Bemandingen er ikke din flaskehals. Du har folk nok. Problemet er, at behandlingsrum nummer to er booket hele dagen, den bærbare ultralydsscanner er på en anden klinik, og tre aftaler om eftermiddagen kræver den samme ene ressource.
Det er et problem med ressourcer og ikke med antal medarbejdere. Kapacitetsplanlægning af ressourcer er det at matche forventet efterspørgsel med alle de fysiske og menneskelige ressourcer, din virksomhed skal bruge for at levere en booking. Det udvider grundlæggende kapacitetsplanlægning fra medarbejdere til lokaler, borde, køretøjer og udstyr. Her kan du se, hvordan det virker, og hvor det passer ind i din drift.
Hvad er kapacitetsplanlægning af ressourcer?
Kapacitetsplanlægning af ressourcer handler om at sikre, at hver ressource, der kan bookes, kan klare de aftaler, den er tildelt. En ressource er alt, der er begrænset, og som bookinger konkurrerer om: et massagerum, et konferencebord, en firmabil, en frisørstol eller en bestemt maskine.
Du tæller, hvor mange enheder der findes, hvor længe hver booking holder dem, og hvor meget tid du skal bruge mellem to brug. Regnestykket giver dig et fast loft for, hvor mange aftaler du kan tage imod i et givent tidsrum.
Kapacitetsplanlægning af ressourcer kører ofte sammen med planlægning af arbejdsstyrken. Du kan have fire medarbejdere, men kun to lokaler. Så er det lokalerne, der bestemmer. Planen skal følge den strammeste grænse.
Derfor er kapacitetsplanlægning af ressourcer vigtig
Virksomheder, der kun planlægger medarbejdertimer, overbooker hele tiden. Kunderne kommer og finder den rigtige person ledig, men rummet eller udstyret er optaget. Det virker uorganiseret, selv om dit hold har knoklet.
Kapacitetsplanlægning af ressourcer giver også bedre udnyttelse. Tomme lokaler og udstyr, der bruges for lidt, bliver tydelige, når du følger bookinger op mod hver ressource. Dem, der driver bygningerne, bruger de data til at samle pladsen eller justere åbningstider.
Kontorer med fælles rum bruger den samme logik gennem booking af mødelokaler. En reservation af et lokale er en ressource, der holdes. Kapacitetsplanlægning spørger, om der er nok lokaler til alle de planlagte møder.
Sådan virker kapacitetsplanlægning af ressourcer
1. Lav en oversigt over dine ressourcer
Skriv alle ressourcer, der kan bookes, på en liste med kapacitet, noter om udstyr og lokation. Mærk de ressourcer, der kræver særlig opsætning eller rengøring mellem bookinger.
2. Knyt bookinger til ressourcer
Forbind hver type ydelse med de ressourcer, den bruger. Et holdforløb kræver én instruktør og ét lokale. En tandrensning kræver én tandplejer og én stol.
3. Regn udnyttelsen ud
Divider bookede timer med de timer, ressourcen er ledig pr. dag. Høj udnyttelse af én ressource og lav af en anden tyder på, at der er noget galt i den måde, du sælger eller planlægger ydelser på.
4. Sæt regler for booking
Begræns online tilgængelighed pr. ressource. Bloker dobbeltbooking af det samme lokale. Kræv en mindste pause til rengøring. Regler gør din plan til noget, bookingsystemet kan håndhæve automatisk.
Kapacitetsplanlægning af ressourcer eller af arbejdsstyrken
Kapacitetsplanlægning af arbejdsstyrken ser på medarbejdertimer og kompetencer. Kapacitetsplanlægning af ressourcer ser på det, medarbejderne skal bruge for at lave arbejdet. De fleste virksomheder med booking har brug for begge dele.
Næste kapitel om kapacitetsplanlægning af arbejdsstyrken handler om medarbejdersiden. Sammen giver de to tilgange dig et fuldt billede af, hvad der begrænser, hvor meget du kan nå på din travleste dag.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad tæller som en ressource i kapacitetsplanlægning?
Alt, der er begrænset, og som en booking bruger: lokaler, stole, borde, køretøjer, udstyr og nogle gange bestemte roller, når kun én person har en nødvendig certificering.
Hvordan hænger kapacitetsplanlægning af ressourcer sammen med booking af lokaler?
Booking af lokaler er kapacitetsplanlægning af ressourcer anvendt på fælles rum. Systemer til booking af mødelokaler håndhæver den samme regel om ét lokale og én booking, som manuel ressourceplanlægning prøver at holde.
Skal tiden mellem aftaler tælle som brugt kapacitet?
Rengøring, klargøring og nulstilling tæller helt sikkert med. Hvis du ser bort fra tiden mellem aftaler, er det den mest almindelige grund til, at ressourceplaner ser fine ud på papiret, men slår fejl i hverdagen.
Kan jeg styre ressourcerne i bookingforløbet på min hjemmeside?
Online booking skal følge grænserne for hver ressource, så kunder ikke kan booke en ydelse, når det nødvendige lokale er fuldt. WEMASY har en hjemmesidebygger, hvor reglerne for booking kan følge de grænser for ressourcer, din interne plan fastsætter.
Hvordan finder jeg ud af, hvilken ressource der er den egentlige flaskehals?
Følg udnyttelsen pr. ressource i to uger. Den ressource, der ligger tættest på 100 procent i spidsbelastningen, er din flaskehals. Skaf mere af den ressource, eller flyt efterspørgslen, før du tilføjer medarbejdere andre steder.
Gælder kapacitetsplanlægning af ressourcer også for restauranter?
Borde og områder er ressourcer. Reservationsstyring sammen med kapacitetsplanlægning på bordniveau forhindrer, at du tager imod selskaber, du ikke kan sætte til bords inden for en rimelig ventetid.