Tolv personer. Én fælles adgangskode, der ligger tapet inde i en skuffe. Tre tidligere medarbejdere, som stadig står på listen over kopi i autosvaret. Det er ikke en model for rettigheder. Det er en ulykke, der venter på en langsom tirsdag.
Roller og rettigheder i e-mail er de regler, der siger, hvilke konti hver person kan åbne, om vedkommende kan sende som en fælles adresse, og hvem der må tilføje eller fjerne brugere. Gode rettigheder erstatter fælles adgangskoder med individuelle logins knyttet til jobfunktion. Sådan strukturerer teams den adgang.
Hvordan virker roller og rettigheder i forretningsmail?
Hvert teammedlem får et individuelt login. Rettigheder knyttes til det login, ikke til en fælles adgangskode. Et sæt rettigheder omfatter typisk adgang til at læse, adgang til at sende, ret til at sende som et alias og administratorrettigheder til at styre konti.
Adgang efter roller knytter jobfunktion til rettigheder i postkassen. Medarbejdere i support læser og svarer fra support@. Medarbejdere i salg sender fra deres egen adresse navn@ og tager kontakter fra en fælles kø. Kun administratorer opretter eller sletter konti. Den model udvider det grundlæggende om sikkerhed fra hvad er e-mailsikkerhed for virksomheder.
Almindelige niveauer af rettigheder for teams
1. Ejer af en individuel postkasse
Fuld adgang til én navngiven indbakke. Kan sende, modtage og styre private mapper. Kan ikke ændre DNS eller indstillinger for betaling i hele organisationen.
2. Medlem af en fælles indbakke
Kan læse og svare i en fælles kø. Må tilføje interne noter og ændre status for tildeling. Kan ikke slette den fælles adresse eller give adgang til udenforstående.
3. Ret til at sende som alias
Lader en bruger skrive mail, der ser ud til at komme fra billing@ eller hello@, uden at eje hele køen. Nyttigt for specialister, der besvarer nicheemner under en rolleadresse fra vælg præfiks til dit brands e-mailadresse.
4. Administrator
Opretter konti, nulstiller adgangskoder og gennemgår logs over adgang. Begræns antallet af administratorer til betroede personer. Kombinér rollen som administrator med trinene ved afslutning fra næste kapitel om introducér teammedlemmer til forretningsmail.
Gennemgå rettigheder, når roller ændrer sig
Rettigheder bør ændres samme dag, som en rolle ændres. Forfremmelser, flytninger mellem afdelinger og afgange udløser alle en gennemgang. Fjern ret til at sende som alias, adgang til fælles indbakke og regler for videresendelse, når nogen går.
Gennemgange hvert kvartal fanger drift: tidligere freelancere med adgang, praktikanter med administratorrettigheder og fælles adgangskoder, der er sneget sig ind igen i hast. Skriv, hvor ofte du gennemgår, ind i din politik for teamet, som beskrevet i teamets e-mailpolitikker.
Ofte stillede spørgsmål
Bør teams nogensinde dele ét login til en postkasse?
Fælles logins fjerner ansvar og gør afslutning rodet. Giv hver person en individuel konto med rettigheder, der passer til rollen. WEMASY holder dine offentlige kontaktveje beskrevet på hjemmesiden via hjemmesidebyggeren, mens adgangen bag kulisserne er pr. bruger.
Hvad er forskellen på adgang til at læse og ret til at sende som alias?
Adgang til at læse lader nogen se tråde i en fælles kø. Ret til at sende som alias lader dem skrive udgående mail fra en rolleadresse. En specialist i fakturering har måske brug for at sende som billing@ uden fuld administratorkontrol.
Hvordan hænger rettigheder sammen med poster til sikkerhed i e-mail?
DNS-poster til godkendelse beskytter dit domænes omdømme, uanset hvem der sender. Rettigheder styrer, hvilke personer der må sende på dine vegne. Begge lag betyder noget. Se SPF-, DKIM- og DMARC-poster for den tekniske side.
Kan ledere læse medarbejdernes indbakker?
Politikken bør fastlægge, om ledere må tilgå individuelle postkasser for at have overblik, eller kun fælles køer. Klare skriftlige regler forhindrer overraskelser og beskytter tilliden. Formel vejledning hører hjemme i teamets e-mailpolitikker.
Hvilke rettigheder har freelancere typisk brug for?
Freelancere har som regel kun brug for snæver ret til at sende som alias eller adgang til en fælles indbakke i kontraktens løbetid. Sæt en slutdato for adgangen den dag, kontrakten starter. Trinene ved afslutning svarer til introducér teammedlemmer til forretningsmail i omvendt rækkefølge.
Hvor ofte bør teams gennemgå rettigheder i e-mail?
Gennemgange hvert kvartal virker for de fleste voksende teams. Gennemgå med det samme efter enhver afgang eller sikkerhedshændelse. Træning fra sådan spotter du en phishing-mail mindsker risikable klik, som rettigheder alene ikke kan stoppe.