Nogen udfylder en formular på mobilen, mens de sidder i bilen før et møde. De sender den. Indsendelsen lander i formularværktøjet. Dit salgsteam skulle gerne modtage den i dit CRM. Men gør de det? Som regel ikke, fordi de to systemer ikke er koblet sammen.
Denne artikel gennemgår, hvordan integration mellem formular og CRM virker, hvilke CRM-systemer der spiller godt sammen med formularer, og hvordan du sætter det op, så nye indsendelser automatisk lander i dit CRM, uden at nogen kopierer data i hånden.
Hvad er et CRM, og hvorfor har det betydning
Et CRM (Customer Relationship Management, et system til kunderelationer) er det centrale sted, hvor dit salgsteam arbejder. Tænk på det som et digitalt arkivskab med oplysninger om alle emner og kunder. Et CRM gemmer kontaktoplysninger, følger hver e-mail, der er sendt, registrerer hvert opkald, logger hvert møde og viser, hvor langt hver handel er i salgsforløbet.
Når en interesseret sender en formular, bør personen blive en kontakt i dit CRM. Dit salgsteam bruger CRM'et til at se alt om personen: de indsendte formulardata, alle kontakter og tidligere samtaler. Uden et CRM skal dit salgsteam tjekke flere systemer eller spørge: "Har vi hørt fra den her person før?"
Der findes mange udbredte CRM-systemer. De virker lidt forskelligt, men de har samme formål: at samle kundeoplysninger ét sted.
Derfor skal dine formularer kobles til dit CRM
Et CRM er der, hvor dit salgsteam arbejder. Det følger hver kontakt, hver handel og hver samtale med en interesseret. Når en indsendelse kommer ind, bør den lande i dit CRM automatisk. Uden den kobling ligger indsendelserne i formularværktøjet, mens dit salgsteam slet ikke ved, at der er kommet en ny kunde.
Manuel indtastning æder tid. Når nogen har kopieret en indsendelse fra formularværktøjet til CRM'et, er der gået timer. I salg tæller timer. Jo langsommere du svarer, jo lavere er din konvertering.
Sådan virker integration mellem formular og CRM
Når du kobler en formular til et CRM, sker det her: Nogen sender din formular. Formularværktøjet modtager indsendelsen. I stedet for at stoppe der sender værktøjet automatisk dataene videre til dit CRM. Dit CRM modtager dem og opretter en ny kontakt (eller opdaterer en eksisterende kontakt, hvis personen har sendt en formular før). Dit salgsteam ser den nye lead med det samme.
Det sker på få sekunder. Ingen skal gøre noget i hånden.
Indbyggede integrationer eller workflow-værktøjer
Der er to måder at koble formularer til CRM på.
Indbyggede integrationer
Formularværktøjet har en indbygget forbindelse til CRM'et. Du logger ind én gang (med dine CRM-oplysninger), kobler formularfelterne til CRM-felterne (e-mailfeltet i formularen svarer til e-mailfeltet i CRM'et), og så er du færdig. Indsendelserne begynder at flyde automatisk.
Indbyggede integrationer er hurtige at sætte op og kræver ingen tekniske kundskaber. Ulempen er, at formularværktøjet skal have bygget en bestemt integration til netop dit CRM. Hvis det ikke har, kan du ikke bruge den metode.
Workflow-værktøjer (automatiseringsværktøjer, egne webhooks)
Hvis dit formularværktøj ikke har en indbygget integration til dit CRM, kan du bruge et workflow-værktøj. Automatiseringstjenester lader dig bygge "opskrifter", der siger: "når en formular sendes, opret en kontakt i mit CRM". De kan forbinde næsten to hvilke som helst tjenester.
Fordelen er fleksibilitet. Ulempen er, at du får endnu en tjeneste (de fleste koster penge hver måned), og at du skal kunne lidt om opsætning.
De vigtigste CRM-integrationer og hvordan de virker
Samlede CRM-systemer til marketing
Samlede marketing-CRM'er har indbyggede integrationer til de fleste større formularværktøjer. Koblingen er enkel: log ind, kobl felterne, færdig. Mange har en gavmild gratis udgave, så mange formularværktøjer tilbyder en gratis integration.
Indsendelser løber ind i CRM'et som kontakter. Hvis e-mailadressen allerede findes, opdaterer CRM'et den eksisterende kontakt. Hvis den er ny, opretter CRM'et en ny kontakt.
CRM-systemer til store virksomheder
Integrationer til CRM-systemer til store virksomheder varierer efter dit formularværktøj. Nogle værktøjer har en indbygget integration. Andre har ikke. Hvis dit ikke har, kan workflow-værktøjer koble formularer til CRM'et med lidt opsætning.
Indsendelser løber som regel ind som leads (medmindre du sætter dem til at blive kontakter). Dit salgsteam ser dem med det samme i deres lead-kø.
CRM-systemer til salgsforløb
CRM-systemer til salgsforløb har indbyggede integrationer til nogle formularværktøjer og ikke til andre. Tjek dit formularværktøjs oversigt over integrationer for at se, om dit CRM er med. Hvis det er, er opsætningen som regel ligetil. Hvis ikke, fungerer et workflow-værktøj fint.
CRM'er til salgsforløb behandler som regel formularindsendelser som personer (kontakter). Du kan sætte integrationen til også at oprette handler, hvis du vil (for eksempel "ny formularindsendelse = ny handel med værdien 0 $ i første fase").
Andre systemer (projektværktøjer, arbejdsområder, egne databaser)
Ikke alle systemer hedder CRM, men formulardata skal ofte derhen. Workflow-værktøjer kan koble formularer til næsten alt: projektstyring, databaser, egne programmer og så videre.
Sådan sætter du integration mellem formular og CRM op trin for trin
Trin 1: Tjek, om dit formularværktøj understøtter dit CRM
Log ind i dit formularværktøj og find "integrationer" eller "forbindelser". Se, om dit CRM står på listen. Hvis ja, klik på det. Hvis nej, hop videre til workflow-værktøjer.
Trin 2: Log ind på dit CRM
Klik på knappen for at koble dit CRM til. Du bliver bedt om at logge ind på din CRM-konto og give formularværktøjet tilladelse til at bruge den. Det er sikkert. Du giver bare formularværktøjet lov til at oprette kontakter og opdatere data.
Trin 3: Kobl dine formularfelter til CRM-felterne
Din formular har felter som "navn", "e-mail" og "firma". Dit CRM har kontaktfelter. Du skal fortælle formularværktøjet, hvilket formularfelt der svarer til hvilket CRM-felt. Som regel er det oplagt (formularfeltet "email" svarer til CRM-feltet "email"). Nogle gange skal du være mere præcis (formularfeltet "inquiry_type" svarer til CRM-feltet "lead_source").
Trin 4: Test integrationen
Udfyld din formular og send en testindsendelse. Tjek dit CRM. Dukker der en ny kontakt op? Står dataene i de rigtige felter? Hvis ja, er du færdig. Hvis nej, så tjek koblingen af felter og prøv igen.
Almindelige problemer med integration og hvordan du løser dem
Indsendelser kommer ikke frem til CRM'et
Integrationen kan være blevet afbrudt. CRM-systemer kræver af sikkerhedshensyn, at du logger ind igen med jævne mellemrum. Log ind i dit formularværktøj igen og forbind dit CRM påny. Hjælper det ikke, så afbryd integrationen og sæt den op fra bunden.
Data står i de forkerte felter
Din kobling af felter kan være forkert. Tjek, at formularfelterne er koblet til de rigtige CRM-felter. Nogle gange er problemet, at formularværktøjet og CRM'et bruger forskellige feltnavne. Formularværktøjet kan for eksempel kalde det "phone_number", mens CRM'et kalder det "phone". Du skal koble dem rigtigt.
Der oprettes dubletter af kontakter
Hvis den samme person sender to gange, kan CRM'et oprette to kontakter i stedet for at opdatere én. Det sker, hvis CRM'et ikke kan se, at de to indsendelser kommer fra samme person. Som regel er løsningen at bede CRM'et om at matche på e-mailadresse (hvis e-mailen allerede er en kontakt, så opdater den, ellers opret en ny). De fleste CRM-systemer gør det som standard, men nogle gange skal du sætte det op.
Nogle indsendelser bliver ikke synkroniseret
Hvis visse indsendelser ikke når dit CRM, så tjek, om alle obligatoriske felter er udfyldt. Hvis et felt er obligatorisk i CRM'et, men valgfrit i din formular, og nogen sender uden det felt, bliver indsendelsen ikke synkroniseret. Gør enten feltet obligatorisk i din formular også, eller bed CRM'et om at tillade, at feltet er tomt.
Avanceret integration: betinget synkronisering
Du vil ikke altid have, at alle indsendelser går til CRM'et. Måske har du en kontaktformular og en formular til at bestille en demo. Demobestillinger skal synkroniseres til dit CRM. Indsendelser fra kontaktformularen er måske ikke salgsleads.
Nogle formularværktøjer og workflow-værktøjer lader dig sætte betingelser. For eksempel: "Synkroniser kun til CRM'et, hvis inquiry_type = 'Demo Request'". Så holder du dit CRM rent og sparer dit salgsteam tid, fordi de ikke bliver oversvømmet af indsendelser, der ikke er rigtige leads.
Sådan kobler WEMASY til CRM-systemer
WEMASYs formularer har indbyggede integrationer til populære CRM-systemer. Forbind din CRM-konto med få klik, kobl dine felter, og indsendelserne begynder at synkronisere automatisk. Du kan også sætte betinget synkronisering op, så kun bestemte indsendelser går til dit CRM. Til CRM-systemer, der ikke står på WEMASYs liste over indbyggede integrationer, understøtter WEMASY webhooks og forbindelser til automatiseringsværktøjer.
Se, hvilke CRM-integrationer der er tilgængelige i din WEMASY-konto, eller se prissiden for at se, hvilke funktioner der er med i din plan.