En ansøgningsformular er en struktureret måde at samle oplysninger ind fra folk, der søger noget bestemt. En kontaktformular stiller generelle spørgsmål. En ansøgningsformular stiller målrettede spørgsmål, så du kan vurdere, om personen passer til det, du leder efter.
Tag en vilkårlig jobannonce og se på, hvad den, der ansætter, egentlig har brug for, før der bliver booket en samtale. Ikke en livshistorie. Ikke hvorfor kandidaten vil have jobbet. Ikke hele CV'et. Man skal vide, om personen har de grundlæggende kvalifikationer, om hun kan starte, og om hun kan vise, at hun kan arbejdet. Det er det, en ansøgningsformular samler ind. De rigtige spørgsmål i det rigtige format, så det tager minutter og ikke timer at sammenligne ansøgere.
De fleste virksomheder springer ansøgningsformularen over. De bruger en kontaktformular, eller de lader folk sende CV'er på mail, som det passer dem. Resultatet er kaos. Det ene CV er en PDF. Det næste er et Google Doc. Nogen sender en Word-fil. CV'er kommer i tre forskellige mailtråde. Nogle kandidater skriver referencer med, andre gør ikke. Nogle svarer på spørgsmål om løn, andre nægter. Du ender med 50 svar i 50 forskellige formater. Det føles umuligt at sammenligne nogen.
En ansøgningsformular stopper det. Alle udfylder den samme formular. Alle giver de samme oplysninger i den samme rækkefølge. Du bruger mindre tid på at sortere og mere tid på at vurdere, hvem der faktisk er kvalificeret. Jo bedre din formular er, jo bedre ansætter du, fordi du på forhånd får de oplysninger, du skal bruge for at kunne vælge.
Hvilke felter der er vigtige i en ansøgningsformular
De fleste ansøgningsformularer har for mange felter. Den, der ansætter, tænker "det kunne være rart at vide..." og så spørger hun om alt. Resultatet er formularer, der tager 20 minutter at udfylde, og kandidater, der opgiver halvvejs. En god ansøgningsformular spørger kun om det, du skal bruge for at træffe en rigtig beslutning.
Obligatoriske felter til identifikation
Navn og e-mailadresse. De fortæller, hvem personen er, og hvordan du kontakter hende. Gør begge felter obligatoriske. Spørg ikke om telefonnummer, medmindre du har tænkt dig at ringe. Det føles påtrængende at skrive sit telefonnummer i en formular, når man regner med at få svar på mail. Hvis telefon er vigtigt, så skriv ved feltet, hvorfor. "Vi ringer inden for 24 timer for at aftale din samtale."
Nuværende stilling og års relevant erfaring
Hvad er personens titel lige nu? Hvor mange år har hun lavet den slags arbejde? De to spørgsmål viser, om personen har et grundlæggende erfaringsniveau. Bed ikke om en detaljeret jobhistorik. Du sorterer, du holder ikke samtale. Hvis svaret passer, ringer du og spørger til tidligere stillinger.
Hvornår kandidaten kan starte
En rulleliste med muligheder som "Med det samme", "Om to uger", "Om en måned", "Om to måneder", "Fleksibelt". Den viser, om tidsplanen passer til dit behov. Du kan filtrere ansøgninger efter startdato. Nogle stillinger skal besættes nu. Andre kan vente. Med feltet vælger kandidaterne selv fra ud fra dit behov.
Link til CV eller portfolio (valgfrit eller betinget)
Et felt til filupload eller et tekstfelt, hvor kandidaten indsætter et link. Gør det valgfrit i den første ansøgning. Eller stil først et afklarende spørgsmål som "Har du en portfolio eller udgivet arbejde inden for dette felt?" og vis kun uploadfeltet, hvis svaret er ja. Hvis du kræver filupload i første formular, kan du se frafaldet stige med 20 til 30 procent.
Ét spørgsmål om kvalifikationer
Ét åbent tekstfelt, hvor kandidaten besvarer én konkret ting, der betyder noget for stillingen. Til en designer kan du spørge: "Beskriv ét designprojekt, du er stolt af." Til en marketingmedarbejder: "Hvilken kampagne har du kørt, som gav målbare resultater?" Til en udvikler: "Hvilket teknisk problem har du løst?" Ét spørgsmål. Ikke et essay på 500 ord, men heller ikke kun én sætning. To eller tre sætninger viser, hvordan personen tænker.
Accept af vilkår
Et afkrydsningsfelt med teksten "Jeg bekræfter, at mine oplysninger er rigtige, og jeg accepterer privatlivspolitikken." Mere skal der ikke til. Bed ikke kandidaterne om at tilmelde sig dit nyhedsbrev eller acceptere flere ting. Ét afkrydsningsfelt. Én accept.
Hvad du aldrig skal spørge om i en ansøgningsformular
De her felter skaber gnidninger uden at fortælle noget om kvalifikationer. De øger frafaldet og hjælper dig ikke med at vurdere nogen.
Telefonnummer som krav
Kandidater regner med at få svar på mail. Hvis telefonnummer er et krav, føles formularen påtrængende. De ved ikke, om du vil sælge deres nummer eller ringe til dem klokken seks om morgenen. Gør det valgfrit.
Referencer
Bed om referencer, når nogen er kommet igennem din første sortering. Ikke i ansøgningsformularen. Hvis du beder om tre referencer med det samme, mister du de kandidater, der ikke vil opgive dem, før de ved, at du mener det alvorligt.
Lønforventninger
Det hører til i samtalen, ikke i en ansøgningsformular. Løn er en forhandling. De fleste kandidater skriver ikke et tal ned, før de ved mere om stillingen. Hvis du skal filtrere på løn, så gør det med et kort telefonopkald, efter du har læst ansøgningen.
Detaljeret jobhistorik
Bed ikke om et CV skrevet ind i selve formularen. Bed ikke kandidaten om at nævne hvert eneste job, hun har haft. Et link til CV'et eller en fil er nok. Hvis erfaringen er relevant, ringer du og snakker om baggrunden.
Personlighedstests eller essays om "hvorfor vil du have jobbet"
Det er spørgsmål til samtalen, ikke til ansøgningen. En ansøgningsformular sorterer folk. En samtale undersøger, om de passer ind i kulturen. Bland ikke de to. Hold formularen fokuseret på, om de kan lave arbejdet.
Personlige oplysninger, som ikke er relevante
Spørg ikke om race, alder, nationalitet, religion, handicap eller civilstand. Noget af det er ulovligt at spørge om. Alt sammen er det unødvendigt i ansøgningsfasen. Du sorterer efter kompetencer og match. Personlige oplysninger har ikke noget med nogen af delene at gøre.
Sådan bygger du din ansøgningsformular op, så den bliver udfyldt
En ansøgningsformular, der ser kort ud, bliver udfyldt oftere end en, der ser lang ud. En formular, der er forvirrende, bliver droppet. Opbygningen betyder noget.
Lette spørgsmål først, så sværere
Start med navn og e-mail. Spørg så til nuværende stilling. Spørg derefter til års erfaring. Først når kandidaten har besvaret to enkle ting, stiller du det sværere spørgsmål som "Beskriv et projekt, du har lavet." Den, der har udfyldt to felter, gør oftere formularen færdig end den, der ser det svære spørgsmål først.
Brug én kolonne
Sæt ikke navn og e-mail side om side. Stil alt lodret op i én kolonne. Især på mobil får side om side-felter folk til at scrolle til siden og give op. Én kolonne, oppefra og ned.
Brug rullelister i stedet for fri tekst, når det er muligt
År med erfaring. Brug en rulleliste med "0-2 år", "3-5 år", "6-10 år", "10+ år". Bed ikke folk om at skrive et tal. Hvornår kandidaten kan starte. Brug en rulleliste med faste datoer. Størrelsen på de virksomheder, kandidaten har arbejdet i. Brug en rulleliste. Rullelister er hurtigere at udfylde og giver færre tastefejl og færre variationer.
Brug betinget logik til at skjule felter, der ikke er relevante
Hvis stillingen ikke kræver en portfolio, så spørg først: "Har du en portfolio?" Hvis svaret er nej, skal du ikke vise et uploadfelt til portfolio. Hvis svaret er ja, viser du det. Samme formular, forskellig oplevelse for forskellige personer. Den oplevede længde falder med 30 procent eller mere.
Brug en statuslinje i længere ansøgninger
Har din ansøgning mere end seks felter, så del den op på flere sider. Første side: navn, e-mail, nuværende stilling, års erfaring. Viser "Trin 1 af 2". Anden side: startdato, link til CV, ét spørgsmål om kvalifikationer. Viser "Trin 2 af 2". Psykologisk føles det som "bare et par spørgsmål" og ikke som en lang formular. Andelen, der gør den færdig, stiger.
Test på mobil først
Over halvdelen af jobansøgerne søger på telefonen i frokostpausen eller derhjemme om aftenen. Er din formular svær at bruge på mobil, mister du halvdelen af ansøgerne. Store knapper. Store tekstfelter. Rullelister, der virker på mobil. Datovælgere, der virker på telefoner. Test formularen på din egen telefon, før du går i luften. Hvis du ikke selv ville udfylde den, gør dine kandidater det heller ikke.
Sådan får du færre til at falde fra
Hvis mere end 40 procent af dem, der går i gang med din ansøgning, ikke gør den færdig, er formularen for lang eller for forvirrende.
Skær først i antallet af felter
Har du mere end otte felter, så skær ned til fem eller seks. Fjern det mindst vigtige felt. Se, om flere gør formularen færdig. Hvis de gør, har du fundet gnidningen. Lad feltet blive væk. Test næste gang et andet felt. Bliv ved med at skære, indtil færdiggørelsen forbedres. Antallet af felter er næsten altid problemet.
Brug varmekort til at se, hvor folk dropper ud
Et varmekort viser, hvilke felter folk springer over, og hvor de forlader formularen. Hvis alle udfylder de første fire felter, men ingen får uploadet CV'et, har du fundet problemet. Flyt CV-feltet til en anden side. Eller gør det betinget. Eller fjern det fra den første ansøgning. Data fra varmekort viser præcis, hvor du skal forbedre.
Test at fjerne eller flytte rundt på felter
Fjern det felt, der har lavest prioritet, og se, om færdiggørelsen forbedres. Ændr rækkefølgen. Nogle gange ændrer det hele dynamikken at flytte et svært spørgsmål til slutningen, når personen allerede er i gang. Små ændringer lægger sig sammen.
Brug flertrinsformularer til at dele længden op
En ansøgning med 12 felter på én side virker uoverskuelig. Del den op på to sider med 6 felter hver, og færdiggørelsen kan stige med 15 til 20 procent. Formularen har stadig 12 felter, men oplevelsen er "bare seks spørgsmål" per side. Den oplevede længde betyder mere end den faktiske.
Hvad der sker, når nogen sender
Ansøgningen er kommet. Hvad nu? Sæt klare forventninger.
Vis en tak med det samme
Når ansøgningen er sendt, så vis en besked som "Tak for din ansøgning. Vi læser den og vender tilbage til dig inden for 3 hverdage." Lad ikke folk gå og undre sig. Sæt en klar forventning. Og overhold den. Skriver du 3 hverdage, så svar inden for 3 hverdage.
Send automatisk en bekræftelsesmail
Send en bekræftelsesmail med det samme, når kandidaten har sendt. Skriv, hvad personen har indsendt. Skriv, hvad der sker nu. Skriv en klar tidsplan. Det fortæller kandidaten, at formularen virkede. Det giver et bevis. Det giver tillid til, at man er blevet hørt. Spring det ikke over.
Send ansøgninger videre til den rigtige person
Har du flere ledige stillinger, så brug betinget logik til at sende ansøgninger til den rigtige leder. Den, der søger en salgsstilling, går til din salgschef. Den, der søger en teknisk stilling, går til din tekniske direktør. Automatisk videresendelse. Ingen ansøgninger går tabt. Ingen ender hos den forkerte leder.
Funktioner til ansøgningsformularer i WEMASY
Med WEMASYs formularværktøj er det let at lave ansøgningsformularer, som bliver udfyldt. Brug betinget logik til at vise forskellige felter ud fra svarene. Brug flertrinsformularer med statuslinje til længere ansøgninger. Mobildesign er automatisk. Bekræftelsesmails sendes automatisk. Indsendelserne vises i dit dashboard, ordnet og søgbare. Med integrationer går ansøgningerne direkte til dit CRM eller din mail, så du kan styre kandidaterne ét sted. Du behøver ikke at kunne kode.
Se, hvad der er med i hver plan, på /pricing.