En kunde sender en formular. Dit salgsteam ser den aldrig, fordi den kun ligger i dit formularværktøj. Dit regnskab ved ikke, at der er kommet en ny kunde, fordi dataene aldrig nåede deres regneark. Din support mangler sammenhængen, fordi de ikke har adgang til indsendelsen. Imens kopierer du manuelt de samme data ind i tre forskellige systemer, taster de samme oplysninger tre gange og laver stadig fejl.
Her ser vi på, hvordan du synkroniserer formularindsendelser til flere systemer på én gang, så hvert team, der har brug for dataene, får dem automatisk og med det samme.
Hvad synkronisering af data er, og hvorfor det er vigtigt
Synkronisering af data betyder, at formularindsendelser automatisk bliver sendt til flere systemer på samme tid. Når nogen sender en formular, løber dataene videre til dit CRM, til en e-mailliste, til et regneark, til et værktøj til projektstyring og alle andre steder, du har brug for dem. Alt sammen på få sekunder. Alt sammen med én handling.
Uden synkronisering lever data i siloer. Salgsteamet har ufuldstændige data i CRM. Økonomi har noget andet i sit regneark. Support ved ikke, at der er kommet en ny kunde. Alle arbejder ud fra hver sin sandhed.
Synkronisering holder alle systemer opdaterede. Én indsendelse når alle steder hen. Alle har de samme oplysninger.
Envejs- og tovejssynkronisering
Envejssynkronisering (fra formular til andre systemer)
Data løber fra din formular til andre værktøjer. Når nogen sender, går dataene ud til dit CRM, din e-mailplatform, dit regneark og så videre. Det er det mest almindelige mønster. Det er formularindsendelsen, der starter synkroniseringen.
Tovejssynkronisering
Mindre almindeligt, men nogle gange nødvendigt. Data løber begge veje. Hvis nogen for eksempel opdaterer kontakten i dit CRM, bliver ændringen synkroniseret tilbage til formularværktøjets oplysninger om personen. Eller hvis du opdaterer et regneark, ser formularværktøjet ændringen.
Tovejssynkronisering er mere indviklet og bruges som regel kun til kritiske dataflows, hvor det er vigtigt at være helt i takt.
De fleste formularer behøver kun envejssynkronisering: fra formularen til alle andre steder.
Sådan håndterer du flere mål med forskellig opbygning
Udfordringen: Din formular samler "navn" og "virksomhed", men dit CRM deler navn i "fornavn" og "efternavn". Dit regneark har et felt, der hedder "virksomhedsnavn". Din e-mailplatform skal bare bruge "e-mail".
Kortlægning af felter løser det. Når du sætter synkronisering op, fortæller du hvert mål, hvordan det skal modtage dine formulardata. Formularens felt "navn" kobles til CRM-feltet "fornavn". Formularens felt "e-mail" kobles til e-mailplatformens felt "e-mail". Og så videre.
De fleste værktøjer til synkronisering klarer kortlægningen automatisk. Du klikker bare på, hvilket felt der skal hvorhen.
Sådan sætter du synkronisering til flere platforme op med et automatiseringsværktøj
Mulighed 1: Flere enkelte synkroniseringer
Lav et eget workflow til hvert mål. Workflow 1: Formular til CRM. Workflow 2: Formular til e-mailplatform. Workflow 3: Formular til regneark. Når en formular sendes, starter alle tre workflows. Data går til alle tre steder.
Det er enkelt at sætte op og let at styre. Ulempen: Har du 10 mål, skal du bruge 10 workflows, og mange automatiseringsværktøjer tager betaling pr. workflow.
Mulighed 2: Workflows med flere trin
Lav ét workflow med flere handlingstrin. Udløser: Formularindsendelse. Handling 1: Tilføj til CRM. Handling 2: Tilføj til e-mailliste. Handling 3: Tilføj en række i regnearket. Alt sammen i ét workflow.
Det er mere effektivt og billigere, hvis du har mange mål. Ét workflow gør mange ting.
Sådan håndterer du betinget synkronisering (ikke alt skal alle steder hen)
Du vil måske ikke have, at hver indsendelse bliver synkroniseret til hvert mål. Måske skal salgsforespørgsler til CRM, men ikke supportspørgsmål. Måske synkroniserer du kun vigtige leads til e-mailplatformen.
Brug betingelser. I dit synkroniseringsværktøj kan du sætte regler: "Synkroniser kun, hvis henvendelsestype = Salg" eller "Synkroniser kun, hvis prioritet = Høj".
Det holder dine systemer rene. Du oversvømmer ikke hvert system med hver indsendelse. Kun relevante data går de rette steder hen.
Datakvalitet på tværs af synkroniserede systemer
Når data synkroniseres til flere steder, betyder kvaliteten noget. En tastefejl i din formular bliver til en tastefejl i alle fem systemer.
Valider formularen, før du synkroniserer. Brug obligatoriske felter, validering af e-mail og kontrol af format. Rene data ind betyder rene data alle de steder, de synkroniseres til.
Overvågning af synkronisering og fejlfinding
Selv god synkronisering svigter nogle gange. Et målsystem kan være nede. Et API kan ændre sig. En kortlægning af felter kan gå i stykker.
Overvåg dine synkroniseringer jævnligt. Tjek, at data når frem til alle mål. De fleste værktøjer har logs eller overblik, der viser, hvor mange der lykkes og fejler. Gennemgå dem hver uge for at fange problemer tidligt.
Når en synkronisering fejler, så lad være med at ignorere det. Ret det. Dine systemer er ude af takt, indtil du gør det.
Hvad synkronisering til flere platforme koster
Tjenester til synkronisering tager som regel betaling pr. opgave eller pr. måned. Har du mange synkroniseringer, der kører ofte, løber omkostningerne op. Regn på det:
Hvor mange formularindsendelser har du pr. måned? Hvor mange mål? Det giver, hvor mange synkroniseringsopgaver pr. måned. Hvad tager din synkroniseringstjeneste for den mængde?
Nogle gange er det billigere at bruge indbyggede integrationer, hvor de findes (indbyggede integrationer er som regel med i prisen på dit formularværktøj), og kun bruge et automatiseringsværktøj til systemer uden indbygget integration.
Sådan håndterer WEMASY synkronisering til flere platforme
WEMASY har indbyggede integrationer til de største platforme (CRM, e-mail og mere). Til platforme uden indbygget integration understøtter WEMASY værktøjer til synkronisering fra tredjepart. Du kan sætte flere synkroniseringer op, så én formularindsendelse når alle de systemer, du bruger. Kortlæg felter, sæt betingelser, og lad WEMASY synkronisere for dig. Se, hvilke muligheder for synkronisering der er i din WEMASY-konto, eller tjek siden Priser for detaljer om integrationer.