Dit hotel havde en belægning på 72 procent sidste måned. Din nabo nåede 89 procent med det samme antal værelser. I tog nogenlunde de samme priser, men deres rengøringsplan var strammere, og deres reception vidste præcis, hvornår der kom bølger af gæster til indtjekning.
Den procent er belægningsgraden, et af de mest brugbare tal i kapacitetsplanlægning. Belægningsgraden er andelen af tilgængelige enheder, der kan bookes, og som er fyldt i en given periode. Hoteller følger værelsesnætter. Restauranter følger siddepladser pr. time. Klinikker følger tider til aftaler. Formlen ændrer sig en smule. Indsigten er den samme. Her kan du se, hvordan belægningsgraden virker, og hvad du kan bruge den til.
Hvad er belægningsgrad?
Belægningsgraden er forholdet mellem brugt kapacitet og den samlede ledige kapacitet, angivet i procent. For et hotel med 100 værelser giver 75 optagede værelser en given nat en belægningsgrad på 75 procent.
For virksomheder med aftaler bytter du værelser ud med tider. Hvis du har 40 timer pr. dag, der kan bookes, på tværs af alle medarbejdere, og 32 timer er booket, er din belægningsgrad 80 procent den dag.
Belægningsgraden måler udnyttelse og ikke omsætning. En fuldt booket dag med rabatpriser viser høj belægning, men kan alligevel give dårligt økonomisk resultat. Brug den sammen med den gennemsnitlige værdi af en booking for at få det fulde billede.
Derfor er belægningsgraden vigtig
Belægningsgraden fortæller, om du har et problem med efterspørgslen eller med kapaciteten. Lav belægning med ledige bookingtider betyder, at du har brug for mere markedsføring eller bedre tider. Høj belægning med lange ventelister betyder, at du har brug for flere medarbejdere, lokaler eller længere åbningstid.
Tallet styrer også bemandingen. Rengøring, reception og køkken følger kurven for belægningen. Når du kender næste uges forventede grad, kan du planlægge det rette antal medarbejdere uden at gætte.
Belægningsgraden hænger sammen med reservationsstyring fordi nøjagtige bookinger er tælleren. Dårlige data giver misvisende tal og dårlige beslutninger om bemanding.
Sådan regner du belægningsgraden ud
1. Bestem din enhed for kapacitet
Vælg, hvad du tæller: værelsesnætter, siddepladser, tider til aftaler eller pladser på hold. Brug den samme enhed hele vejen, så du ikke blander regnestykker.
2. Mål den ledige kapacitet
Gang enhederne med perioden. Et hotel med 50 værelser i 30 nætter har 1.500 ledige værelsesnætter pr. måned. Træk værelser fra, som er ude af drift til vedligeholdelse.
3. Tæl de optagede eller bookede enheder
Læg de bekræftede bookinger sammen, som brugte kapacitet. På hoteller tæller du værelser med gæster. For ydelser tæller du de tider, der er fyldt.
4. Divider og omregn til procent
Divider det optagede med det ledige, og gang med 100. Følg tallet pr. dag, uge og måned, så du kan se mønstre over forskellige tidsrum.
Brug belægningsgraden til beslutninger
Sæt målbånd for din type virksomhed. Et lille hotel kan sigte efter 75 til 85 procent i weekenderne. En klinik vil måske have 70 procent for at have luft til akutte aftaler og kunder uden aftale.
Når belægningen stiger over dit loft, skal du stramme reglerne for booking eller øge kapaciteten. Når den falder under dit gulv, kan du lave tilbud eller justere åbningstiderne. Brug tallene sammen med booking af mødelokaler eller overblik over lokaler, når den fysiske plads er din begrænsende ressource.
De næste kapitler handler om software og skabeloner til vagtplanlægning, som gør udviklingen i belægningen til ugentlige vagtplaner.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er en god belægningsgrad for et lille hotel?
Målene varierer efter marked og sæson. Mange uafhængige hoteller sigter efter 65 til 80 procent over året med højere toppe i weekenderne. Sammenlign din grad med dit eget tidligere niveau og ikke med et landsgennemsnit.
Skal udeblivelser tælle med i belægningsgraden?
Tæl kun de tider, der faktisk brugte kapacitet. En booket, men tom tid puster din planlagte grad op og vildleder bemandingen. Følg udeblivelser for sig, og justér prognoserne ud fra tidligere mønstre.
Hvordan adskiller belægningsgraden sig fra udnyttelsesgraden?
Begreberne overlapper i hverdagen. Udnyttelse omfatter nogle gange mål baseret på tid, som timer, et lokale var booket, i forhold til timer, det var ledigt. Belægningsgraden tæller oftere enheder som værelsesnætter eller tider til aftaler.
Kan jeg kun følge belægningsgraden for online bookinger?
Del op efter kanal for at se, om din hjemmeside fylder kapaciteten anderledes end telefon eller kunder uden aftale. WEMASY har en hjemmesidebygger med booking og analyse, så udviklingen i belægningen fra nettet vises sammen med dit samlede billede af reservationsstyring .
Hvor ofte skal jeg gennemgå belægningsgraden?
Daglige gennemgange hjælper driften med at justere næste dags bemanding. Ugentlige og månedlige gennemgange styrer priser, ansættelser og markedsføring. Et pludseligt fald på en dag fortjener en undersøgelse med det samme.
Betyder høj belægningsgrad altid, at virksomheden har det godt?
Ikke hvis priserne er for lave, eller omkostningerne er høje. Belægningsgraden måler fyldning og ikke overskud. Brug den sammen med omsætning pr. ledig enhed og lønomkostning pr. booking for at tage afbalancerede beslutninger.