Sådan designer du sundhedsformularer, der beskytter patientdata

En sundhedsklinik eller en wellnessvirksomhed samler følsomme data ind: sygehistorie, forsikringsnumre, medicin, diagnoser. Alt sammen er reguleret af den amerikanske lov om beskyttelse af sundhedsoplysninger.

Hvad er en formular til patientoplysninger, der lever op til loven?

En formular til patientoplysninger, der lever op til den amerikanske lov om sundhedsdata, er et juridisk reguleret værktøj til at samle data ind. Den beskytter Protected Health Information (PHI) med kryptering, ordentlige aftaler med leverandører og begrænset dataindsamling. Den samler kun de oplysninger ind, der er nødvendige for behandling, betaling eller sundhedsdrift, og ikke mere.

Loven er en føderal lov i USA, som bestemmer, hvordan sundhedsudbydere skal håndtere patientdata. Enhver formular, der samler patienters sundhedsoplysninger ind, skal leve op til tre krav: privatliv (begrænse, hvem der kan få adgang til data), sikkerhed (kryptere data, både når de gemmes og når de sendes) og patientrettigheder (lade patienter se og slette deres data).

Formularen handler ikke kun om at undgå bøder. Den handler om at vise patienterne, at deres medicinske oplysninger er sikre. Tillid er en konkurrencefordel i sundhedsvæsenet.

Problemet: Bøder for manglende overholdelse og brud på patientdata

Gør du det forkert, er bøderne ikke små. Overtrædelser koster fra 100 $ til 50.000 $ per hændelse, med et årligt maksimum på 1,5 million $ per kategori af overtrædelse. En enkelt ukrypteret patientdatabase, der er tilgængelig for den forkerte person, giver mindst en bøde på 50.000 $. Et brud på 1.000 patientjournaler er 50.000 $ x 1.000 hændelser.

De klinikker, der overholder reglerne og beskytter patientdata, bruger formularer til patientoplysninger, som er bygget specifikt til de regler. De formularer bruger kryptering, sikker hosting, ordentlig håndtering af data og juridiske aftaler, der gør et reguleringsmareridt til en almindelig proces.

Her ser vi på, hvad loven faktisk kræver, hvordan du bygger formularer, der lever op til den, hvilke spørgsmål du skal stille og ikke skal stille, og hvordan du undgår at blive en statistik over overtrædelser.

Hvad loven kræver af formularer til patientoplysninger (og hvorfor det betyder noget)

Loven blev vedtaget i USA i 1996 for at beskytte privatlivet og sikkerheden for sundhedsoplysninger. Når en patient udfylder en formular til patientoplysninger, giver hun Protected Health Information (PHI): sit navn, sin fødselsdato, sit forsikringsnummer, sin sygehistorie, sin nuværende medicin, sine diagnoser, symptomer og andre følsomme data.

Data skal beskyttes på tre områder: privatliv (hvem der kan få adgang), sikkerhed (hvordan de beskyttes) og patientrettigheder (hvad patienterne kan gøre med deres oplysninger).

Krav om privatliv: Begræns dataindsamlingen til det, der er klinisk nødvendigt. Din formular bør kun spørge om oplysninger, der faktisk er nødvendige for behandling, betaling eller sundhedsdrift. Spørg ikke om forsikringsoplysninger, du ikke kontrollerer. Spørg ikke om nærmeste pårørende, hvis du aldrig bruger dem. Spørg ikke om personnummer, medmindre du indsender krav til forsikring. Hver ekstra oplysning er ekstra ansvar.

Krav om sikkerhed: Krypter data både ved lagring og ved overførsel. Patientdata skal være krypteret, når de gemmes (AES-256 er standarden for kryptering af gemte data), og når de overføres (TLS 1.3 eller nyere for data, der sendes). Det betyder, at formularværktøjet skal bruge HTTPS (https:// og ikke http://), databasen skal være krypteret, og sikkerhedskopier skal være krypterede.

Krav om patientrettigheder: Giv en oplysning om privatlivspraksis og få en bekræftelse. Hver patient skal have en oplysning om privatlivspraksis (Notice of Privacy Practices, NPP), der forklarer, hvordan du bruger og beskytter hendes data. Din formular skal have et afkrydsningsfelt til bekræftelse: "Jeg har læst og forstået oplysningen om privatlivspraksis."

Krav om databehandleraftale (Business Associate Agreement, BAA): En kontrakt med din leverandør. Bruger du en tredjepart til formularer eller hosting, er den en "Business Associate" og skal underskrive en BAA med dig. Aftalen siger, at de accepterer at beskytte PHI efter de samme standarder. Uden en BAA hæfter du, hvis de lider et brud. Med en BAA deles ansvaret.

Overtræder du et af kravene, er du udsat. Minimumsbøden er 100 $ per hændelse, men det gennemsnitlige forlig er 50.000 $. Et databrud med flere journaler kan nemt overstige 1,5 million $ i årlige bøder.

Sådan designer du en formular til patientoplysninger, der lever op til loven

Trin 1: Brug et formularværktøj, der lever op til reglerne (ikke et almindeligt formularværktøj).

Brug ikke:

Gratis formularværktøjer til alle formål (ingen kryptering, ingen BAA, lever ikke op til reglerne)
Værktøjer til spørgeskemaer uden en plan til sundhedsdata (lever ikke op til reglerne)
Standardplaner i almindelige formularværktøjer (lever ofte ikke op til reglerne, selv når den samme leverandør sælger en version til sundhedsdata)
Enkle onlinetjenester til formularer uden en BAA (lever ikke op til reglerne)
Egne formularer, du selv bygger uden kryptering (medmindre du krypterer dataene, før du gemmer dem)

Brug:

Platforme til patientoplysninger, der er lavet specifikt til sundhedsvæsenet (lever fuldt op til reglerne)
Formularværktøjer med fokus på sundhed (reglerne er indbygget)
Formularværktøjer, der er lavet specifikt til reglerne om sundhedsdata
Versioner til sundhedsdata af almindelige formularværktøjer (med BAA)
Planer til sundhedsdata, som indeholder AES-256-kryptering og en BAA

Før du vælger et værktøj, så kontrollér:

At de bruger AES-256-kryptering af gemte data
At de bruger TLS 1.3 til data, der sendes
At de leverer en databehandleraftale (BAA) uden ekstra omkostninger
At de har en plan for håndtering af databrud
At de lader dig slette patientdata efter anmodning
At de ikke sælger eller deler PHI med tredjeparter

Trin 2: Saml kun nødvendige oplysninger ind.

Nødvendige felter:
Fulde navn (påkrævet)
Fødselsdato (påkrævet til journalføring)
Kontaktoplysninger: telefon, e-mail (påkrævet)
Navn på nærmeste pårørende og relation (valgfrit, men anbefalet)
Nuværende medicin (påkrævet til behandling)
Kendte allergier (påkrævet af hensyn til sikkerhed)
Sygehistorie (påkrævet for at forstå sammenhængen)
Forsikringsoplysninger: forsikringsselskab, policenummer, gruppenummer (påkrævet til krav)
Årsag til besøget eller symptomer (påkrævet til behandlingen)
Nuværende behandlere (anbefalet til koordinering)

Spørg IKKE om:
Personnummer (medmindre du indsender krav til forsikring, og selv da skal du kun samle de sidste 4 cifre)
Kørekortnummer (medmindre det kræves af regler i delstaten)
Økonomiske oplysninger ud over forsikring (bankkonto, indkomst)
Demografiske oplysninger ud over det, der er relevant for behandlingen (race, etnicitet, seksuel orientering, kun hvis det er klinisk nødvendigt, og patienten giver samtykke)

Trin 3: Tag et afsnit med bekræftelse af privatliv med.

Før patienten sender formularen, tilføj:

"Jeg har modtaget og forstået oplysningen om privatlivspraksis, som beskriver, hvordan [Klinikkens navn] bruger og beskytter mine sundhedsoplysninger." [Afkrydsningsfelt: Skal udfyldes for at fortsætte]

Tilføj et link til hele oplysningen om privatlivspraksis. Afkrydsningsfeltet bekræfter, at hun er blevet informeret.

Trin 4: Sikr overførslen og lagringen.

Hos dig:

Formularen bruger HTTPS (hængelåsikon synligt i browseren)
Formularværktøjet gemmer data i krypterede databaser
Formularværktøjet har sikkerhedskopier, der lever op til reglerne
Du har en proces til at slette patientdata efter anmodning (inden for 30 dage)
Du videresender ikke patientdata på ukrypteret mail
Du bruger en patientportal (ikke mail) til at kommunikere om sundhedsoplysninger

Trin 5: Lav en politik for håndtering af data.

Dokumentér, hvordan du håndterer patientdata:

Hvordan du opbevarer og sletter journaler
Hvem der har adgang til patientjournaler (kun medarbejdere, der har brug for det i deres rolle)
Hvordan du reagerer på et databrud (straks give besked inden for 24 timer, juridisk rådgivning)
Hvordan du håndterer anmodninger fra patienter om at se eller slette deres data (inden for 30 dage)
Hvordan du kontrollerer adgang for at sikre, at ingen uvedkommende kigger

Politikken er ikke et juridisk dokument, men den viser, at du har udvist rettidig omhu, hvis du bliver kontrolleret.

Almindelige fejl i sundhedsformularer (og hvordan du undgår dem)

Fejl 1: Brug af et formularværktøj, der ikke lever op til reglerne. Den største enkelte fejl. Gratis formularværktøjer, enkle værktøjer til spørgeskemaer eller egne formularer uden kryptering er et enormt ansvar. Bliver en patients journal eksponeret, hæfter du for bruddet, selv om du ikke vidste, at det kunne ske. Brug et værktøj, der lever op til reglerne, punktum.

Fejl 2: Sende patientdata på mail. Send aldrig patientoplysninger på mail, heller ikke til patienterne selv. Mail er ikke krypteret som standard. Brug en patientportal eller sikre beskeder i stedet. Skal du sende detaljer på mail, så krypter beskeden eller send et link til en sikker portal.

Fejl 3: Ingen databehandleraftale (BAA). Du bruger en plan til sundhedsdata hos din leverandør, men du bad dem ikke underskrive en BAA. Uden den hæfter du alene for brud. Med en BAA deles ansvaret, og de har kontraktlige forpligtelser til at beskytte data.

Fejl 4: Du samler oplysninger ind, du ikke har brug for. Hvert ekstra felt er ekstra ansvar. Kontrollerer du ikke forsikringsdækning, så spørg ikke om forsikringsoplysninger. Kontakter du ikke nærmeste pårørende, så spørg ikke om dem. Hold dig til det, du faktisk bruger.

Fejl 5: Ingen bekræftelse fra patienten af privatlivspraksis. En oplysning om privatliv er et krav, men mange klinikker hænger den op på væggen, hvor ingen læser den. Tag den i stedet med i formularen med et afkrydsningsfelt. Det beviser, at patienten er blevet informeret.

Fejl 6: Du lader patienterne sende formularen og overfører selv data manuelt. Manuel overførsel mellem systemer giver fejl og øger risikoen. Brug integrationer eller direkte forbindelser, så data flyder sikkert fra formularen til dit system til elektroniske patientjournaler (EHR) uden manuel indtastning.

Tal og kontrol af overholdelse

Færdiggørelse af formularen. Hvor mange procent af patienterne udfylder hele formularen? (Mål: 90 % eller mere. Under 80 % er formularen for lang eller forvirrende). Er færdiggørelsen lav, så fjern unødvendige felter.

Nøjagtighed af data. Hvor mange procent af de indsamlede data er korrekte og kan bruges uden manuel rettelse? (Mål: 95 % eller mere). Er det under 90 %, så overvej at tilføje validering (format på fødselsdato, format på telefonnummer, kontrol af forsikringsnummer).

Logs over revision og adgang. Dokumentér hver gang, nogen åbner en patientjournal (dit EHR-system bør gøre det automatisk). Gennemgå logs hver måned for at sikre, at kun autoriserede medarbejdere har haft adgang til data. Meld straks alle uregelmæssigheder.

Reaktionstid ved databrud. Hvis der sker et brud, hvor hurtigt giver du besked til de berørte patienter og til OCR (Office for Civil Rights)? (Mål: inden for 24 timer). Hav en plan for håndtering på plads, før et brud sker.

Opsummering af modulet: Hvad gør sundhedsformularer anderledes

Sundhedsformularer handler ikke kun om at samle data ind. De handler om at beskytte følsomme oplysninger og samtidig bevare patienternes tillid. Formularen er én del af dit system til at overholde reglerne, men den betyder noget. Brug et værktøj, der lever op til reglerne, saml kun nødvendige data ind, krypter alt og dokumentér din proces. Så bliver en reguleringsmark fuld af miner til en almindelig del af din proces til patientoplysninger.

Ofte stillede spørgsmål

[/wemasy-accordion]