En gennemsnitlig erhvervsmail bliver læst på 15 sekunder på en telefon mellem to møder. Din indledning på tre afsnit, to sidespor og en begravet anmodning overlever ikke det vindue. Modtageren svarer "Kan du opsummere, hvad du har brug for?", og nu bruger I begge mere tid, end den oprindelige mail krævede.
En klar og kortfattet e-mail er en erhvervsbesked, der fortæller sit formål tidligt, bruger enkelt sprog og kun har de detaljer med, som modtageren skal bruge for at svare. Kortfattet betyder ikke kold eller ufuldstændig. Det betyder, at hver sætning har fortjent sin plads. Sådan skriver du mails, der respekterer modtagerens tid og stadig giver resultater.
Hvad betyder klar og kortfattet i en e-mail?
Klar betyder, at modtageren forstår, hvad du beder om, uden at læse det igen. Kortfattet betyder, at du siger det med så få ord, som stadig giver mening. Sammen giver de mails, der får hurtigere svar og færre opfølgende spørgsmål.
Klarhed starter med ét formål pr. mail. Hvis du har to urelaterede anmodninger, så send to mails. Hvis du blander emner i én mail, forsinker du begge svar, og mailen bliver sværere at skimme.
Sådan skriver du en klar og kortfattet e-mail
Byg din mail op om modtagerens behov, ikke om din egen tankegang. Modtageren har ikke brug for hvert trin, du tog for at nå frem til en konklusion. Modtageren har brug for konklusionen og den handling, du vil have.
1. Start med hovedpointen
Sæt formålet i den første sætning efter hilsenen. "Jeg skal have din godkendelse af den vedhæftede kontrakt senest torsdag" er klart. Tre sætninger baggrund før anmodningen er det ikke. Tilføj kontekst efter hovedpointen, ikke før den.
2. Brug korte afsnit og enkle ord
Hold afsnit på to til fire sætninger. Erstat fagsprog med hverdagssprog. Skriv "start" i stedet for "iværksætte" og "bruge" i stedet for "anvende". Korte sætninger er i gennemsnit 12 til 16 ord. Hvis en sætning bliver længere end 25 ord, så del den.
3. Skær fyld og gentagelser væk
Slet vendinger, der ikke tilføjer information. "Jeg ville bare lige kontakte dig for at sige, at" kan blive til "Jeg har et spørgsmål om". Fjern gentagne pointer. Hvis du har skrevet en frist i emnelinjen, behøver du ikke tre påmindelser i teksten.
4. Brug lister til flere punkter
Når du har tre eller flere punkter, så brug en nummereret liste eller punktliste. Lister er nemmere at skimme end lange afsnit. De gør det også nemt for modtageren at svare punkt for punkt.
Redigeringsteknikker, der gør dine mails kortere
Skriv udkastet, og læs det så igennem med ét spørgsmål i hovedet. Hvad kan jeg fjerne uden at miste mening? Skær mindst 20 procent væk fra dit første udkast. De fleste første udkast indeholder fyld, som modtageren ikke har brug for.
Læs mailen på din telefon, før du sender den. Hvis du skal scrolle mere end to gange for at nå opfordringen, er den for lang. Kombiner kortfattet skrivning med en skarp emnelinje fra professionelle emnelinjer, så modtageren ved, hvad der venter, før mailen åbnes.
Kortfattede mails har stadig brug for ordentlig struktur. Behold hilsen, afslutningslinje, afslutning og signatur. Kapitlet om sådan skriver du en professionel e-mail dækker hele rammen. Gode vaner fra bedste praksis for erhvervsmail for brands styrker de samme principper i hele dit team.
Dette kapitel afslutter modulet om skrivning. Nu har du vejledning i struktur, indledninger, afslutninger og emnelinjer. Saml det hele med en adresse på dit eget domæne fra sådan opretter du e-mailadresser på dit domæne og etiketten fra de tidligere moduler.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor kort bør en erhvervsmail være?
De fleste erhvervsmails bør kunne være i 100 til 200 ord. Komplekse emner kan kræve mere, men hver ekstra sætning skal have fortjent sin plads. WEMASY hjælper dig med at udtrykke et klart brand online gennem hjemmesidebyggeren, og dine mails bør være lige så direkte.
Lyder mine mails uhøflige, hvis jeg er kortfattet?
Kortfattet og uhøflig er ikke det samme. Du kan være kort og høflig ved at beholde hilsenen, bruge tak og venligst, hvor det føles naturligt, og slutte med en respektfuld afslutning.
Skal jeg skrive alle detaljer i én mail eller dele dem op?
Tag de detaljer med, som modtageren skal bruge for at handle, men spring baggrund over, som vedkommende allerede kender. Hvis din mail dækker to adskilte beslutninger, så del den i to beskeder, så hver af dem holder fokus.
Hvilke ord skal jeg skære væk først, når jeg redigerer en mail?
Skær fyldvendinger som ville bare lige, som jeg nævnte og som du ved. Fjern biord, der ikke ændrer meningen. Erstat lange vendinger med kortere alternativer.
Er punktlister professionelle i erhvervsmail?
Punktlister er professionelle og gør kompleks information nemmere at skimme. Brug dem til lister med tre eller flere punkter, handlingstrin eller valgmuligheder, som modtageren skal vælge imellem.
Hvordan træner jeg mit team i at skrive klarere mails?
Del før-og-efter-eksempler i jeres interne stilguide. Henvis teamet til eksempler på professionelle e-mails, og sæt en standard om, at hver mail fortæller sit formål i første afsnit.