Én booking af tolv værelser ændrer alt ved, hvordan du prissætter, bekræfter og tjekker et rejseselskab ind. Individuelle reservationer behandler hver gæst som en separat handel. Gruppebooking behandler selskabet som én samlet blok med fælles vilkår.
Gruppebooking er det at reservere kapacitet til flere personer, værelser eller pladser under én arrangørs konto eller aftale. Den findes i blokbookinger på hoteller, salg af borde til konferencer, rejsepakker, kursuspakker til virksomhedsteams og familiers køb af billetter. Her kan du se, hvordan gruppebooking virker, og hvad dit system til tilmelding eller reservation skal kunne.
Hvad er gruppebooking?
Gruppebooking er en reservationsmodel, hvor én handel eller aftale holder flere enheder af kapaciteten på én gang. Arrangøren kan være en virksomhed, der betaler for pladser på et kursus til sine medarbejdere, en familie, der booker tilstødende hotelværelser, eller en sponsor, der køber et helt bord til en indsamling.
Gruppelederen styrer som regel betaling, indsamling af navne og ændringer for hele blokken. Deltagerne kan stadig få deres egne oplysninger om bekræftelsen, men regler og fakturering ligger ofte hos arrangøren.
Gruppebooking er noget andet end én kunde, der køber flere billetter til venner. Omfang og struktur trækker grænsen. At købe fire koncertbilletter er et køb af en mængde. At booke fyrre hotelværelser til en virksomhedspris med forskudte ankomstdatoer er gruppebooking.
Almindelige typer gruppebooking
Gruppebooking af hotelværelser blokerer værelser til bryllupper, konferencer, sportshold og rejsegrupper. Hoteller frigiver et bestemt antal værelser til en aftalt pris med en slutdato for gæsternes individuelle bekræftelser inden for blokken.
Booking af borde til events sælger otte eller ti pladser som én enhed til gallaer og middage. Foreninger og spillesteder bruger meget den model ved siden af almindelig tilmeldingssoftware til events.
Grupper fra virksomheder og uddannelser køber klippekort til hold eller blokke af private sessioner. En virksomhed tilmelder tyve medarbejdere til et kursusforløb med én faktura i stedet for tyve separate køb.
Arrangører af ture og aktiviteter sælger private afgange til grupper, når ét selskab fylder en båd, en bus eller en tid med guide. Kapaciteten reserveres som en enhed og ikke plads for plads.
Hvad systemer til gruppebooking skal kunne
Beholdning i gruppestørrelse betyder, at den ledige kapacitet falder med hele blokkens størrelse, når der er booket, og ikke én plads ad gangen. Hvis du overbooker et bord, fordi systemet talte personer forkert, ødelægger det aftenen.
Muligheder for delt betaling lader arrangører betale et depositum, mens de enkelte gæster betaler deres del senere, eller lader én betaler dække hele blokken på forhånd. Din kasse bør passe til, hvordan din branche faktisk fakturerer.
Indsamling af deltagerliste samler navne, kostønsker eller ønsker til værelser, efter blokken er solgt. Arrangøren udfylder oplysningerne over nogle dage uden at miste reservationen.
Regler for ændringer bestemmer, hvem der kan tilføje eller fjerne pladser i blokken, og med hvilken frist. Gruppeaftaler indeholder ofte klausuler om frafald, som hoteller kræver, hvis for få værelser bliver brugt.
Kommunikation går både til arrangøren og de enkelte gæster. Bekræftelser, påmindelser og meddelelser om ændringer bør nå den, der faktisk kommer, og ikke kun den, der betalte.
Mønstrene for grupper overlapper med tilmelding til events i velgørende foreninger til gallaer og med almindelige reservationer, når en restaurant holder en stor privat spisestue.
Ofte stillede spørgsmål
Er gruppebooking af hotel det samme som en reservation via et rejsebureau?
Bureauer laver ofte gruppebooking af hoteller på vegne af kunder, men modellen bag er den samme: en blok af værelser med fælles vilkår. Direkte gruppebooking gennem et hotel eller en eventside undgår gebyrer til mellemled, når din organisation selv styrer sin deltagerliste.
Skal gruppebookinger kræve et depositum?
Depositum mindsker afbud i sidste øjeblik, som efterlader store tomme blokke. Depositummets størrelse afspejler som regel den mindste indtægt, virksomheden skal have garanteret. Skriv tydeligt reglerne for refusion på siden til gruppebooking før kassen.
Kan én person købe billetter til en gruppe online?
Felter til antal ved eventtilmelding klarer små grupper, der køber flere billetter i én kasse. Større blokke med indsamling af deltagerliste og betaling i etaper har brug for egne forløb til gruppebooking og ikke bare en enkel vælger til antal.
Hvordan viser jeg muligheder for gruppebooking på min hjemmeside?
Særskilte sider til grupper forklarer mindste størrelse, prisniveauer og hvordan man beder om en blok. Med WEMASY udgiver du de sider og de tilknyttede tilmeldingsforløb i hjemmesidebyggeren, så gruppearrangører starter online i stedet for at ringe til salg.
Hvad sker der, når en del af en gruppe melder afbud?
Reglerne bestemmer, om en delvis afbestilling frigiver enkelte pladser til offentligt salg igen eller mindsker den garanterede blok. Automatiske systemer bør opdatere beholdningen med det samme, når arrangøren fjerner deltagere inden for de tilladte frister.
Hvordan hænger ventelister sammen med gruppebookinger?
Når et helt bord eller en blok af værelser melder afbud, kan en gruppe på ventelisten tage hele enheden på én gang. Se håndtering af ventelister for at se, hvordan du tilbyder store ledige pladser retfærdigt.