Et arrangement har plads til 500. De vil sælge 400 billetter, og 600 er interesserede. Men kun 250 tilmelder sig. Hvorfor? Tilmeldingsformularen spørger om: navn, e-mail, telefon, kostrestriktioner, størrelse på t-shirt, virksomhed, jobtitel, profil på et socialt netværk, kostpræferencer, særlige hensyn og en spørgeundersøgelse med 3 felter om arrangementet. Formularen tager 10 minutter. Ved felt 5 er halvdelen gået.
De arrangører, der får 70 % eller mere fra tilmelding til billet, bruger minimale formularer: navn, e-mail, billettype. To minutter. Alt andet, kostoplysninger, særlige hensyn, spørgeundersøgelse efter arrangementet, indsamles efter tilmeldingen i separate formularer eller mails.
Her kan du læse, hvordan du designer tilmeldingsformularer til arrangementer, der mindsker besvær, giver flere billetsalg og gør deltagerne klar til dit arrangement.
Hvad er en tilmeldingsformular til et arrangement?
En tilmeldingsformular til et arrangement er det sidste trin mellem en interesseret persons lyst til at deltage og en bekræftet billet. I modsætning til formularer i forretningen, der skal indsamle så mange oplysninger som muligt, skal formularer til arrangementer afveje data til billetsalg (navn, e-mail, billettype) mod logistik for deltagerne (kostrestriktioner, særlige hensyn, vejledning om ankomst).
Formularen har to job: (1) sælge billetten hurtigt, før deltageren mister interessen, og (2) indsamle nok oplysninger til, at deltagerne er klar (så de møder forberedt op). En formular, der er for lang, slår billetsalget ihjel. En formular, der indsamler for lidt, skaber kaos i logistikken (udeblivelser, misforståelser, lokaler der ikke er klar).
Løsningen er i to faser: en minimal formular ved tilmeldingen (navn, e-mail, billettype, betaling) og derefter en mail uger før arrangementet, der indsamler kostrestriktioner, særlige behov, ønsker til parkering og logistik før arrangementet. Skil salget fra forberedelsen.
Hvorfor tilmeldingsformularer til arrangementer får folk til at droppe ud før købet
En deltager er begejstret for dit arrangement. Hun fandt det på nettet, læste beskrivelsen og besluttede at tilmelde sig. Men så møder hun en formular, der føles som lektier. Efter felt 5 tænker hun "Det er for meget besvær" og lukker fanen.
Problem 1: Formularen spørger om oplysninger, der ikke har med billetsalg at gøre. Navn, e-mail og billettype er nødvendige. Virksomhed, jobtitel, profil på et socialt netværk og kostpræferencer er rare at have, men bør komme senere. Hvis du spørger om alt på én gang, tager tilmeldingen mere end 5 minutter længere.
Problem 2: Prisen er uklar til kassen. En deltager begynder på formularen og går ud fra, at billetten koster $50 ud fra hjemmesiden. I trin 5 opdager hun et gebyr for behandling på $20, et servicegebyr på $10 og skat. Nu er det $80. Overraskelsen får hende til at droppe ud.
Problem 3: Ingen bekræftelse af, hvad de har købt. De sender betalingen og ser en bekræftelsesside, der er uklar. Hvornår er arrangementet? Hvad er adressen? Skal de printe noget eller bare tage legitimation med? Uklarhed skaber uro.
Problem 4: Ingen opfølgning før arrangementet. De tilmeldte sig for to måneder siden. En uge før arrangementet har de ikke fået en påmindelse, en vejledning eller oplysninger om parkering. De har glemt det eller ved ikke, hvordan de skal forberede sig. Mange udebliver.
Sådan bygger arrangører med høj konvertering deres tilmeldingsformularer op
Designprincip 1: Vis billettyper og priser fra start, før nogen formular.
Få ikke deltagerne til at udfylde en formular for at se priser. Vis på landingpagen:
"Early bird: $35 pr. person (til 15. marts)
Almindelig adgang: $49 pr. person
VIP: $99 pr. person [Inkluderer middag og møde med oplægsholderne]"
Deltageren klikker på sin billettype og ser derefter tilmeldingsformularen. Hun kender prisen og ved, hvad hun køber.
Designprincip 2: Indsaml kun navn og e-mail ved tilmeldingen.
Påkrævede felter:
Fulde navn
E-mailadresse
Billettype (valgt på forhånd ud fra det, de klikkede på)
Valgfrit:
"Har du kostrestriktioner eller særlige hensyn?" (ét tekstfelt, ikke en spørgeundersøgelse med 10 spørgsmål)
Det er alt. Alt andet kommer efter tilmeldingen.
Designprincip 3: Vis de samlede omkostninger før betaling, inklusive gebyrer.
Efter navn og e-mail viser du en opsummering:
"Billet: Almindelig adgang - $49
Gebyr for behandling: $2
Skat: $4,08
I ALT: $55,08
[Gå til betaling]"
Ingen overraskelser i kassen. De ved præcis, hvad de betaler.
Designprincip 4: Send oplysninger om arrangementet med det samme efter tilmeldingen.
Inden for 2 minutter sender du en mail med:
Bekræftelse og kvittering
Dato, tidspunkt og adresse for arrangementet
Oplysninger om parkering og transport
Hvad de skal tage med (bekræftelse af billet, legitimation osv.)
Program for arrangementet (dagsorden, navne på oplægsholdere osv.)
Kontaktoplysninger og link til ofte stillede spørgsmål
Den mail forhindrer spørgsmål som "Hvor var det nu?"
Designprincip 5: Send påmindelser 1 uge og 1 dag før.
Dag -7: "Dit arrangement er i næste uge. Det skal du vide." (program, oplægsholdere, påmindelse om parkering)
Dag -1: "Arrangementet er i morgen! Vi ses kl. [tid] på [adresse]. Spørgsmål? Ring på [nummer]."
Påmindelser mindsker udeblivelser med 20-40 %.
Sådan bygger du en tilmeldingsformular til et arrangement (trin for trin)
Trin 1: Vis billettyper og priser på landingpagen (endnu ingen formular).
Vis billetmuligheder som kort, der kan klikkes på, med priser og beskrivelser. Et klik på en billettype åbner tilmeldingsformularen med den billet valgt på forhånd.
Trin 2: Lav en formular på én side med få felter.
Fulde navn (påkrævet)
E-mail (påkrævet)
Kostrestriktioner eller særlige hensyn (valgfrit tekstfelt)
Det er alt. Én side, under 2 minutter at udfylde.
Trin 3: Vis ordreoversigt før betaling.
Når de har indtastet navn og e-mail, viser du en oversigt med billettype, pris, gebyrer og i alt. Det er deres sidste chance for at skifte billettype eller stoppe, før de betaler.
Trin 4: Behandl betalingen sikkert.
Brug en kendt betalingsudbyder. Vis logoer, så de ved, at det er sikkert.
Trin 5: Send en bekræftelsesmail inden for 2 minutter med oplysninger om arrangementet.
Den skal svare på: Hvornår? Hvor? Hvad skal jeg tage med? Hvordan forbereder jeg mig?
Trin 6: Send to påmindelser på mail (1 uge og 1 dag før).
De kan være enkle: "Dit arrangement nærmer sig. Vi ses på [sted] den [dato] kl. [tid]."
Avancerede greb: mersalg, færre udeblivelser og kontakt efter arrangementet
Greb 1: Mersalg i bekræftelsesmailen. Når de har tilmeldt sig med almindelig adgang, så tilbyd: "Interesseret i VIP? Opgradér for kun +$50 og få middag og møde med oplægsholderne. [Opgradér nu]"
Greb 2: Early bird-priser for at få tidlige tilmeldinger. "Tilmeld dig inden 15. marts for $35. Derefter $49." Det skaber hast og trækker tilmeldinger frem.
Greb 3: Rabat til grupper. "Tilmeld 5 eller flere og få 10 % rabat på hver billet." Det opmuntrer til anbefalinger fra mund til mund og større grupper.
Greb 4: Mindsk udeblivelser med påmindelser på dagen. Send en sms eller mail 2 timer før: "Arrangementet starter kl. 18 på [adresse]. Vi ses snart!" Det får folk i gang.
Greb 5: Spørgeundersøgelse efter arrangementet. Efter arrangementet sender du en undersøgelse med 2 spørgsmål: "Hvordan var det? (vurdering med 5 stjerner)" og "Hvad vil du gerne se næste gang?" Det skaber goodwill og giver viden til fremtidige arrangementer.
Mål, hvordan tilmeldingsformularen klarer sig
Konverteringsrate for tilmelding (fra begyndt formular til købt billet). Hvor mange procent af dem, der begynder på tilmeldingen, gennemfører og betaler? (Mål: 70-85 %). Hvis det er under 60 %, er formularen for lang, eller prisen er uklar. Test at gøre den enklere eller vise prisen fra start.
Rate for udeblivelser (tilmeldte, der ikke møder op). Hvor mange procent af de tilmeldte deltager faktisk? (Mål: 85-95 %). Hvis det er under 80 %, så send flere påmindelser eller kræv bekræftelse af billetten (vis en stregkode ved ankomst).
Gennemsnitlig indtægt pr. deltager. Samlet billetsalg ÷ antal deltagere. (Mål: jo højere, jo bedre). Hvis den er lav, så test mersalg af VIP-billetter eller tilvalg (merchandise, fotos osv.).
Rate for tidlig tilmelding (tilmeldt inden fristen eller 1 måned før). Hvor mange procent tilmelder sig tidligt? (Mål: 60 % eller mere). Tidlig tilmelding hjælper med planlægningen. Hvis den er lav, så lav priser til early bird for at motivere.
Opsamling: Hvad gør tilmeldingsformularer til arrangementer anderledes
Tilmeldingsformularer til arrangementer handler om hastighed og tydelighed. Deltagerne er begejstrede, men utålmodige. De vil tilmelde sig på 2 minutter og ikke 10. En minimal formular, tydelige priser, bekræftelse med det samme og nyttige påmindelser. Det mindsker besvær, giver flere billetsalg og øger fremmødet.