Din reception har travlt med tre opkald på én gang. Den ene vil have en tid tirsdag. Den næste spørger, om Dr. Lee stadig har torsdag ledig. Den tredje vil flytte en tid, som blev booket online i går aften. Papirkalenderen på væggen kan ikke følge med.
Så kommer software til tidsbestilling ind i billedet. Det er et system, der gemmer, hvornår behandlere er ledige, tager imod bookinger fra personale og kunder og sender bekræftelser uden manuel kopiering. En online tidsbestilling blokerer også dobbeltbookinger og bruger regler som pauser mellem aftaler og længden på ydelser. Her er, hvad værktøjerne rent faktisk gør, og hvordan de bruges uden for sundhedssektoren.
Hvad er software til tidsbestilling?
Software til tidsbestilling er en fælles kalender med bookinglogik indbygget. Den ved, hvem der arbejder hvornår, hvilke ydelser de tilbyder, og hvor lang tid hvert besøg tager. Når en kunde ønsker en tid, tjekker systemet reglerne, før det bekræfter.
Værktøjerne kan mere end en delt kalender. De kan håndtere formularer, betaling, påmindelser og rapporter. Personalet ser én kalender, uanset om bookingen kom fra hjemmesiden, telefonen eller skranken.
Software til tidsbestilling i sundhedssektoren har også kliniske arbejdsgange. Besøgstyper, spørgsmål om forsikring og kontrol med privatlivet fylder mere her end i en frisørsalon eller hos en privatlærer. Selve motoren er den samme. Felterne i formularen og de lovkrav, der skal følges, er forskellige.
Hvad værktøjerne klarer hver dag
Styring af ledige tider holder online og personlige kanaler i takt. Hvis en behandler blokerer fredag eftermiddag til kursus, forsvinder tiden med det samme fra den offentlige booking.
En ydelseskatalog fastsætter varighed, pris og forberedelse. En farvebehandling på femogfyrre minutter og en klipning på femten minutter skal have forskellig plads i den samme kalender.
Automatiske beskeder bekræfter bookinger og minder kunderne om aftalen, inden dagen kommer. Manuelle påmindelsesopkald æder timer, som personalet kunne bruge på kunderne.
Rapporter viser travle tidspunkter, udeblivelser og hvor meget hver behandler er booket. Tallene hjælper dig med at planlægge bemanding og markedsføring uden gætværk.
Sådan adskiller software til tidsbestilling sig fra en almindelig kalender
En almindelig kalender gemmer begivenheder. Software til tidsbestilling håndhæver dine regler. Den forhindrer, at to kunder får den samme behandler på samme minut. Den skjuler ydelser, som en behandler ikke må udføre.
Den anden forskel er selvbetjening. Kunderne vælger blandt rigtige ledige tider på din hjemmeside i stedet for at lege telefontag. Det hænger sammen med opsætningen, som vi gennemgår i sådan sætter du online tidsbestilling op.
Hvis du stadig er i tvivl om begreberne, så læs først hvad er tidsbestilling. Sammenlign derefter, hvordan et bredere reservationssystem reserverer kapacitet, mens tidsbestilling bruger tider hos en bestemt behandler.
Valget af software kommer senere i bogen. Indtil videre er det vigtigste at vide, at software til tidsbestilling samler spredte bookinger i én pålidelig kalender, som dit team og dine kunder kan stole på.
Ofte stillede spørgsmål
Har små virksomheder brug for særlig software til tidsbestilling?
Hvis du arbejder alene og kun har nogle få kunder om ugen, klarer du dig måske med en enkel kalender i starten. Flere kunder, flere medarbejdere eller online booking får som regel teams til at vælge et egentligt værktøj. Vendepunktet er gentagne fejl i kalenderen eller timer, der går til at koordinere.
Kan software til tidsbestilling bruges til andet end sundhed?
Konsulenter, saloner, undervisere og værksteder bruger de samme grundfunktioner. Software til sundhedssektoren lægger bare kliniske formularer og krav til privatlivet oven på. Regler for ydelser og behandlerkalendere virker på tværs af brancher.
Hvordan forbindes software til tidsbestilling med min hjemmeside?
De fleste værktøjer har bookingsider eller widgets, som du kan sætte ind på din hjemmeside. Med WEMASY kan du udgive de sider i hjemmesidebyggeren, så kunderne kan booke uden at forlade dit domæne.
Hvad er forskellen på online tidsbestilling og et reservationssystem?
Tidsbestilling handler om navngivne behandlere og faste varigheder. Reservationssystemer holder ofte anonym kapacitet, som borde eller lokaler. Læs reservationer eller aftaler for at finde den model, der passer til din virksomhed.
Skal software til tidsbestilling kunne tage imod betaling?
Depositum og forudbetaling får færre til at udeblive fra ydelser med stor efterspørgsel. Ikke alle virksomheder har brug for betaling ved booking. Mange starter med en gratis bekræftelse og tilføjer depositum, når de ser et mønster i udeblivelserne.
Hvad skal jeg læse næste gang i dette modul?
Fortsæt med sådan mindsker påmindelser udeblivelser og se, hvorfor beskeder er vigtige, når bookingen er på plads. Vil du have en bredere guide til køb, så læs vores blog om hvad du skal kigge efter i et bookingsystem.