En kontorplan med to hundrede skriveborde kan ikke køre på tillid, når halvdelen af virksomheden dukker op den samme onsdag. Hybridarbejde gjorde det regnestykke uundgåeligt.
Bookingsoftware til skriveborde er det værktøj, kontorer bruger til at styre den kompleksitet. Bookingsoftware til skriveborde er et program, der viser ledige arbejdspladser, tager imod reservationer pr. dag eller vagt, håndhæver regler for indtjekning og rapporterer brugen på tværs af etager og steder. Det gør booking af skriveborde fra en manuel optælling til et forløb, hvor medarbejderne selv booker på få sekunder. Her ser du, hvad du kan forvente af bookingsoftware til skriveborde, og hvordan den hænger sammen med bredere planlægning af arbejdspladsen.
Hvad er bookingsoftware til skriveborde?
Bookingsoftware til skriveborde er planlægningssoftware, der fokuserer på enkelte arbejdspladser. Brugerne åbner et kort eller en liste, vælger en dato og trykker på et ledigt skrivebord. Systemet markerer pladsen som optaget for alle andre i det reserverede tidsrum.
Administratorer sætter kontorplanen, skrivebordenes egenskaber og reglerne for booking op. Forbindelser til adgangskontrol eller håndtering af gæster kan knytte reservationer til adgangskort for ekstra sikkerhed.
Mange produkter samler booking af skriveborde og booking af lokaler i én app til arbejdspladsen. Medarbejdere reserverer et skrivebord om formiddagen og et mødelokale om eftermiddagen uden at skifte værktøj.
Funktioner, der betyder mest
1. Interaktive kontorplaner
Visuelle planer hjælper nye medarbejdere og gæster med hurtigt at finde deres reserverede plads. Farver viser ledige, bookede og indtjekkede skriveborde med et blik.
2. Booking fra mobilen
Medarbejdere reserverer fra toget eller lobbyen. Adgang fra mobilen er afgørende, når planerne ændrer sig på vej til arbejde.
3. Teams og favoritter
Gem foretrukne skriveborde, eller book tæt på kolleger på projektdage. Nogle værktøjer viser, hvor kolleger allerede har reserveret, så grupper samles uden manuel koordinering.
4. Automatisk frigivelse ved udeblivelse
Skriveborde kommer tilbage i puljen, når ingen melder sig. Alene den funktion kan give ti til femten procent af kapaciteten tilbage på kontorer med streng booking, men løst fremmøde.
5. Flere steder
Virksomheder med flere kontorer har brug for én konto til at booke skriveborde i enhver by. Samlede rapporter sammenligner brugen på tværs af steder til planlægning af ejendomme.
Hvornår dit kontor har brug for bookingsoftware til skriveborde
Regneark svigter, når mere end en håndfuld mennesker booker hver dag. Hvis medarbejdere klager over at komme uden at have en plads, eller hvis faciliteterne ikke kan forudsige dagens antal, skaber software hurtigt orden.
Operatører af kontorfællesskaber bruger bookingsoftware til skriveborde til at sælge dagskort og faste fleksible medlemskaber. Medlemmerne booker online. Personalet ser den samme kalender i receptionen.
Kombinér software til skriveborde med bookingsoftware til mødelokaler, når din løsning til arbejdspladsen skal dække alle fælles ressourcer. Løsninger med hot desking kan også bruge et særligt bookingsystem til hot desks, der er lavet til høj udskiftning og korte bookinger.
Ofte stillede spørgsmål
Kan bookingsoftware til skriveborde håndtere både faste og fleksible skriveborde?
De fleste produkter lader administratorer markere nogle skriveborde som faste, mens andre kan bookes. Blandede modeller er almindelige i virksomheder, der går fra faste pladser til hybridarbejde.
Hvor lang tid tager det at sætte en digital kontorplan op?
Enkle løsninger på én etage er ofte i gang på få dage, når du har et præcist antal pladser og navne på zoner. Større udrulninger i flere bygninger tager længere tid, fordi hver etage skal tjekkes, og medarbejderne skal læres op.
Virker bookingsoftware til skriveborde til dagskort i kontorfællesskaber?
Kontorfællesskaber sælger skriveborde, der kan bookes, som kerneprodukt. Softwaren håndterer priser for medlemmer og gæster, grænser for booking og indtjekning i receptionen. Hot desk-booking forklarer oplevelsen for medlemmet.
Kan medlemmer booke skriveborde gennem en offentlig hjemmeside?
Selvbetjent booking mindsker arbejdet i receptionen. WEMASY har en hjemmesidebygger, hvor kontorfællesskaber kan udgive ledige skriveborde og sider om medlemskab i ét samlet system.
Hvordan hjælper bookingsoftware til skriveborde, når kontoret skal være mindre?
Rapporter om brug viser den gennemsnitlige belægning pr. dag i forhold til det samlede antal skriveborde. Ledere bruger tallene til trygt at mindske lejemålet i stedet for at gætte på, hvor mange pladser de virkelig har brug for.
Bør booking af skriveborde hænge sammen med planlægning af lokaler og udstyr?
Samlede værktøjer til arbejdspladsen mindsker behovet for at skifte app. Software til planlægning af ressourcer dækker den samlede tilgang, når skriveborde er én ting i en større fælles oversigt.