Du udfylder en formular og hører ingenting. Ingen bekræftelse. Ingen e-mail. Ingen "vi har modtaget din besked". Du ved ikke, om det virkede. Det er, som at råbe ud i det blå. Nu sender du en anden formular og får med det samme en e-mail: "Tak. Vi har fået din besked." Pludselig er du tryg. Du ved, at den nåede frem til nogen.
Forskellen mellem tvivl og vished er det, e-mailautomatisering giver dig. Denne artikel handler om, hvordan du sender automatiske bekræftelser til besøgende, når de har sendt en formular, hvordan du giver dit team besked om nye indsendelser, og hvordan e-mail kan få flere til at gennemføre formularen og få mere tillid til dig.
Hvad e-mailautomatisering til formularer gør
E-mailautomatisering til formularer betyder, at du sætter e-mails op, som sendes automatisk efter en indsendelse. To slags e-mails er almindelige:
Bekræftelser til den besøgende: "Tak for din henvendelse. Vi har modtaget din besked og svarer inden for 24 timer."
Beskeder til dit team: "Ny indsendelse fra kontaktformularen fra Jane Smith: jane@example.com. Besked: [detaljer fra indsendelsen]."
Begge har et formål. Bekræftelser beroliger den besøgende om, at der er sket noget. Beskeder gør dit team opmærksomt, så de kan svare.
Derfor betyder bekræftelser mere, end du tror
En bekræftelse gør to ting:
Den viser den besøgende, at indsendelsen virkede. Uden den ved de det ikke. Det giver dobbelte indsendelser, supportmails med "fik I min formular?" og tabt tillid.
Den sætter forventninger. En bekræftelse er din chance for at sige, hvor lang tid der går, før de hører fra dig. "Vi svarer inden for 24 timer" er et løfte. Hold det. Hvis du siger 24 timer og svarer efter 2, bliver den besøgende glad. Hvis du siger 24 timer og bruger en uge, bliver de frustrerede.
Typer af formular-e-mails
Bekræftelser
Sendes med det samme efter indsendelsen. Skal være korte og trygge. Tag med:
En tak. Bekræftelse på, at indsendelsen er modtaget. Hvornår de kan forvente svar. (Valgfrit) Et resumé af, hvad de sendte. (Valgfrit) Næste skridt eller nyttig information.
Hold e-mailen kort. Et eller to afsnit. De fleste skimmer e-mails. Lange bekræftelser bliver ikke læst.
Beskeder til dit team
Sendes til dit team eller dig selv, når en indsendelse kommer ind. Skal indeholde alt relevant, så dit team ved, hvad de skal gøre:
Den besøgendes navn, e-mail og telefon (hvis du har spurgt om det). Hvad de skrev (hvis der er et beskedfelt). Hvilken formular de sendte (hvis du har flere). Et direkte link til at se hele indsendelsen i dit formularværktøj.
Disse e-mails er til internt brug. Gør dem detaljerede. Dit team skal have alle oplysninger for at kunne svare hurtigt.
Betingede e-mails
Nogle formularværktøjer lader dig sende forskellige e-mails efter indsendelsen. For eksempel: Hvis de vælger "Salgsspørgsmål", får de en bekræftelse om salg. Hvis de vælger "Teknisk support", får de en bekræftelse om teknisk support.
Den personlige vinkel gør oplevelsen mere relevant. De besøgende føler, at deres sag bliver håndteret, og at de ikke bare har fået et generisk autosvar.
Sådan sætter du e-mailautomatisering til formularer op
I dit formularværktøj
De fleste formularværktøjer har e-mailautomatisering indbygget. Log ind i dit formularværktøj. Find formularen. Led efter indstillinger for "E-mail" eller "Automatisering". Du bør se muligheder som:
Send bekræftelse til afsenderen. Send besked til [din e-mailadresse]. Tilpas emnelinjen og beskeden.
Mange formularværktøjer har skabeloner, så du ikke skal skrive fra bunden. Vælg en skabelon, ret den til dit brand, og gem.
Test automatiseringen
Test, før du slår e-mailautomatisering til. Send en testformular og tjek, om du modtager både bekræftelsen og beskeden. Hvis en af dem ikke kommer frem:
Tjek, at e-mailadressen er rigtig. Tjek din spammappe (automatiske e-mails havner nogle gange i spam). Tjek formularværktøjets e-mailindstillinger for at se, at automatiseringen er slået til.
Almindelige problemer med e-mailautomatisering
E-mails bliver ikke sendt
Den mest almindelige årsag er, at formularværktøjets e-mailindstillinger er slået fra eller sat forkert op. Log ind i formularen igen og tjek indstillingerne for e-mailautomatisering. Er kontakten slået til? Er modtagerens e-mailadresse rigtig? Er der en testknap, så du kan sende en test-e-mail?
E-mails havner i spam
Hvis dine bekræftelser havner i de besøgendes spammapper, er det et problem med leveringen. Formularværktøjet sender e-mails, men modtagerens e-mailudbyder tror, de kan være spam.
For at forbedre leveringen skal du bruge en afsenderadresse, der passer til dit domæne. Hvis din hjemmeside for eksempel er example.com, så send bekræftelser fra noreply@example.com og ikke fra en generisk no-reply-adresse. Et domæne, der passer sammen, signalerer, at du er ægte.
E-mails indeholder følsomme oplysninger
Hvis din formular samler adgangskoder, betalingsoplysninger eller andre følsomme data, så lad være med at tage dem med i beskeder. Dit team behøver ikke se adgangskoder i klartekst. Formularværktøjet bør enten lade følsomme data ude af e-mailen eller skjule dem automatisk (vis for eksempel kun de sidste 4 cifre af et kortnummer).
Gode råd til bekræftelser fra formularer
Skriv en klar svartid: Fortæl den besøgende, hvornår de kan forvente at høre fra dig. "Vi svarer inden for 24 timer" er bedre end ingen tidsramme.
Gør den personlig: Hvis du har deres navn, så brug det. "Hej Jane" føles bedre end "Hej".
Hold den kort: Tre eller fire sætninger. En bekræftelse er ikke stedet for en salgstale.
Tag en opfordring med, hvis den giver mening: Hvis de skal gøre noget bagefter, så sig det. "Har du spørgsmål, så svar på denne e-mail."
Brug dit brand: Brug dit logo, dine farver og din tone, så den føles, som om den kommer fra dig og ikke fra et generisk formularværktøj.
Gode råd til beskeder til dit team
Tag al relevant sammenhæng med: Dit team skal ikke logge ind i formularværktøjet for at se detaljerne. Skriv oplysningerne fra indsendelsen i e-mailen.
Gør den let at skimme: Brug linjeskift og opsætning, så e-mailen er nem at læse med et blik.
Tag et direkte link med: Sæt et link ind til at se hele indsendelsen i dit formularværktøj. Dit team skal kunne klikke på ét link og være det rigtige sted.
Send ikke for ofte: Hvis du har mange indsendelser og sender en besked for hver, fylder du din indbakke med støj. Overvej et dagligt overblik ("her er alle indsendelser fra i dag") i stedet for enkelte e-mails til formularer med mange indsendelser.
Avanceret automatisering: betingede e-mails efter svar
Nogle formularværktøjer lader dig sende forskellige e-mails efter det, den besøgende har sendt. Hvis din formular har betingede felter, kan du sende betingede e-mails.
Eksempel: Din formular spørger "Hvilket produkt er du interesseret i?" Hvis de vælger "Produkt A", får de en bekræftelse om produkt A. Hvis de vælger "Produkt B", får de en anden bekræftelse om produkt B.
Det kræver lidt mere opsætning, men gør oplevelsen langt mere relevant for hver enkelt besøgende.
Sådan håndterer WEMASY e-mails fra formularer
WEMASY sender automatisk bekræftelser til besøgende, når de har sendt din formular. Du kan tilpasse emne, besked og afsenderadresse. Du kan også sætte beskeder til dit team op, så din indbakke får besked, når nye indsendelser kommer. Både bekræftelser og beskeder kan tilpasses eller slås fra, hvis du ikke vil have dem. WEMASY understøtter også betingede e-mails, så forskellige besøgende får forskellige bekræftelser efter det, de har sendt.
Sæt e-mailautomatisering op i dine formularindstillinger i WEMASY, eller se prissiden for at se, hvilke e-mailfunktioner der er med i din plan.