Én leverandør åbner med "Kære hr. Chen, tak for dit hurtige svar om forsendelsen i marts." Læseren ved med det samme, hvem beskeden er til, og hvad den refererer til. En anden leverandør åbner med "Hej, så det med det, vi snakkede om." Samme indbakke, to meget forskellige niveauer af professionalisme.
At starte en forretningsmail betyder at vælge en hilsen og en indledning, der passer til forholdet og formålet med din besked. Hilsenen tiltaler læseren. Indledningen siger, hvorfor du skriver, eller anerkender det seneste svar. Får du de to dele rigtige, løber resten af mailen lettere. Her er, hvordan du starter en forretningsmail i forskellige situationer.
Hvad indeholder en stærk indledning til en forretningsmail?
En stærk indledning har to dele. Hilsenen nævner læseren eller gruppen. Den første sætning knytter an til grunden til din besked. Sammen fortæller de læseren, at du er organiseret, respektfuld og værd at give opmærksomhed.
Spring generiske åbninger som "jeg håber, du har det godt" over, medmindre du virkelig mener det, og forholdet understøtter det. Gå direkte til sagen, når læseren allerede kender sammenhængen. En tilbagevendende kunde har ikke brug for en lang indledning om, hvordan du håber, vedkommende har det.
Sådan vælger du den rette hilsen
Lad hilsenen passe til, hvor godt du kender læseren, og hvor formel situationen er. En første kontakt med en mulig partner kræver en mere formel åbning. En ugentlig status med en kollega, du har arbejdet med i årevis, kan være varmere og kortere.
1. Første kontakt eller formelle kontakter
Brug læserens navn med en høflig hilsen. "Kære fru Patel" eller "Goddag hr. Okonkwo" virker til præsentationer, tilbud og officielle anmodninger. Er du i tvivl om, hvor formel du skal være, så læn dig lidt mod det mere formelle. Du kan altid justere tonen i senere beskeder, når forholdet udvikler sig.
2. Etablerede forretningsforhold
"Hej Sarah" eller "Hej James" passer til kunder og kolleger, du allerede kender. Hold det professionelt, men i en samtaletone. Din mærkede adresse fra eksempler på professionelle e-mailadresser til brands signalerer allerede troværdighed, så din hilsen kan føles naturlig frem for stiv.
3. Beskeder til grupper
Når du skriver til et team eller en tråd med flere personer, så hils på gruppen. "Hej alle" eller "Hej team" virker, når ingen enkelt ejer svaret. Er én person den primære kontakt, så nævn vedkommende først og anerkend de andre.
Indledninger, der får samtalen videre
Efter hilsenen knytter du an til formålet. Henvis til en tidligere besked, et møde eller en frist, så læseren har sammenhæng uden at grave i gamle tråde. "Tak for det reviderede tilbud i går" eller "Jeg følger op på vores opkald sidste tirsdag" giver læseren et holdepunkt.
Ved ny kontakt udadtil så sig, hvorfor du skriver, i den første sætning. "Jeg skriver, fordi dit brand stod i vores fortegnelse over partnere" er klarere end tre sætninger med baggrund før pointen. Kapitlet sådan skriver du en professionel e-mail dækker hele opbygningen fra indledning til afslutning.
Undgå at åbne med en undskyldning, medmindre du virkelig skal give en. "Undskyld, jeg forstyrrer" svækker din besked, før den er begyndt. Har du brug for noget fra læseren, så bed om det med selvtillid og klarhed.
Se derefter hilsner i professionel e-mail for en fuld liste over muligheder, eller læs sådan starter du en formel e-mail, når situationen kræver ekstra formalitet.
Ofte stillede spørgsmål
Er det uprofessionelt at starte en forretningsmail med Hej?
At starte med Hej og læserens navn er standard i de fleste forretningssammenhænge. Det er venligt uden at være afslappet. Kombinér det med en klar indledning og en mærket afsenderadresse fra dit domæne. WEMASY hjælper dig med at vise et ensartet brand gennem hjemmesidebyggeren og tilsvarende forretningsmail.
Hvilken hilsen skal jeg bruge, når jeg ikke kender læserens navn?
Brug en neutral hilsen som Goddag eller Kære ansvarlige for ansættelser, når du mangler et bestemt navn. Hvis navnet står på firmaets hjemmeside eller i en tidligere tråd, så tag dig tid til at finde det. Personlige hilsner viser, at du har været opmærksom.
Skal jeg henvise til den tidligere mail i min indledning?
At henvise til en tidligere besked hjælper læseren med at placere din note i sammenhæng. Nævn datoen eller emnet kort. Det er især nyttigt i lange tråde, som beskrevet i regler for e-mailetikette i brands.
Hvor formel bør min indledning være over for en ny kunde?
Nye kunder fortjener en lidt mere poleret indledning end almindelig intern mail. Brug deres navn, anerkend, hvordan I kom i kontakt, og angiv dit formål klart. Du kan slække på tonen, når I har et etableret samarbejde.
Kan jeg springe hilsenen over i et hurtigt svar?
Selv korte svar har gavn af en hilsen på ét ord. Den tager to sekunder og holder tonen respektfuld. At springe den helt over kan føles brysk, især over for kontakter udefra.
Hvad er forskellen på at starte en forretningsmail og en formel e-mail?
Indledninger til forretningsmail spænder fra varme til formelle alt efter sammenhængen. Formelle e-mails følger strengere konventioner for hilsner og sprog. Læs sådan starter du en formel e-mail, når situationen kræver det.