Alle, der sælger en tjeneste, får den samme e-mail: "Hej, jeg er interesseret i jeres tjenester. Kan I hjælpe mig?"
Hvad er en henvendelsesformular til tjenester?
En henvendelsesformular til tjenester er porten mellem en indkommende interesseret og en salgssamtale. Den samler oplysninger om den interesseredes behov, budget, tidsplan og beslutningskraft, nok til at afgøre, om vedkommende er salgsteamets tid værd.
I modsætning til tilmeldingsformularer til produkter (der prøver at mindske besvær) lægger henvendelsesformularer til tjenester med vilje lidt besvær ind for at sortere dem fra, der ikke passer. Målet er ikke at gøre hver henvendelse til et opkald. Målet er kun at gøre de rigtige henvendelser til opkald, der ender med et salg.
En henvendelsesformular svarer på fire spørgsmål, før salgsteamet bruger tid: Har de brug for det, vi tilbyder? Har de råd til det? Er de klar til at købe? Er den, der udfylder formularen, den, der beslutter?
Problemet: Hvorfor virksomheder, der sælger tjenester, spilder timer på opkald, der ikke giver noget
Den e-mail fortæller dig ingenting. Du ved ikke, om de har brug for dig, har råd til dig eller mener det alvorligt. Så du aftaler et indledende opkald. En time senere går det op for dig, at de bare leder efter gratis rådgivning, eller at deres budget er en fjerdedel af dit mindste projekt.
De bureauer og konsulenter, der lukker over 50 % af deres leads, bruger et andet filter: en henvendelsesformular. Før det indledende opkald svarer de interesserede på 7 til 10 spørgsmål, der viser, om de bare kigger, ikke passer til dig eller er virkelig kvalificerede. Den lille formular sparer timer og får salgsteamet til at fokusere på dem, der er værd at gå efter.
Her ser vi på, hvordan du bygger henvendelsesformularer, der sorterer, hvilke spørgsmål der egentlig betyder noget, og hvordan du bruger formularen til at dele leads op, så du ikke spilder tid på de forkerte samtaler.
Hvorfor virksomheder, der sælger tjenester, taber aftaler, før de begynder (og hvordan henvendelsesformularer løser det)
Virksomheder, der sælger tjenester (bureauer, konsulenter, freelancere), får leads fra flere kilder: formularer på hjemmesiden, e-mails, anbefalinger og henvendelser på sociale netværk. Problemet er, at 80 % af de leads ikke er kvalificerede til en salgssamtale. De er:
Dem, der bare kigger. De er nysgerrige, ikke forpligtede. De har en løs idé om, at de måske har brug for hjælp, men intet budget, ingen tidsplan og ingen beslutningskraft. Femten minutter inde i et indledende opkald opdager du, at de bare samler information.
Dem, der ikke passer. Deres behov ligger uden for din ekspertise. De vil have en webdesigner, men du laver kun branding. Eller de vil have et enkeltstående projekt, og du tager kun kunder på løbende aftale. Eller de er i en branche, du med vilje ikke arbejder for.
Dem uden budget. De tror, din tjeneste er en standardvare, der skal koste 500 USD. Dit minimum er 5.000 USD. Der er ingen enighed og ingen grund til at fortsætte.
Dem uden beslutningskraft. Den, der udfylder formularen, kan ikke godkende budgettet. Det er en projektleder, der spørger på vegne af ledelsen. Det trækker salgsforløbet ud fra 2 uger til 3 måneder.
Henvendelsesformularen løser problemet ved at stille spørgsmål først, der viser den interesseredes kvalifikation, før du bruger en time på et opkald. Formularen svarer på: Mener de det alvorligt? Har de råd? Passer det til det, vi laver? Er de beslutningstageren?
Når svarene er ja, ja, ja og ja, aftaler du opkaldet. Når de er nej, sender du en høflig afvisning. Du sparer 10 til 15 timer om måneden, som ellers blev spildt på opkald, der ikke gav noget.
De fem typer leads til tjenester (og hvad hver type har brug for)
Ikke alle henvendelser er ens. Når du forstår de fem typer leads, der kommer gennem din formular, kan du dele dem op, sende dem videre og svare rigtigt:
Type 1: Dem, der bare kigger. De er oprigtigt interesserede, men ikke forpligtede. De er tidligt i deres research. De har ikke sat budget eller tidsplan af endnu. De sammenligner stadig muligheder og vil "bare høre mere".
Svar: Send dem nyttigt indhold i stedet for at aftale et opkald. Send en e-mail med en case, en guide eller et webinar. Skriv til dem: "Vi svarer gerne på spørgsmål. Her er noget gratis materiale, så du kan vurdere, om vi passer til dig. Skriv til os, når du er klar til at gå videre." Det sparer dit salgsteams tid og flytter dem kun til et opkald, hvis de rent faktisk forpligter sig.
Type 2: Passer ikke (forkert tjeneste). De har klare behov og budget. Problemet er, at behovene ikke passer til det, du tilbyder. De vil have én ting, og du leverer kun den sammen med et dusin andre ting i din pakke.
Svar: Vær ærlig fra start. Skriv til dem: "Dit projekt ligger uden for vores ekspertise, men her er en, jeg anbefaler." En anbefaling koster dig ingenting og skaber goodwill. Book ikke et opkald i håb om at sælge dem tjenester, de ikke har brug for. Det skader dit brand.
Type 3: Passer ikke (forkert størrelse eller type). De har brug for hjælp, men omfanget er for lille (de vil have et enkeltstående projekt, og du tager kun løbende aftaler) eller for stort (de har brug for 6 måneders arbejde, og du laver kun forløb på 4 uger). Opbygningen passer ikke sammen.
Svar: Anerkend, at det ikke passer, i din e-mail. "Dit omfang lyder som en enkeltstående opgave, og vi arbejder bedst i løbende aftaler. Derfor [forklar din model]. Hvis du får brug for løbende hjælp, er vi her." Det sætter forventninger og forhindrer et samarbejde, der går galt.
Type 4: Passer ikke (intet rigtigt budget). De er interesserede, men der er ikke sat budget af. De prøver at finde noget "billigt". Når du siger 10.000 USD, og de siger "Det er langt mere, end jeg regnede med", ved du, at du lige har spildt et opkald.
Svar: Nævn din cirkapris i henvendelsesformularen eller i dit svar på e-mailen. "Projekter i dit omfang ligger typisk på 5.000 til 15.000 USD, afhængigt af hvor indviklet det er. Passer det til dit budget?" Hvis det ikke gør, så tag ikke opkaldet. Hvis det gør, så fortsæt.
Type 5: Virkelig kvalificeret (klar til at købe). De har et klart behov, afsat budget, en defineret tidsplan og beslutningskraft. De sammenligner muligheder og er klar til at handle hurtigt.
Svar: Book det indledende opkald med det samme. Det er din eneste værdifulde kategori af leads.
En godt lavet henvendelsesformular viser, hvilken type hver lead er, før du bruger tid på et opkald. Det er hele pointen: at sortere, så du kun bruger salgstid på leads af type 5.
Sådan bygger du en henvendelsesformular, der rent faktisk sorterer leads
Del 1: Grundoplysninger og projektets omfang (5 felter).
Navn og e-mail (obligatorisk)
Virksomhedens navn (obligatorisk)
"Hvilke tjenester er du interesseret i?" (rulleliste med dine tjenester)
"Beskriv dit projekt i 1 til 2 sætninger" (kort tekstfelt)
"Hvad er dit vigtigste mål med projektet?" (obligatorisk)
Den del viser, om de er i dit felt. Passer deres "vigtigste mål" ikke til dine tjenester, ved du allerede, at det ikke er en match.
Del 2: Tidsplan og budget (3 felter).
"Hvornår skal det være færdigt?" (rulleliste: Hurtigst muligt, 1 til 3 måneder, 3 til 6 måneder, fleksibelt)
"Hvad er dit budgetinterval?" (obligatorisk rulleliste: 1.000 til 5.000 USD, 5.000 til 15.000 USD, 15.000 til 50.000 USD, over 50.000 USD, Ikke besluttet endnu)
"Hvem tager den endelige beslutning om budgettet?" (rulleliste: Mig, Min leder, Direktionen, Skal have godkendelse først)
Den del viser, om de har budget og beslutningskraft. "Skal have godkendelse først" er et gult flag: Samtalen tager 3 gange så lang tid. "Ikke besluttet endnu" betyder, at de ikke er klar.
Del 3: Spørgsmål, der sorterer (3 til 4 felter).
"Har du arbejdet med et bureau som vores før?" (ja/nej)
"Hvad er den største udfordring, du prøver at løse?" (kort tekstfelt)
"Er der andet, vi bør vide?" (valgfrit tekstfelt)
De viser, om de forstår, hvad de beder om, og om de har rigtige problemer eller bare kigger rundt.
Trin 4: Lav en logik, der sender leads videre ud fra svarene.
Ud fra svarene sender du automatisk leadet videre:
KVALIFICERET (book et opkald med det samme): Budgettet er i dit interval + Tidsplanen er defineret + Beslutningstageren er "Mig" eller "Min leder" + Målet passer til dine tjenester
VARM (send materiale og følg op om 2 uger): Interesseret + Budgettet er "ikke besluttet endnu" + Tidlig tidsplan (3 til 6 måneder)
PASSER IKKE (send en høflig afvisning): Budgettet ligger langt under eller over dit interval, eller tjenesterne passer ikke til det, du tilbyder
Den automatisering betyder, at dit salgsteam aldrig ser leads, der ikke er kvalificerede. De ser kun rigtige interesserede og sparer timer hver uge.
Gode råd til henvendelsesformularer
Råd 1: Gør budget til et obligatorisk felt. Gør det ikke valgfrit. Nogle springer det over for at "undgå at se billige ud", men du har brug for at vide det. Lav intervallerne brede (1.000 til 5.000 USD, 5.000 til 15.000 USD og så videre), så ingen føler sig dømt. Men kræv, at de vælger noget.
Råd 2: Spørg til deres største udfordring, ikke til en almindelig beskrivelse. "Beskriv dit projekt" er uklart. "Hvad er den største udfordring, du prøver at løse?" kommer ind til det rigtige problem. Det viser, om de har tænkt grundigt over deres behov eller bare er løst interesserede.
Råd 3: Bekræft beslutningskraften direkte. Gå ikke ud fra, at den, der udfylder formularen, kan sige ja til projektet. Spørg: "Hvem tager den endelige beslutning om budgettet?" Er det ikke dem selv eller deres nærmeste leder, bliver salgsforløbet meget længere.
Råd 4: Hold formularen under 10 felter. Længere formularer føles som lektier. De, der køber tjenester, forventer en let start, ikke et spørgeskema med 20 spørgsmål. Otte felter er ideelt.
Råd 5: Vis forskellige næste skridt efter indsendelsen, alt efter kvalifikation. Send ikke alle den samme besked "Tak for din henvendelse, en kontakter dig". I stedet:
KVALIFICEREDE LEADS: "Vi glæder os til at se på det her sammen med dig. Din faste kontaktperson, [Navn], skriver til dig i morgen klokken 9 for at aftale jeres første opkald."
VARME LEADS: "Din tidsplan ligger lidt tidligt for os lige nu, men vi kan godt lide din idé. Her er noget materiale, der kan hjælpe dig med at forberede næste kvartal. Vi tager kontakt om 4 uger for at høre, om du er klar til at gå videre."
PASSER IKKE: "Tak, fordi du skrev til os. Dine behov lyder som [kategori], og vi vil anbefale [konkret anbefaling]. Vi fokuserer på [din specialisering]. Held og lykke med dit projekt."
Det viser professionalisme og sætter de rette forventninger med det samme.
Sådan måler du, om henvendelsesformularen virker
Andel kvalificerede. Hvor stor en del af indsendelserne er faktisk kvalificerede (opfylder dine krav til budget, tidsplan og match på tjeneste)? (Mål: 40 til 60 %. Branchens gennemsnit: 20 til 30 %). Er den under 30 %, trækker dit budskab eller din målretning forkerte folk til. Ret teksten på din hjemmeside, så den afviser dem, der ikke passer, og tiltrækker dem, der gør.
Udfyldelsesrate. Hvor stor en del af dem, der begynder på formularen, sender den faktisk? (Mål: 60 % eller mere. Branchens gennemsnit: 40 %). Er den under 40 %, er formularen for lang eller uklar. Skær felter ned, eller gør spørgsmålene tydeligere.
Pris pr. kvalificeret lead. Hvis du kører annoncer til formularen, hvor meget betaler du pr. kvalificeret indsendelse? (Mål: afhænger af tjenesten, men bør være lav nok til, at få kvalificerede leads dækker annoncebudgettet). Er den over en rimelig grænse, så skriv formularen om, så den sorterer bedre, eller ændr din målretning.
Andel, der bliver til salg. Hvor stor en del af de kvalificerede indsendelser bliver faktisk til kunder? (Mål: 40 til 60 % for virkelig kvalificerede leads. Branchens gennemsnit: 20 %). Er den under 30 %, følger dit salgsteam måske ikke hurtigt eller grundigt nok op. Er den over 60 %, kan du faktisk sætte priserne ned, for du får næsten alle, der kommer ind, til at sige ja.
Opsamling: Hvad gør henvendelsesformularer til tjenester anderledes
Henvendelsesformularer til tjenester handler ikke om at være venlig mod alle henvendelser. De handler om at sortere dem fra, der passer til dit tilbud og har budget og tidsplan til at gå videre. Formularen sparer dit team for at spilde 10 timer eller mere om ugen på samtaler, der aldrig ville ende med et salg.
De bedste bureauer stiller svære spørgsmål først. Formularen er måske kortere end et indledende opkald, men den sorterer 70 % af de indkommende leads fra, før nogens tid er spildt. De 30 %, der er tilbage, er varme interesserede.