En arrangementshjemmeside er det samlede sted for information til alle, der overvejer at deltage i et arrangement. Dato, sted, talere, program og tilmelding er samlet ét sted, så de mulige deltagere har alt, de skal bruge for at beslutte sig.
Alle arrangementer konkurrerer om opmærksomhed. Den, der hører om en konference, en workshop eller en udstilling, har også andet at bruge tid og penge på. Beslutningen om at tilmelde sig afhænger ofte af, hvor hurtigt og tydeligt hjemmesiden svarer på det, den mulige deltager allerede spørger om: hvad er det, er det værd at tage med, og hvordan tilmelder jeg mig?
En gennemtænkt arrangementshjemmeside svarer på alle tre, før den besøgende er scrollet forbi første afsnit. En dårlig mister dem til forvirring eller tvivl, før de når tilmeldingsknappen.
Hvad er en arrangementshjemmeside?
En arrangementshjemmeside er en hjemmeside til ét arrangement eller en tilbagevendende serie af arrangementer. Dens formål er at præsentere arrangementet tydeligt, skabe troværdighed og få interesserede besøgende til at tilmelde sig. Den er den officielle kilde for alle, der vil vide, hvad arrangementet er, hvem det er til, hvor og hvornår det foregår, og hvordan man deltager.
Arrangementshjemmesider spænder fra enkle sider med ét afsnit til en lokal workshop til store hjemmesider til konferencer med flere spor, talere, sponsorer og billettyper. Kompleksiteten vokser med arrangementet, men opgaven er den samme.
Hvem bruger arrangementshjemmesider?
Arrangementshjemmesider bruges af alle organisationer og personer, der holder et arrangement med tilmelding, billetkøb eller forudgående planlægning fra deltagerne. Det gælder for eksempel:
- Arrangører af konferencer og topmøder, der styrer talerlister, sessioner og tilmelding
- Undervisere og facilitatorer, der skal bruge et forløb til tilmelding og betaling
- Arrangører af musik-, kunst- og kulturarrangementer, der sælger billetter og giver information
- Virksomheders eventteams, der holder interne eller eksterne arrangementer med formel tilmelding
- Foreninger og velgørende organisationer, der holder indsamlinger, udstillinger eller årlige møder
Ethvert arrangement, der er åbent for flere end en privat gæsteliste, har gavn af en egen hjemmeside som det eneste sted med de rigtige oplysninger.
Hvad gør en arrangementshjemmeside anderledes end andre hjemmesider?
En arrangementshjemmeside arbejder under tidspres på en måde, de fleste andre hjemmesider ikke gør. Den har en fast deadline: datoen for arrangementet. Alt på siden handler om at få folk til at tilmelde sig inden den dato. Efter arrangementet bliver siden enten et arkiv eller bruges igen til næste udgave.
Den hast præger designet. Datoer og frister skal være tydelige. Tilmeldingen skal være uden besvær. Det, der mindsker tøven, som talerprofiler, udtalelser fra tidligere arrangementer og sponsorers logoer, skal være synligt med det samme. En arrangementshjemmeside, der gemmer tilmeldingslinket eller gør datoen svær at finde, mister mulige deltagere, som bare går videre.
Hvad skal en arrangementshjemmeside have for at virke godt?
Tydelige oplysninger øverst på siden
Arrangementets navn, dato, sted og en enkelt sætning om, hvem det er til, skal kunne ses uden at scrolle. En besøgende, der ikke med det samme forstår, hvad arrangementet er, og hvornår det finder sted, scroller ikke videre for at finde ud af det.
En tydelig vej til tilmelding
Knappen til tilmelding skal komme tidligt på siden, gentages undervejs og aldrig være mere end ét klik væk. Early bird-priser, få pladser og påmindelser om fristen skaber hast, der får folk til at beslutte sig hurtigere.
Information om talere og program
For de fleste arrangementer er talerne eller programmet grunden til, at folk kommer. Talerprofiler med foto, en kort præsentation og titler på indlæggene giver mulige deltagere tillid til, at indholdet er deres tid værd. Et program, selv om det kun er foreløbigt, hjælper folk med at planlægge og mindsker den usikkerhed, der får nogle til at vente.
Social proof fra tidligere udgaver
Fotos, udtalelser og deltagertal fra tidligere arrangementer beroliger førstegangsdeltagere om, at arrangementet holder, hvad det lover. Det virker særligt godt at kunne vise, at tidligere deltagere kom igen til de næste udgaver.
Ofte stillede spørgsmål
Er det bedre at bygge en ny arrangementshjemmeside til hver udgave eller bruge den samme år efter år?
Til et årligt tilbagevendende arrangement er det som regel bedst at have én hjemmeside, som du opdaterer hvert år. Domænet og den synlighed i søgemaskinerne, det har opbygget, føres videre. Indhold fra tidligere udgaver er social proof for den næste. En helt ny side hvert år starter forfra med synligheden i søgemaskinerne og mister den kontinuitet, der opbygger et trofast publikum. Til enkeltstående arrangementer uden en planlagt opfølger kan både en selvstændig side og en side på en eksisterende hjemmeside fungere. Med WEMASY's hjemmesidebygger kan du sætte det op direkte på din hjemmeside.
Hvor tidligt skal en arrangementshjemmeside gå live?
Så tidligt som muligt, helst seks til tolv uger før arrangementet, hvis deltagerne skal planlægge en del. Rejse, overnatning og kalender tager tid. En arrangementshjemmeside, der går live to uger før datoen, mister en del af sit mulige publikum, simpelthen fordi folk ikke kan nå at omlægge deres planer. Tidlige annonceringssider, også før alle detaljer er på plads, lader interesserede tilmelde sig opdateringer, før tilmeldingen åbner.
Skal en arrangementshjemmeside selv sælge billetter?
Ikke nødvendigvis. Nogle arrangementshjemmesider linker til en ekstern billetplatform, hvor købet sker. Andre håndterer hele tilmeldingen og betalingen på siden. Hvad der er rigtigt, afhænger af arrangementets størrelse og de værktøjer, du har. Når alt sker på arrangementets egen side, har arrangøren mere kontrol over deltagernes oplevelse og data. En ekstern platform er hurtigere at sætte op og fjerner behovet for en egen betalingsløsning. Begge dele virker, så længe vejen fra hjemmesiden til tilmelding er kort og tydelig.
Hvordan bliver arrangementshjemmesider fundet af folk, der søger efter arrangementer?
Gennem søgeord om arrangementets emne, sted og tidspunkt. Tydelige stedsangivelser i overskrifter og tekst, en hurtig side med et SSL-certifikat og konkret, struktureret indhold om arrangementets detaljer hjælper alt sammen søgemaskinerne med at vise siden til dem, der leder efter det.
Hvad skal en arrangementshjemmeside vise, når arrangementet er slut?
Højdepunkter fra arrangementet: fotos, optagelser, vigtigste pointer og udtalelser fra deltagerne. Det tjener to formål. Det giver dem, der var med, et sted at genopleve dagen, og det skaber troværdighed for den næste udgave ved at vise mulige deltagere, hvad de gik glip af. En side, der bare siger "dette arrangement er slut" uden andet, spilder den social proof og synlighed i søgemaskinerne, som siden har opbygget.
Kan en arrangementshjemmeside styre sponsorernes synlighed?
Ja. Et sponsorafsnit med logoer og, hvor det passer, links til sponsorernes sider er helt almindeligt ved større arrangementer. Sponsorer inddeles typisk i niveauer med tilsvarende logostørrelser og placering, så hver sponsor ved, hvad deres investering giver. WEMASY's arrangementshjemmesidebygger giver arrangørerne rammerne til at vise sponsorerne professionelt sammen med resten af indholdet.