En formular med filupload er enhver formular på din hjemmeside, hvor besøgende kan vedhæfte et dokument, et billede eller en fil som en del af deres henvendelse. En almindelig kontaktformular tager kun imod tekst. En formular med filupload klarer selve overførslen af filen, så alt kommer frem samlet ét sted.
Tænk på alle de situationer, hvor en besøgende skal sende dig en fil. En jobansøger, der vedhæfter sit CV. En kunde, der uploader en designbeskrivelse. En patient, der sender journaler. En kunde, der sender et skærmbillede af en fejl. En håndværker, der sender billeder af før og efter. En leverandør, der uploader sit certifikat. Hver gang må den besøgende vælge mellem at vedhæfte filen i en mail, bruge en separat tjeneste til fildeling eller at beskrive med ord, hvad vedkommende vil sende.
Alle de omveje spilder tid og giver besvær. En formular med filupload fjerner besværet. Den siger til den besøgende: vedhæft alt, du skal sende, lige her. Hun vælger sin fil, udfylder resten af formularen og sender. Ingen separate mails. Ingen overraskelser med filstørrelser. Ingen tabt sammenhæng. Alt i én henvendelse, der lander i dit dashboard.
Hvorfor formularer med filupload betyder mere, end du tror
De fleste ejere af hjemmesider ser filupload som en ekstra funktion. Noget rart at tilføje, hvis det kommer op. Men formularer med filupload løser faktisk to vigtige problemer, som formularer med kun tekst ikke kan røre ved.
For det første får færre til at droppe ud. Når en besøgende er begyndt på en formular og opdager, at hun skal vedhæfte materiale, stopper mange lige der og leder efter en anden måde at sende på. Hvis de skal sende en mail for sig, følger de måske slet ikke op. En formular, der tager imod filer med det samme, holder dem i flowet.
For det andet giver de komplette henvendelser. Når en fil er uploadet gennem formularen, forbliver den knyttet til den henvendelse for altid. Når en fil kommer med mail, bliver den adskilt fra formulardataene i løbet af få dage. Måneder senere kigger du på en henvendelse og undrer dig over, hvilke filer der hører til den. En uploadet fil bliver hos den henvendelse, den kom med.
Hvad en formular med filupload faktisk skal indeholde
En formular med filupload er ikke kun et uploadfelt. Den skal have flere elementer, der virker sammen, så den besøgende ved, hvad hun skal gøre, hvilke filer der er i orden, og hvad der sker bagefter. Start med at være præcis og åben om kravene.
Krav til filtyper vist tydeligt fra start
Lad aldrig brugerne gætte, hvilke formater du tager imod. Vis præcis, hvilke filtyper der understøttes, lige ved siden af uploadfeltet. "Accepterede formater: PDF, DOC, JPG, PNG" er tydeligt. "Upload et dokument" er det ikke. Vær præcis om, hvad du skal bruge. Hvis du kun tager imod PDF, så skriv det. Hvis du tager imod billeder, men kun i JPG eller PNG, så skriv det. Hvis du tager imod designfiler, så list formaterne.
Det forhindrer brugerne i at uploade filer, der ikke kan bruges, og få en fejl, efter at de allerede har brugt tid på formularen. Vis reglerne, før de uploader, så de kan vælge den rigtige fil første gang. Brugerne sætter pris på tydelighed.
Grænser for filstørrelse oplyst fra start
Skriv tydeligt, hvor stor en fil må være. "Maksimal filstørrelse: 5 MB" eller "Maksimal filstørrelse: 10 MB pr. fil" fjerner al gætteri. Lad ikke brugerne finde grænsen ved at uploade en fil, der er for stor. Hvis du tager imod flere filer, så oplys også grænsen for den samlede størrelse. "Du kan uploade op til 3 filer på 5 MB hver, i alt 15 MB" er grundigt og hjælpsomt.
Sæt realistiske grænser ud fra, hvad du faktisk skal bruge. 5 MB er nok til de fleste dokumenter, PDF-filer og almindelige billeder. 10 MB dækker større designfiler. Over 20 MB er sjældent nødvendigt og gør uploads langsomme for brugere med en langsom forbindelse.
Besked om sikkerhed og filers trygge opbevaring
Brugerne er bekymrede for at uploade filer. De undrer sig over, om filen forbliver privat. De undrer sig over, om den fil, de uploader, kan give problemer eller udsætte dem for risiko. Tag begge bekymringer direkte.
Først: forsikr dem om, at deres filer er sikre hos dig. "Dine filer scannes for sikkerhedstrusler, før de behandles" eller "Alle uploadede filer krypteres og gemmes sikkert" giver brugerne tillid. Hvis din hjemmeside bruger SSL-kryptering (det gør WEMASY-hjemmesider), så nævn det. "Dine uploads er beskyttet af SSL-kryptering" er betryggende og rigtigt.
Dernæst: forklar, hvordan du bruger deres filer. Tilføj en linje, der gør din hensigt klar. "Vi bruger kun uploadede filer til at behandle din forespørgsel og deler dem ikke med tredjeparter" eller "Dine filer bruges kun til intern gennemgang." Hvis der er en bestemt anvendelse, så skriv den. "Vi gennemgår uploadede billeder for at give feedback på dit design" er mere åbent end at sige ingenting. Åbenhed skaber tillid.
Du kan også henvise til din privatlivspolitik eller dine vilkår, hvis de dækker håndtering af filer. Tilføj et link som "Læs vores privatlivspolitik for at se, hvordan vi håndterer uploadede filer", så brugere, der vil vide mere, kan finde det.
Et tydeligt uploadfelt eller et træk-og-slip-område
Uploadfunktionen skal være synlig og forstås med det samme. Mange formularbyggere tilbyder to måder. En knap, der siger "Vælg fil" eller "Vælg filer" og åbner en filvælger. Eller et træk-og-slip-område, der siger noget i retning af "Træk dit CV hertil eller klik for at finde det." Begge dele virker godt. Træk og slip er lidt hurtigere, fordi det kræver færre klik og føles mere naturligt på en computer. En knap er mere pålidelig på mobilen, fordi ikke alle telefoner håndterer træk og slip godt.
De bedste formularer med filupload tilbyder begge dele. Vis et træk-og-slip-område som den primære måde, men tag en knap med nedenunder, så brugere, der ikke forstår træk og slip, kan klikke for at finde filen. Uanset hvad skal uploadområdet være stort nok til tydeligt at kunne klikkes på og tydeligt adskilt fra almindelige tekstfelter.
En kort beskrivelse eller et felt til sammenhæng
Filen alene fortæller dig ikke meget. Et CV er et CV, men til hvilken stilling? Et skærmbillede er et skærmbillede, men hvilket problem viser det? Et dokument er et dokument, men hvilken version er det, og hvorfor sender brugeren det? Tilføj et tekstfelt, hvor brugeren kan skrive et par ord om filen. Gør det valgfrit, hvis filen forklarer sig selv. Gør det påkrævet, hvis sammenhængen faktisk betyder noget.
Det er noget andet end et almindeligt beskrivelsesfelt i formularen. Det handler specifikt om selve filen. "Det her er mit CV til stillingen som marketingchef" fortæller dig præcis, hvor dokumentet hører hjemme.
Grundfelter som navn og e-mail
Selv om du indsamler en fil, skal du stadig vide, hvem der sender den. Navn og e-mail er ikke til forhandling. Formularen skal have de felter, så du kan følge op over for den, der sendte filen. Uden dem er en fil bare et dokument uden ejer.
En knap, der tydeligt viser handlingen
En knap, der siger "Upload" eller "Send", skal være tydelig og nem at finde. Brug ikke svage ord som "Næste" eller "Fortsæt". Brugeren skal vide, at et klik på knappen uploader filen og afslutter indsendelsen. Giv knappen en tydelig farve, der skiller sig ud fra resten af formularen.
De almindelige fejl, der får færre til at udfylde formularer med filupload
At bede om filer i den forkerte sammenhæng
Hvis din formular er til folk, der ikke skal uploade noget, så tag ikke et filfelt med. Det skaber forvirring. En enkel kontaktformular skal ikke have et valgfrit felt til filupload. Brugerne ser det og undrer sig over, om de skal uploade noget, er bange for, at deres henvendelse er ufuldstændig, hvis de ikke gør, eller synes, at formularen spørger om for meget. Felter til filupload hører hjemme i formularer, hvor filer faktisk er en del af forløbet. Jobansøgninger. Supporthenvendelser med fejlbeskeder. Tilbudsforespørgsler, hvor en designfil har betydning. Opgavebeskrivelser, der kræver uddybende materiale. Brug kun formularer med filupload, når filer virkelig er relevante for henvendelsen.
At lade være med at validere filtyper og størrelser med det samme
Hvis en bruger uploader en præsentationsfil på 50 MB til en formular, der kun tager imod PDF-filer på 5 MB, så sig det med det samme. Vent ikke, til brugeren har udfyldt hele formularen og trykket på send, for så at vise en fejl om, at filen ikke kan bruges. Validering med det samme betyder, at du tjekker filtype og størrelse i det øjeblik, filen vælges eller slippes. Hvis den ikke opfylder dine krav, så vis en hjælpsom besked med det samme, så brugeren kan vælge en anden fil uden at miste resten af det, hun har udfyldt.
At skjule sikkerhedsoplysninger for brugerne
Brugerne har berettigede bekymringer om filupload. De undrer sig over, om deres fil forbliver privat. De er bange for virus eller sikkerhedsbrud. Hvis din hjemmeside har SSL-kryptering (det har alle WEMASY-hjemmesider), så nævn det. "Dine uploads er krypteret og sikre" giver brugerne tillid. Hvis filer gemmes sikkert og kun kan ses af dit team, så sig det. Sikkerhed er ikke kun en sag for den tekniske side. Brugerne skal føle sig trygge ved, at deres fil er sikker.
At lade være med at give feedback efter upload
Når en bruger har uploadet en fil, så vis en bekræftelse. En statusindikator, mens filen uploades. Et flueben eller en grøn besked, når uploadet er færdigt. Derefter en tydelig besked om "Fil modtaget", når hele formularen er sendt. Uden feedback ved brugerne ikke, om deres upload virkede. De sender måske formularen flere gange, fordi de tror, at filen aldrig kom frem. Feedback er gratis, og den får markant flere til at blive færdige.
Sådan sætter du filupload op sikkert
Filupload bringer to sikkerhedslag ind, som du skal tænke over. Det første er at beskytte dit brand og dine systemer mod skadelige filer. Det andet er at beskytte dine brugere ved at holde deres uploadede filer private og sikre.
Beskyt dit brand mod farlige filer
Ikke alle filer, der kommer, er det, de giver sig ud for. En fil, der hedder "dokument.pdf", kan i virkeligheden være et program, der skal skade dine systemer. Din formularbygger skal scanne og validere uploadede filer, før de gemmes. WEMASYs formularbygger gør det automatisk. Hver fil scannes for malware og trusler, før den accepteres. Hvis en fil ikke består valideringen, afvises den med det samme, og brugeren får besked.
Begræns altid filtyper til kun det, du faktisk skal bruge. Hvis du kun skal bruge CV'er, så tag imod PDF og DOC og ikke andet. At begrænse typer er dit første forsvar mod uheldige eller ondsindede uploads. Tag ikke imod alle filtyper bare for at være fleksibel. Færre tilladte typer betyder færre sikkerhedsrisici.
Sæt en realistisk grænse for filstørrelse. 5 MB er nok til de fleste dokumenter og billeder. 10 MB dækker større designfiler eller dokumenter med mange sider. Over 20 MB er som regel unødvendigt og gør uploads langsomme for brugere med en langsom forbindelse. Grænser for størrelse beskytter dig også mod, at din lagerplads bliver overfyldt, og mod angreb, der skal fylde din lagerplads op.
Beskyt brugernes privatliv og data
Brugerne uploader filer, der kan indeholde følsomme oplysninger. Deres CV kan have deres hjemmeadresse. Deres designfil kan indeholde arbejde for kunder. Deres skærmbillede kan vise private data. De filer skal forblive private og kun kunne ses af dit team.
Gem uploadede filer sikkert, så offentligheden ikke kan få adgang til dem ved at gætte en webadresse. WEMASY gemmer uploads i en privat mappe, så de kun er tilgængelige gennem dit dashboard for henvendelser fra formularer. En besøgende kan ikke gennemse en offentlig mappe og hente tilfældige filer, som andre har uploadet. Kun folk med adgang til din konto kan se og hente de filer, der kom gennem dine formularer. Filer er krypteret under overførsel og i hvile, så de er beskyttet mod aflytning.
Fortæl brugerne, hvor længe du beholder deres filer. Skriv det, hvis du sletter henvendelser efter en bestemt tid. Åbenhed om opbevaring af data skaber tillid. Du kan tilføje oplysningen til din privatlivspolitik eller direkte på siden med bekræftelse af henvendelsen.
Hvornår du skal bruge formularer med filupload i stedet for andre løsninger
Formularer med filupload virker bedst, når enkelte besøgende skal sende en eller få filer som en del af en bestemt forespørgsel. En jobansøgning. En supporthenvendelse. En tilbudsforespørgsel. En medlemsformular, der kræver kopi af en licens.
Hvis du skal dele filer løbende med den samme person, er et delt drev eller et link til skylager måske bedre. Hvis dit team skal dele filer internt, så brug jeres samarbejdsværktøj og ikke en formular på en hjemmeside. Formularer med filupload er til enkeltstående henvendelser fra eksterne besøgende.
Den anden ting at tænke over er omfang. En formular med filupload virker godt til 50 ansøgninger om ugen. Hvis du forventer tusindvis af uploads om dagen, bliver dine behov for infrastruktur og lagerplads mere komplekse. For de fleste små og mellemstore brands er filupload gennem en formular dog enkelt, billigt og effektivt.
Sådan hjælper WEMASY med filupload
WEMASYs formularbygger lader dig tilføje felter til filupload til enhver formular. Lav en enkel ansøgningsformular med navn, e-mail, resumé af erfaring og et felt til upload af CV. Byg en formular til supporthenvendelser med en beskrivelse og et område til vedhæftede filer. Design en tilbudsformular, der tager imod projektfiler. Tilføj filupload til eksisterende kontaktformularer, så besøgende kan vedhæfte materiale uden at forlade din hjemmeside.
Vælg, hvilke filtyper du tager imod, sæt maksimal størrelse, og bestem, om der må uploades flere filer. WEMASY klarer resten. Filer scannes og gemmes sikkert. Du ser hvert upload i dit dashboard for henvendelser fra formularer og kan hente filer direkte. Ingen separat indbakke. Ingen leden i fillagre. Alt er koblet til den henvendelse, det kom fra.
Besøg vores formularbygger for at lave din første formular med filupload, eller læs, hvordan WEMASYs formularer hænger sammen med din hjemmeside og din arbejdsgang.