Seks linjer med kontaktoplysninger. Et logo, der er bredere end skærmen. Et telefonnummer, der er delt over to linjer. På computeren ser det fint ud. På en telefon giver læseren op, før vedkommende finder linket til din hjemmeside.
Formatering af en blok til e-mailsignatur er strukturen bag de linjer. Den dækker rækkefølgen af linjer, afstand, skilletegn og placeringen af dit logo. God formatering gør blokken nem at skimme på tre sekunder. Den støtter den samme klarhed, som du bruger, når du følger formelt format for e-mail i erhvervslivet i selve beskeden.
Sådan er en blok til e-mailsignatur opbygget
En blok til e-mailsignatur er den samlede række af linjer under din afslutning. Hver linje har én type oplysning. Læserens øje bevæger sig oppefra og ned: hvem du er, hvad du gør, hvordan man når dig.
Sæt dit navn på første linje, enten alene eller med din titel. Følg op med virksomhedens navn på næste linje. Kontaktoplysninger kommer til sidst: telefon, e-mail hvis det er nødvendigt, og hjemmeside. Den rækkefølge svarer til, hvordan folk skimmer visitkort og lister over virksomheder.
Regler for formatering, der holder signaturer læselige
Små valg i afstand og tegnsætning påvirker, hvor færdig din blok ser ud. Reglerne virker både til signaturer i ren tekst og formaterede signaturer.
1. Brug én stil til skilletegn
Vælg lodrette streger, punkter eller linjeskift til at skille telefon og hjemmeside. Bland ikke alle tre i én blok. En enkelt lodret streg mellem punkterne holder en linje kompakt: 12 34 56 78 | dinvirksomhed.dk.
2. Begræns længden på linjer
Hold hver linje under cirka 72 tegn, så den ikke ombrydes akavet på smalle skærme. Sæt lange titler eller navne på afdelinger på deres egen linje i stedet for at presse alt sammen.
3. Tilpas logoer til e-mail
En bredde på logoet mellem 100 og 150 pixels virker i de fleste indbakker. Sæt logoet over eller ved siden af teksten og ikke under en mur af juridisk tekst. Store billeder gør indlæsningen langsommere og kan udløse spamfiltre, hvilket hænger sammen med DNS-poster til mail på eget domæne og afsenderens omdømme.
Signaturer i ren tekst eller formaterede blokke
Blokke i ren tekst bruger linjeskift og enkle tegn. De vises ens i alle klienter. Formaterede blokke tilføjer farve, links og billeder, men kan se anderledes ud på forskellige enheder.
Mange virksomheder bruger en formateret blok til ekstern mail og en kortere version i ren tekst til hurtige svar. Din skabelon til e-mailsignatur bør beskrive begge, hvis du bruger dem. Kapitlet om HTML-signaturer går dybere ind i formaterede muligheder.
Test din blok ved at sende en besked til dig selv og åbne den på telefon og computer. Justér linjeskift, til hele blokken passer på én mobilskærm uden at skulle rulle forbi dit egentlige svar.
Ofte stillede spørgsmål
Skal min blok til e-mailsignatur bruge fed eller farvet tekst?
Én accentfarve til dit navn eller linjen med virksomheden er nok for de fleste virksomheder. Lad den farve passe til paletten på din hjemmeside. Med WEMASY kan du bestemme farver til dit brand i hjemmesidebyggeren, så din signatur forbliver på linje.
Hvordan tilføjer jeg et linjeskift i en blok til e-mailsignatur?
Tryk på Enter én gang mellem hver logisk gruppe: navn, virksomhed, kontaktlinje. Undgå dobbelte tomme linjer, der skaber store huller på mobilen. Se blokken i din mailklient, før du gemmer.
Skal logoet stå over eller ved siden af teksten?
Over virker bedst på mobilen, fordi teksten står pænt under. Ved siden af teksten sparer det plads i højden på computeren, men kan blive klemt på små skærme. Test begge opstillinger med en rigtig sendt besked.
Påvirker formateringen af en blok til e-mailsignatur leveringen?
Store billeder og ødelagt HTML kan skade leveringen og indlæsningstiden. Hold blokken let. En ordentlig opsætning af domænet fra at forbinde mail til din hjemmesides domæne understøtter pålidelig levering.
Kan jeg bruge tabeller til at formatere min blok til signatur?
Opbygninger med tabeller er almindelige i formaterede signaturer, fordi de styrer justeringen på tværs af klienter. Hold tabellen enkel med få indlejrede celler. Alt for komplekse tabeller går i stykker i nogle mobilapps.
Hvor lang bør en blok til e-mailsignatur være på mobilen?
Sigt mod fire til seks linjer tekst plus et lille logo. Hvis du skal rulle forbi signaturen for at læse et kort svar, så fjern valgfrit indhold. Kapitlet om god praksis for design af e-mailsignaturer dækker den visuelle balance.