Du indsamler formulardata af en grund. Du skal analysere dem, dele dem med dit team, importere dem i et andet system eller bruge dem til at træffe beslutninger. Men hvis dataene sidder låst i dit formularværktøjs dashboard, kan du ikke gøre noget af det. Data, du ikke kan få adgang til, er data, du ikke bruger.
Denne artikel gennemgår alle de forskellige måder at få adgang til dine afsendelser, hvilken metode der passer bedst i forskellige situationer, og hvad du skal kigge efter i et formularværktøj, der faktisk lader dig eje dine data.
Hvorfor du skal have adgang til dine formulardata
Formulardata har kun værdi, når du kan bruge dem. Måske skal du lige nu:
Analysere alle afsendelser i et regneark for at finde mønstre (hvilke sider giver flest kvalificerede kontakter, hvilke spørgsmål får ufuldstændige svar). Dele detaljer om afsendelser med dit team i realtid (salgsteamet skal se nye kontakter med det samme). Arkivere afsendelser til regler eller juridiske optegnelser. Flytte data til et andet system (dit CRM-system, et datalager eller et eget program). Tage backup af dine data som en sikkerhedsforanstaltning. Opdele eller filtrere afsendelser (vis mig kun kontakter med høj prioritet). Følge tal over tid (hvor mange kontakter om ugen, konvertering og så videre).
Hvis dit formularværktøj gør det svært eller umuligt at få adgang til dataene, kunne dataene lige så godt ikke findes. Du indsamlede dem, men kan ikke bruge dem. Et formularværktøj, der låser dine data inde, er et værktøj med for meget magt over din virksomhed.
CSV-eksport: den mest almindelige måde at få adgang til data
CSV (kommaseparerede værdier) er det universelle dataformat. Næsten alle værktøjer kan læse det. Næsten alle formularværktøjer kan lave det. Her er, hvad du skal vide.
Sådan virker CSV-eksport
Du logger ind i dit formularværktøj, vælger en formular, klikker "eksportér" og vælger et tidsrum eller bestemte afsendelser. Værktøjet pakker alle dataene i en CSV-fil og henter den til din computer. Åbn den i et regneark som Excel eller Google Sheets. Hver række er en afsendelse. Hver kolonne er et felt.
Det er enkelt, og det virker for de fleste.
Begrænsninger ved CSV-eksport
CSV-eksport er nyttig, men har begrænsninger:
Et øjebliksbillede: Når du eksporterer, får du de afsendelser, der fandtes i det øjeblik. Du skal eksportere igen for at få nye. Der er ingen "automatisk synkronisering" eller "hold dette regneark opdateret".
Meget store filer: Har du tusindvis af afsendelser, kan CSV-filen blive enorm (filer på 10 MB sinker regneark). Nogle regnearksprogrammer har svært ved så store filer.
Store tekstfelter: Hvis din formular har et tekstområde, hvor folk skriver længere svar, kan de ødelægge formatet i CSV-filen eller lave rækker, der er svære at læse i et regneark.
Ingen trinvise opdateringer: Du kan ikke eksportere "giv mig kun afsendelserne fra de sidste 24 timer siden min sidste eksport". Du eksporterer alt hver gang.
Slettede afsendelser: Når du har eksporteret, ligger en afsendelse, der bliver slettet (for eksempel på grund af retten til sletning efter GDPR), stadig i din gamle eksportfil. At holde din CSV-fil opdateret med dine rigtige data kræver manuelt arbejde.
Hvornår CSV-eksport er det rette valg
Brug CSV-eksport, når du har brug for et øjebliksbillede en enkelt gang eller af og til adgang til dine data. Det virker til:
Månedlige eller ugentlige gennemgange af data. At dele data med nogen, der skal bruge dem én gang, ikke hele tiden. At tage backup af dine data manuelt. At lave analyse i et regneark, som du ikke skal gentage hver dag.
Automatiske dashboards til rapporter
Mere avancerede formularværktøjer har indbyggede rapporter. I stedet for at eksportere til et regneark ser du rapporter i realtid i formularens dashboard.
Hvad dashboards til rapporter indeholder
Almindelige tal: antal afsendelser over tid, afsendelsesrate (hvor mange om dagen eller ugen), gennemførelse (hvor mange der begynder mod hvor mange der gør færdig), data pr. felt (de mest almindelige svar på et spørgsmål med flere valg), data om geografi (hvis du indsamlede oplysninger om sted), fordeling på enheder (hvor mange sendte fra mobil mod computer).
Fordele ved indbyggede rapporter
Data i realtid (altid aktuelle). Ingen manuel eksport. Diagrammer og grafer, der er lettere at forstå end rå CSV. Filtrerede visninger (vis mig kun afsendelser fra sidste uge). Nogle værktøjer kan advare dig, hvis afsendelsesraten falder uventet.
Begrænsninger ved indbyggede rapporter
Du er begrænset til de rapporter, værktøjet tilbyder. Hvis du har brug for en særlig analyse, kan du ikke lave den. Avanceret analyse er som regel kun mulig med CSV-eksport eller adgang via API.
Adgang via API: til udviklere og integrationer
Et API (programmeringsgrænseflade) lader dig hente dine formulardata med kode. I stedet for at hente en fil manuelt spørger din egen kode formularværktøjet "giv mig alle afsendelser fra denne dato", og formularværktøjet svarer med dataene i et struktureret format (som regel JSON).
Hvornår adgang via API betyder noget
Brug API, når du har brug for:
Synkronisering i realtid: Flyt automatisk nye afsendelser fra din formular til en database eller et datalager i det øjeblik, de kommer.
Egne integrationer: Byg et eget værktøj, der skal have adgang til formulardata. Adgang via API lader dig hente dataene med kode i stedet for at eksportere manuelt.
Trinvise opdateringer: Bed API'et om "kun afsendelserne fra den sidste time" i stedet for at hente alt hver gang.
Komplekse forløb: Udløs handlinger automatisk ud fra formularafsendelser (når nogen sender, så send dem til et andet system, tjek dem mod en database og så videre).
Sådan virker API'er i formularværktøjer
De fleste API'er bruger REST (representational state transfer) eller webhooks. Med REST sender din kode HTTP-forespørgsler til formularværktøjet og beder om data. Med webhooks sender formularværktøjet automatisk data til dine systemer, når afsendelser kommer.
Begge kræver godkendelse til API'et (du giver adgangsoplysninger, så formularværktøjet ved, at det virkelig er dig, der beder om data). De fleste API'er har grænser for antal kald (du kan ikke bede om data mere end X gange pr. sekund) for at forebygge misbrug.
Tekniske krav til adgang via API
Brug af et API kræver en udvikler eller nogen, der er fortrolig med kode. Er du ikke teknisk, er adgang via API ikke nyttig for dig. Men har du tekniske ressourcer, er det stærkt.
Pris for adgang via API
Mange formularværktøjer har adgang via API med gratis. Nogle tager ekstra betaling. Nogle har kun begrænset adgang via API i de billigste planer. Før du vælger et formularværktøj, så tjek, om adgang via API er med i din plan.
Webhooks: send data videre til andre systemer
En webhook er en form for API, hvor formularværktøjet sender data til dig automatisk, i stedet for at du beder om dem. Når nogen sender en formular, sender værktøjet dataene til en URL, du har angivet.
Sådan virker webhooks
Du giver formularværktøjet en URL (et endepunkt på din server eller i en tjeneste til automatisering fra en tredjepart). Hver gang nogen sender en formular, sender formularværktøjet afsendelsens data til den URL automatisk.
Sådan virker integrationer til formularer. Når du forbinder din formular til et CRM-system, bruger formularværktøjet webhooks til automatisk at sende hver afsendelse til CRM-systemet.
Fordele ved webhooks
Automatisk (ingen gentagne forespørgsler, ingen "tjek for opdateringer"). Realtid (data sendes med det samme). Mindre datatrafik (du henter ikke store filer). Integrationer er lette at sætte op, hvis både formularværktøjet og det modtagende system understøtter webhooks.
Begrænsninger ved webhooks
Du kan ikke hente historiske data gennem en webhook (den sender kun nye afsendelser fremover). Hvis det modtagende system er nede, når webhooken prøver at levere, kan afsendelsen gå tabt. Du skal have et pålideligt endepunkt til at modtage dataene.
Dataportabilitet: at eje dine data
De bedste formularværktøjer gør det let at få alle dine data ud. Tjek, om dit værktøj:
Tillader CSV-eksport af alle afsendelser (ikke kun de nyeste). Giver adgang via API til at hente data med kode. Har funktioner til at eksportere alt (hent alle data fra al tid på én gang). Ikke begrænser kunstigt, hvor mange data du kan eksportere. Har tydelig dokumentation for, hvordan du får adgang til dine data.
Hvis dit formularværktøj gør nogen af dem svære, er du låst fast. Et værktøj, der låser dig fast med dine data, er et værktøj med for meget magt over din virksomhed.
Sådan vælger du mellem metoder til eksport
Forskellige situationer kræver forskellige metoder:
Hurtig analyse en enkelt gang: Brug CSV-eksport. Log ind, eksportér, åbn i et regneark, færdig på få minutter.
Regelmæssige rapporter: Brug indbyggede dashboards, hvis de findes, eller sæt adgang via API op til automatiske rapporter.
Integration med et datalager: Brug API eller webhooks til automatisk at synkronisere nye afsendelser til dit datalager.
Arkivering efter regler: Brug eksport af hele CSV-filen til at tage backup af alle afsendelser til juridiske optegnelser.
Flytning til et andet system: Hvis du skifter formularværktøj, så brug API eller eksport af alt til at flytte alle dine data til det nye værktøj.
Sådan håndterer WEMASY adgang til formulardata
WEMASY tillader CSV-eksport af alle afsendelser for et hvilket som helst tidsrum. Eksporten indeholder alle felter og alle egne data. Du kan også se afsendelser i dashboardet med visninger i realtid af antal afsendelser, svar pr. felt og udvikling. WEMASY understøtter også webhooks, så du kan sætte automatiseringer op, der automatisk sender afsendelser til eksterne systemer. Til tekniske integrationer er adgang via API tilgængelig afhængigt af din plan. Gå ind på din WEMASY-konto for at eksportere data, eller se siden med priser for at se, hvilke funktioner til adgang til data der er med i din plan.