Sådan skriver du privatlivspolitik og samtykketekst til formularer

Se på en hvilken som helst privatlivspolitik på nettet, og du finder tætte mure af juridisk fagsprog, umulige sætninger og ord, ingen bruger i en almindelig samtale. Du ruller og ruller og venter på noget i et sprog, du forstår. De fleste besøgende giver op og accepterer vilkårene uden at læse et ord, fordi de ikke kan forstå, hvad de læser.

Men det her er det, der faktisk betyder noget. Dine besøgende skal forstå, hvad du gør med deres data. Loven kræver, at du fortæller det. God skrivning (tydelig, ligefrem skrivning) er det, der får folk til at læse og forstå i stedet for bare at klikke "Jeg accepterer" uden at vide, hvad de lige har accepteret.

At skrive privatlivspolitik og samtykketekst er en balance mellem juridisk præcision og reel tydelighed. Her kan du læse, hvordan du opbygger oplysninger om privatliv, så de opfylder lovkravene og stadig er til at forstå for rigtige mennesker.

Det lærer du: Hvordan du opbygger en privatlivspolitik, hvordan du skriver afkrydsningsfelter til samtykke, der opfylder lovkravene, hvordan du gør juridisk sprog tydeligt uden at miste præcisionen, og hvordan du holder oplysninger om privatliv opdaterede.

Opbygningen af en privatlivspolitik

En komplet privatlivspolitik bør have disse dele:

Hvilke data vi indsamler

List de kategorier af oplysninger, du indsamler fra formularer og andre kilder. Vær konkret.

Godt: "Vi indsamler: navne, mailadresser, telefonnumre, postadresser, firmanavne, jobtitler og kontooplysninger fra kontaktformularer og oprettelse af konti."

Uklart: "Vi indsamler personoplysninger."

Nævn også data, som ikke er oplagte. Mange privatlivspolitikker glemmer at nævne data til analytics (IP-adresser, besøgte sider, tid brugt) eller cookies. Det tæller som personoplysninger.

Hvorfor vi indsamler dem (retsgrundlaget)

Forklar grunden til hver type indsamling af data. GDPR kræver det, CCPA forventer det.

• "E-mail indsamles, så vi kan svare på din forespørgsel"
• "Telefonnummer indsamles, så vi kan kontakte dig om din ordre"
• "Samtykke til markedsføring indsamles, så vi kan sende dig tilbud på mail, hvis du vælger at modtage dem"
• "Data til analytics indsamles, så vi kan se, hvordan besøgende bruger vores hjemmeside"

Knyt hver enkelt oplysning til et konkret formål. Indsaml ikke data med en uklar begrundelse.

Hvor længe vi gemmer dem

Angiv, hvor længe du gemmer dem. Forskellige typer data kan have forskellig opbevaringstid.

Eksempel:

• "Henvendelser fra kontaktformularer gemmes i 6 måneder, medmindre du beder os slette dem"
• "Hvis du køber hos os, gemmer vi dine ordredata i 7 år til skattemæssige og juridiske formål og sletter dem derefter"
• "Hvis du afmelder markedsføringsmails, beholder vi din mailadresse på vores liste over folk, vi ikke må kontakte, uden tidsbegrænsning, så vi ikke skriver til dig igen"
• "Data til analytics gemmes i 14 måneder og slettes derefter automatisk"

Hvem der har adgang til dine data

Fortæl de besøgende, hvem der kan se deres oplysninger:

• Dine medarbejdere, der skal bruge dem for at udføre deres arbejde
• Tredjepartstjenester (mailtjeneste, betalingsudbyder, analytics-platform)
• Om du sælger eller deler data med andre virksomheder

Hvis du bruger tredjepartstjenester, så nævn dem og forklar hvorfor.

Eksempel: "Vi bruger [e-mailtjeneste] til at sende markedsføringsmails. Din mailadresse gemmes i deres system, som er beskyttet af deres privatlivspolitik."

De besøgendes rettigheder

Forklar, hvilke muligheder folk har:

• De kan afmelde markedsføringsmails
• De kan bede om en kopi af deres data
• De kan bede dig slette deres data
• De kan rette forkerte oplysninger

Giv en måde at bruge hver rettighed på. Ved afmelding skal du tage et link eller en mailadresse med. Ved sletning af data skal du forklare, hvordan de beder om det.

Kontaktoplysninger

Tag en mailadresse eller en adresse med, hvor de besøgende kan kontakte dig med spørgsmål eller anmodninger om privatliv.

Sådan skriver du tydelig samtykketekst

Afkrydsningsfelter til samtykke er det sted, hvor besøgende træffer valg om, hvordan deres data bruges. Sproget skal være så tydeligt, at nogen uden en juridisk uddannelse forstår, hvad de siger ja til.

Dårlig samtykketekst (uklar, juridisk fagsprog)

[ ] Jeg samtykker til vilkårene og betingelserne for databehandling [ ] Jeg anerkender modtagelsen af privatlivspolitikken og tilmelder mig kommunikation

De er uklare. En besøgende, der læser dem, ved ikke præcis, hvad de siger ja til.

God samtykketekst (konkret, tydelig)

[ ] Jeg accepterer, at I må kontakte mig om min forespørgsel [ ] Jeg vil gerne modtage markedsføringsmails om nye produkter

De er konkrete og til at forstå. En besøgende ved præcis, hvad der sker, hvis de sætter kryds.

Regler for samtykketekst

Brug "jeg" og "du": "Jeg accepterer at modtage mails" er tydeligt. "De registrerede kan give samtykke til kommunikation om markedsføring" er ikke.

Vær konkret om hyppighed eller formål: "Jeg vil gerne modtage månedlige opdateringer om produkter" er bedre end bare "Jeg accepterer markedsføringsmails." Giv folk en idé om, hvad de tilmelder sig.

Hold emnerne adskilt: Læg ikke flere formål i ét afkrydsningsfelt. "Jeg accepterer at blive kontaktet og tilføjet til jeres mailingliste" skal være to separate afkrydsningsfelter:

• [ ] I må kontakte mig om min forespørgsel
• [ ] Jeg vil gerne tilføjes til jeres mailingliste

Start med felter uden kryds: De besøgende skal aktivt vælge at give samtykke og ikke selv skulle fjerne kryds i et felt, der er valgt på forhånd.

Brug ikke dobbelt nægtelse: FORKERT: "Jeg har ikke indvendinger mod at modtage mails." RIGTIGT: "Jeg accepterer at modtage mails." Dobbelt nægtelse forvirrer folk.

Oplysninger om privatliv i selve formularen

Den fulde privatlivspolitik er vigtig, men besøgende læser den ofte ikke, før de sender en formular. Tag en kort opsummering med lige i formularen, så folk ved, hvad der sker.

Eksempel på tekst i formularen:

"Vi indsamler dit navn og din mailadresse for at svare på din forespørgsel. Vi tilføjer dig ikke til en mailingliste, medmindre du beder os om det. Dine data gemmes sikkert og deles ikke med tredjeparter. Du kan til enhver tid bede om indsigt i eller sletning af dine data. Læs hele vores privatlivspolitik."

Den er kort, konkret og dækker de vigtigste punkter.

Forskelligt samtykke til forskellige brug

Kontaktformularer

Der skal kun minimalt samtykke til. Du skal bruge deres e-mail og eventuelt telefon for at svare. Ét afkrydsningsfelt er som regel nok:

[ ] Jeg forstår, at I kontakter mig for at svare på den her forespørgsel

Det er ikke at bede om tilladelse. Det er at bekræfte, at de forstår, hvad der sker.

Formularer til tilmelding til nyhedsbrev

Du skal have udtrykkeligt samtykke til markedsføring. Et eller to afkrydsningsfelter:

[ ] Ja, jeg vil gerne modtage jeres ugentlige nyhedsbrev [ ] Ja, jeg vil også gerne modtage tilbud (valgfrit)

Kassen i en webshop

Du skal have samtykke til fakturering, forsendelse og kommunikation om ordren. Valgfrit: samtykke til markedsføring.

[ ] Jeg accepterer, at oplysninger om min ordre bruges til at behandle og sende min ordre [ ] Jeg vil gerne modtage opdateringer om forsendelse og oplysninger om ordren (afkrydset fra start, de kan fjerne krydset) [ ] Jeg vil gerne modtage tilbudsmails om udsalg og nye produkter

Indsamling af data til analytics

Nogle lande kræver samtykke til sporing i analytics. Tag det med ved din meddelelse om analytics eller i privatlivspolitikken:

[ ] Jeg accepterer sporing til analytics, så I kan se, hvordan jeg bruger jeres hjemmeside

Hold din privatlivspolitik opdateret

Din privatlivspolitik er ikke et dokument, du laver én gang. Opdater den, når:

• Du ændrer, hvordan du indsamler eller bruger data
• Du tilføjer nye tredjepartstjenester (som et nyt værktøj til analytics eller en ny mailtjeneste)
• Nye love træder i kraft, som påvirker dig
• Du har et brud på datasikkerheden

Når du opdaterer din politik, så giv de besøgende besked. Nogle regler kræver, at du indhenter nyt samtykke, hvis du laver store ændringer.

Juridisk gennemgang af privatlivspolitikker

En privatlivspolitik er et juridisk dokument. Før du udgiver din, så få den gennemgået af en jurist, der er specialist i regler om privatliv. Prisen for en gennemgang er det værd for at undgå bøder og juridiske problemer senere.

Du behøver ikke skrive politikken fra bunden. Der findes skabeloner (tjek dit lands myndigheder eller spørg en jurist), men de skal tilpasses din konkrete virksomhed og gennemgås for rigtighed.

Hvad WEMASY gør for privatlivspolitikker

WEMASY-formularer har funktioner til håndtering af samtykke og dokumentation om privatliv. Du kan tilføje meddelelser om privatliv direkte i dine formularer, styre afkrydsningsfelter til samtykke til forskellige formål og følge, hvilken version af din samtykketekst hver besøgende accepterede. WEMASY giver også materiale og skabeloner, der hjælper dig med at skrive dokumentation om privatliv, som overholder reglerne.

Læs mere om værktøjer til privatliv og overholdelse af regler i din plan på siden med priser.

Ofte stillede spørgsmål