Før du vælger et formularværktøj eller lancerer din første formular, skal du forstå, hvad der sker med de besøgendes data efter indsendelsen. Hvor de ligger. Hvem der kan se dem. Hvordan de er beskyttet. De fleste regner med, at deres formularværktøj klarer det hele automatisk. Det gør det nogle gange. Ofte gør det ikke.
Her ser vi på, hvordan lagring af formulardata faktisk virker, hvilke sikkerhedsfunktioner du bør kræve af et formularværktøj, og hvilke regler der gælder, afhængigt af hvilke oplysninger du samler.
Hvad sikker lagring af formulardata betyder
Sikker lagring af formularer har tre dele: kryptering ved lagring (data er kodet, mens de ligger gemt), kryptering under overførsel (data er kodet på vej til din server) og adgangskontrol (kun de rette personer kan læse dataene).
De fleste formularer klarer kryptering under overførsel godt. Data når sikkert frem til din server. Men så ligger de i en database som almindelig tekst. Enhver, der hacker databasen, eller enhver medarbejder med adgang, som ikke burde have den, kan læse alt. Det er der, sikker lagring svigter.
Kryptering ved lagring og kryptering under overførsel
De beskytter data på hvert sit trin. Du skal forstå forskellen for at vide, hvad du egentlig har.
Kryptering under overførsel
Det er den kryptering, der sker, når data rejser fra den besøgendes browser til din server. Ligger din formular på en HTTPS-side (se efter låsen ved siden af adressen), er kryptering under overførsel slået til. Data er kodet under overførslen.
Kryptering under overførsel er i dag standard. Alle større formularværktøjer, alle betalingssider og alle seriøse hjemmesider bruger HTTPS. Ligger din formular ikke på HTTPS, så ret det først. Det er ikke til forhandling.
Kryptering ved lagring
Det er det, der sker, når data er nået frem til din server og gemt i databasen. Er dataene krypteret i databasen? Eller ligger de som almindelig tekst?
Mange formularværktøjer tilbyder muligheden, men slår den ikke til som standard. Du skal selv slå den til. Nogle tilbyder den slet ikke, især gratis eller billige løsninger. Nævner et formularværktøj ikke kryptering ved lagring i sin sikkerhedsdokumentation, så gå ud fra, at det ikke gør det.
Kryptering ved lagring betyder, at selv hvis nogen får uretmæssig adgang til din database, kan dataene ikke læses uden krypteringsnøglen. Det beskytter dig, hvis din hostingudbyder bliver hacket, hvis en uærlig medarbejder åbner databasen, eller hvis en tredjepart stjæler en kopi af dine data.
Sådan ved du, om dine formulardata er krypteret
Tjek dit formularværktøjs sikkerhedsdokumentation. Se efter formuleringer som "data krypteret ved lagring" eller "end-to-end-kryptering". Står der ikke noget, så skriv til supporten og spørg direkte: "Er formularindsendelser krypteret i jeres database?"
Det fortæller svarene dig:
"Ja, alle data er krypteret som standard." Det er godt. Dine data er beskyttet.
"Kryptering er en funktion i en dyrere plan." Det er et advarselstegn. Kryptering burde være standard. Skal du leve op til regler (GDPR og lignende), skal du måske opgradere eller skifte værktøj.
"Vi krypterer data med branchestandarder som AES-256." Det er rigtig godt. AES-256 er guldstandarden for kryptering.
"Vi krypterer ikke ved lagring, men vi har streng adgangskontrol." Det er ikke nok. Adgangskontrol hjælper, men kryptering er bedre. Selv virksomheder med streng adgangskontrol kan blive hacket.
Adgangskontrol: hvem kan se dine formulardata
Ud over kryptering skal du styre, hvem der kan se dine formularindsendelser. Det gælder både dit eget team og formularværktøjets medarbejdere.
Dit teams adgang
Ikke alle i dit team behøver at se alle indsendelser. En kundeservicemedarbejder bør se de indsendelser, der er tildelt vedkommende. En leder kan se rapporter og oversigter, men ikke den enkelte formulars detaljer. En regnskabsmedarbejder bør aldrig se en indsendelse fra en kontaktformular.
Gode formularværktøjer lader dig give forskellige niveauer af rettigheder. Brug dem. Princippet om mindst mulig adgang betyder, at hver person kun får adgang til det, vedkommende skal bruge i sit arbejde.
Adgang for formularværktøjets medarbejdere
Formularværktøjets medarbejdere kan se dine data. Spørgsmålet er, om de bør. Se efter værktøjer, der:
Har en tydelig privatlivspolitik, der siger, om supportmedarbejdere nogensinde åbner kundedata. Mange værktøjer har en politik om, at de ikke ser kundedata, medmindre du beder dem hjælpe med et problem.
Logger supportens adgang (hvis supporten åbner dine data for at løse en fejl, bliver det logget, og du får besked).
Er SOC 2-certificerede, hvilket betyder, at en tredjepart har bekræftet deres sikkerhedsrutiner.
Opbevaring af data: hvor længe du gemmer formularindsendelser
Du behøver ikke gemme indsendelser for evigt. Beslut, hvor længe du skal bruge data, og slet dem så automatisk.
De fleste virksomheder gemmer indsendelser i et til tre år. Indsendelser fra kontaktformularer kan gemmes i et år (længe nok til mulig opfølgning). Data om salg i webshops skal gemmes i syv år (krav til skat og jura). Data fra spørgeskemaer kan gemmes i et år som grundlag for beslutninger.
Sæt automatisk sletning op, hvis dit formularværktøj kan det. Hvis ikke, så gennemgå og slet gamle indsendelser med jævne mellemrum. Det mindsker også din sikkerhedsrisiko (mindre data betyder mindre, der kan blive afsløret ved et brud).
Tjek de juridiske krav i din branche. Behandler du sundhedsdata, kan du være forpligtet til at gemme dem i bestemte perioder. Behandler du økonomiske data, kan regler bestemme opbevaringen. Er du i tvivl, så spørg en jurist.
Sådan tager du sikkert backup af formulardata
Du bør tage backup af dine formularindsendelser jævnligt. Men backups kan selv være svage punkter i sikkerheden, hvis de ikke håndteres rigtigt.
Tager du backup af dine data (automatisk gennem dit formularværktøj eller manuelt ved eksport), så sørg for, at backups er:
Krypterede: Backups bør krypteres på samme måde som dine levende data.
Gemt sikkert: Gemmer du backups på dine egne servere eller i skylagring, så sørg for, at de er beskyttet med adgangskode og ikke kan åbnes af alle i din organisation.
Adskilt fra det levende miljø: Hvis din hoveddatabase bliver brudt, bør backuppen ikke være det. Gem backups på andre systemer med anden adgangskontrol.
Testede: Test jævnligt, at du faktisk kan gendanne fra dine backups. En backup, der ikke kan gendannes, er værdiløs.
Krav til lagring af formulardata
Afhængigt af hvor dine besøgende befinder sig, og hvilken branche du er i, kan der gælde juridiske krav.
GDPR (borgere i EU)
Samler du data fra borgere i Den Europæiske Union, gælder GDPR. De vigtigste krav: Du skal fortælle folk, hvilke data du samler, hvorfor, og hvordan du holder dem sikre. Du skal gemme dem sikkert. Du skal slette dem, når nogen beder om det. Du må ikke gemme dem længere end nødvendigt for det formål, de blev samlet til.
CCPA (borgere i Californien)
Borgere i Californien har privatlivsrettigheder, når data samles ind. Du skal oplyse, hvilke data der samles, lade folk slette deres data og ikke sælge dem uden tilladelse.
Sundhedsdata
Samler du sundhedsoplysninger, gælder der strenge krav: Data skal krypteres, adgang skal logges, du skal have en plan for at give besked ved databrud, og mere til. Det er ikke valgfrit. Overtrædelser kan give store bøder.
PCI DSS (betalingsdata)
Samler din formular kreditkortoplysninger, kræver PCI DSS bestemte sikkerhedstiltag. De fleste seriøse formularværktøjer gemmer ikke rå kreditkortdata. De bruger tokenisering (der gemmes en henvisningskode i stedet for selve kortnummeret). Spørg dit formularværktøj, om det følger PCI.
Hvad du gør, hvis du har mistanke om et databrud
Opdager du uretmæssig adgang til dine formularindsendelser, så handl hurtigt:
Find omfanget: Hvilke data blev afsløret? Hvor mange poster? Hvilken periode?
Luk hullet: Skift alle adgangskoder med det samme. Nulstil API-nøgler. Træk adgangstokens tilbage. Ret den sårbarhed, der gjorde bruddet muligt.
Giv de berørte besked: Afhængigt af reglerne kan du være forpligtet til at give besked til alle, hvis data blev afsløret. Ofte inden for en kort frist, som afhænger af reglerne.
Dokumentér alt: Gem optegnelser over, hvad der skete, hvornår du opdagede det, og hvad du gjorde. Myndighederne vil gerne se dem.
Sådan sikrer WEMASY formularindsendelser
WEMASY sender formularindsendelser over HTTPS og gemmer dem med adgang knyttet til din konto. Hvis du skal slette indsendelser (efter retten til sletning i GDPR), kan du fjerne dem fra din konto.
Til krav om regler kan du se funktionerne i din plan eller kontakte support. Læs mere om datasikkerhed og privatliv i din WEMASY-konto, eller se siden Priser for at se, hvilke sikkerhedsfunktioner der er med i hver plan.