Din markør svæver over linjen til hilsenen. Du har aldrig skrevet til den person før. Vedkommende har en høj stilling i en virksomhed, du gerne vil have som partner. "Hej" føles for afslappet. "Hejsa" kommer slet ikke på tale. Du har brug for at vide, hvordan du starter en formel e-mail uden at lyde som en robot eller en brevskriver fra en svunden tid.
En formel indledning bruger en respektfuld hilsen, læserens rette titel, når det passer, og en første sætning, der angiver dit formål præcist. Formel betyder ikke indviklet. Det betyder, at du lader dit ordvalg matche alvoren i situationen. Lad os gennemgå, hvornår formalitet er nødvendig, og hvordan du åbner beskeden.
Hvornår bør du starte en e-mail formelt?
Formalitet passer til situationer, hvor forholdet er nyt, hvor der er meget på spil, eller hvor sammenhængen er officiel. Ansøgninger, juridiske meddelelser, klager, tilbud til ledere på højt niveau og første kontakt med myndigheder kræver alle en formel indledning.
Almindelige opdateringer til en kunde, du har arbejdet med i to år, har sjældent brug for den grad af struktur. Kapitlet formel og uformel e-mail for brands hjælper dig med at afgøre, hvilken tone der passer til hver situation.
Sådan starter du en formel e-mail
Begynd med en formel hilsen, der indeholder læserens titel og efternavn, når du kender dem. "Kære dr. Williams" eller "Kære fru Nakamura" sætter den rette tone. Kender du ikke navnet, så brug en hilsen efter rolle som "Kære ansvarlige for ansættelser" eller "Kære kundeservice".
1. Brug hele sætninger i den første linje
Din første sætning efter hilsenen bør sige, hvorfor du skriver. "Jeg skriver for at forhøre mig om jeres program for licenser til store virksomheder" er klarere end "Hurtigt spørgsmål om prisen". Formelle indledninger undgår slang, forkortelser og udråbstegn.
2. Henvis til relevant sammenhæng
Følger din besked efter et møde, en ansøgning eller et tidligere brev, så nævn det. "Med henvisning til vores samtale den 12. marts" eller "Som svar på jeres brev af 3. april" giver læseren et klart holdepunkt. Det følger opbygningen i formelt format til forretningsmail.
3. Hold indledningen kort
Formalitet er ingen undskyldning for langdryge introduktioner. To eller tre sætninger efter hilsenen er nok. Angiv dit formål, giv den mindste nødvendige sammenhæng og gå videre til teksten. Læseren bør vide, hvad mailen handler om, før første rul.
Formelle hilsner, du kan bruge og undgå
Sikre valg er Kære efterfulgt af en titel og et navn, eller Goddag efterfulgt af et fuldt navn i mere moderne formelle sammenhænge. "Til rette vedkommende" virker, når du virkelig ikke har et navn, selvom det altid er bedre at finde en bestemt kontakt.
Undgå uformelle hilsner som Hejsa, Hej med dig eller Yo i formelle beskeder. Spring emoji og humor over i indledningen. Din afsenderadresse bør også se officiel ud. En adresse på dit eget domæne, som forklaret i hvad er en forretningsmailadresse, understøtter tonen, før læseren har læst et eneste ord.
Når du har indledningen rigtig, følger resten af beskeden de samme principper om klarhed og respekt. For mindre formelle situationer, se sådan starter du en forretningsmail. For en fuld liste over muligheder for hilsner, fortsæt til hilsner i professionel e-mail.
Ofte stillede spørgsmål
Er Kære stadig passende i formelle e-mails i dag?
Kære er stadig en standardhilsen i forretningskorrespondance. Den signalerer respekt uden at lyde forældet, når resten af din besked er klar og direkte. WEMASY hjælper dit brand med at se etableret ud online gennem hjemmesidebyggeren, hvilket passer godt til formel kommunikation fra dit domæne.
Hvordan starter jeg en formel e-mail, når jeg ikke kender modtagerens køn?
Brug læserens fulde navn uden titel, som Kære Alex Morgan, eller en hilsen efter rolle som Kære optagelsesudvalg. Find om muligt det rette navn og den rette titel på firmaets hjemmeside, før du sender.
Skal en formel indledning indeholde småsnak?
Formelle indledninger springer typisk afslappet småsnak over. En kort høflig linje er fin, men gå hurtigt til dit formål. Respekt for læserens tid er en del af det, der gør en e-mail formel.
Kan jeg bruge Goddag i stedet for Kære i en formel e-mail?
Goddag med et fuldt navn virker i moderne formel forretningsskrivning, især i brancher, der foretrækker en lidt varmere tone. Kære er sikrere, når du er i tvivl om, hvor formel læseren forventer, du er.
Betyder en formel indledning noget, hvis min mailadresse ser uprofessionel ud?
Indledningen og afsenderadressen arbejder sammen. En formel hilsen fra en gratis privat konto sender blandede signaler. Sæt en mærket adresse op som beskrevet i opsætning af forretningsmail trin for trin, før du sender formel korrespondance.
Hvor langt bør det første afsnit i en formel e-mail være?
Hold det første afsnit til to eller fire sætninger. Angiv dit formål, tilføj én linje med sammenhæng og gå over til teksten. Lange introduktioner mister læseren, før du når din pointe.