i beskeden. Et formelt tilbud slutter med Med venlig hilsen. En hurtig intern opdatering kan slutte med Tak.
Efter afslutningen kommer din signatur. Medtag dit fulde navn, din titel, firmanavn, telefonnummer og hjemmeside. En mærket adresse på dit domæne, sat op gennem sådan får du e-mail på eget domæne, hører også med i den blok.
For et dybere blik på muligheder for afslutninger, fortsæt til afslutninger på e-mail til enhver situation og sådan afslutter du en e-mail professionelt.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg altid have en opfordring til handling i slutningen af en forretningsmail?
De fleste forretningsmails har gavn af en klar opfordring til handling, selv en enkel. Fortæl læseren, om du har brug for et svar, en beslutning eller slet ingen handling. WEMASY hjælper dig med at holde en professionel tilstedeværelse for brandet gennem hjemmesidebyggeren, og dine mails bør afspejle den samme klarhed.
Er Tak en passende afslutning til kontakter udefra?
Tak virker godt, når du beder nogen om at gøre noget, eller når de allerede har hjulpet dig. Ved første formelle kontakt er Med venlig hilsen et sikrere valg.
Hvor mange linjer bør min e-mailsignatur have?
Hold din signatur til fire eller seks linjer. Medtag navn, titel, firma, telefon og hjemmeside. Lange signaturer med citater eller store billeder tager opmærksomheden fra beskeden.
Skal jeg gentage mit ønske i den afsluttende linje?
At gentage dit vigtigste ønske i den afsluttende linje hjælper travle læsere, der skimmer. Én sætning er nok. Teknikken passer godt til kortfattet skrivning fra sådan skriver du en klar og kortfattet e-mail.
Er det uprofessionelt at slutte en e-mail uden afslutning?
At slutte uden afslutning føles brysk i de fleste forretningssammenhænge. Et enkelt ord som Tak eller Hilsen tager et sekund og signalerer, at beskeden er færdig.
Skal min e-mailsignatur passe til hjemmesidens branding?
Din signatur bør bruge det samme firmanavn, logo og de samme kontaktoplysninger som din hjemmeside. Ensartethed på tværs af kanaler skaber tillid, som beskrevet i ensartet e-mail i hele dit brand.