Efter en formularindsendelse vil du nok gerne have, at der sker noget. Du vil sende en e-mail, oprette en kontakt i dit CRM, logge data i et regneark eller opdatere et lagersystem. Men dit formularværktøj har måske ikke en indbygget integration til alle de systemer, du bruger. Her kommer webhooks ind.
Denne artikel handler om, hvordan webhooks virker, hvad du kan automatisere med dem, og hvordan du sætter dem op, selv om du ikke er teknisk.
Hvad er en webhook, og hvordan virker den
En webhook er en måde, hvorpå dit formularværktøj automatisk kan sende data til et andet system. I stedet for at du kopierer data mellem systemer, gør formularværktøjet det for dig.
Sådan går det til: Nogen sender din formular. Dit formularværktøj modtager indsendelsen. I stedet for at stoppe der sender værktøjet dataene til en webhook-URL, som du angiver. Den URL er koblet til et andet system (det kan være dit eget program, en tredjepartstjeneste, et regneark og så videre). Webhooken leverer dataene til det system. Systemet modtager dem og gør noget ved dem (opretter en post, sender en e-mail, opdaterer et lager og så videre).
Alt det sker på få sekunder. Du skal ikke gøre noget i hånden.
Webhooks eller indbyggede integrationer
Mange formularværktøjer har indbyggede integrationer til populære CRM-systemer og e-mailplatforme. Klik på en knap, log ind, og du er færdig. De er nemmere, fordi de er lavet på forhånd.
Webhooks er anderledes. De er fleksible, men kræver mere opsætning. Du siger i bund og grund til formularværktøjet "send disse data til denne URL" i stedet for "send disse data til mit CRM" (som er lavet på forhånd).
Hvornår bruger du webhooks i stedet for indbyggede integrationer?
Når din tjeneste ikke står på listen over indbyggede integrationer: Dit formularværktøj kan kobles til et populært CRM, men ikke til dit eget CRM. Brug en webhook.
Når du har brug for egen logik: Du vil ikke bare sende data, som de er. Du vil ændre dem, filtrere dem eller samle dem med andre data. Det kan du med webhooks.
Når du vil koble til interne systemer: Din virksomhed har et eget program eller en intern database, der ikke er en offentlig tjeneste. En webhook kan sende formulardata dertil.
Almindelige brugssituationer for webhooks
Send data til et eget program
Du har bygget dit eget system til formularer eller har et internt værktøj. En webhook sender formularindsendelser til dit program, så det kan behandle dem på din måde.
Send beskeder til dit teams chat
Når nogen sender en formular, sendes der automatisk en besked til din kanal i teamchatten. Dit team får besked med det samme uden at skulle tjekke formularværktøjet.
Opdater et Google Sheet eller et andet regneark
Hver formularindsendelse tilføjer automatisk en række i et regneark. Du har en log i realtid over alle indsendelser uden at tilføje dem i hånden.
Log data i en egen database
Send formulardata til en database, du selv styrer. Du beholder fulde kopier af alt til dine optegnelser eller til egne analyser.
Send sms
Når nogen sender en formular, kan de automatisk få en sms som bekræftelse. Eller du kan sende en sms til dit team.
Opret opgaver eller sager
Når nogen beder om hjælp gennem en formular, opretter du automatisk en sag i dit system til supportsager. Når nogen beder om en demo, opretter du en opgave til dit salgsteam.
Upload filer til cloud-lagring
Når nogen uploader en fil gennem din formular, gemmes den automatisk i Google Drive eller en anden cloud-lagring.
Sådan sætter du en webhook op (uden at være teknisk)
Hvis du ikke er udvikler, behøver du ikke bygge en webhook fra bunden. Brug en automatiseringstjeneste uden kode, der tager sig af webhooks for dig.
Brug et automatiseringsværktøj (den nemme vej)
Et automatiseringsværktøj er en tjeneste uden kode. Du skriver ingen kode. Du klikker på knapper og sætter regler op.
Trin 1: Opret en ny automatisering i automatiseringsværktøjet. Vælg dit formularværktøj som udløser ("når en formular sendes").
Trin 2: Giv tilladelse til dit formularværktøj. Log ind med dine oplysninger til formularværktøjet.
Trin 3: Vælg din formular og hvilke indsendelser, der skal starte automatiseringen (alle indsendelser eller kun nogle efter betingelser).
Trin 4: Vælg handlingen. Hvad skal ske, når en formular sendes? "Tilføj en række i Google Sheets"? "Send en besked i teamchatten"? "Opret en lead i CRM'et"? De fleste automatiseringsværktøjer har hundredvis af handlinger.
Trin 5: Kobl dine felter. Forbind formularfelter med handlingens felter (formularens e-mail = chattens e-mail, formularens besked = chattens besked og så videre).
Trin 6: Test det. Send en testformular og tjek, at handlingen skete.
Sådan er webhook-data opbygget
Når en webhook sender data, bruger den et standardformat, der hedder JSON. Du behøver ikke forstå JSON for at bruge webhooks gennem et automatiseringsværktøj, men hvis du bygger en egen webhook, ser du det.
JSON betyder bare, at data er ordnet i par: feltnavn = værdi. For eksempel: "email" = "jane@example.com", "name" = "Jane Smith", "message" = "Jeg er interesseret i priser".
De fleste webhook-tjenester læser det automatisk for dig. Du ser bare dataene i et læsbart format.
Pålidelighed og fejlhåndtering for webhooks
Hvad sker der, hvis din webhook fejler? Hvis det modtagende system er nede, når formularværktøjet prøver at sende data?
Gode webhook-systemer prøver igen. De forsøger påny, hvis det første forsøg fejler. Som regel prøver de nogle gange over flere minutter eller timer. Hvis alle forsøg fejler, logger de fejlen, så du kan se, hvad der skete, og prøve igen i hånden.
Derfor er test vigtigt. Test din webhook med en testindsendelse. Sørg for, at dataene faktisk når frem, før du slår den til for rigtige indsendelser.
Sådan håndterer WEMASY webhooks
WEMASY understøtter webhooks på alle formularer. Du kan angive en egen webhook-URL, og WEMASY sender indsendelsens data dertil automatisk. WEMASY kan også kobles direkte til automatiseringsværktøjer, så du kan sætte automatiseringer op uden at skrive webhook-kode. Sæt webhooks op i dine formularindstillinger i WEMASY, eller se prissiden for at se, hvilke integrationer der er med i din plan.