Tolv personer dukker op til kvartalsgennemgangen. Lokalet, du bookede, har plads til otte. To kunder står på gangen. Nogen foreslår at dele gruppen, og det ødelægger flowet i præsentationen, før første slide er vist.
Booking af konferencelokale findes for at undgå netop den slags misforhold. Booking af konferencelokale er reservation af et større rum, ofte med kundekontakt, som er lavet til formelle møder, præsentationer og gruppedrøftelser. Det følger den samme logik om at holde og bekræfte som booking af mødelokale, men indsatsen er højere, når antal personer, AV-udstyr og førstehåndsindtryk betyder noget. Her ser du, hvad booking af konferencelokale indebærer, og hvornår du skal behandle det anderledes.
Hvad er booking af konferencelokale?
Booking af konferencelokale er en reservation af et rum med stor kapacitet i et fast tidsrum. Sådanne lokaler har som regel plads til flere end almindelige små mødelokaler og har udstyr til præsentationer, konferencetelefoner eller videovægge.
Bookingen registrerer, hvem der arrangerer mødet, hvor mange der kommer, hvilken opsætning der er brug for, og hvor længe det varer. Faciliteterne eller IT kan have brug for besked i god tid til forplejning, ekstra stole eller teknisk hjælp.
På mange kontorer har konferencelokaler strengere regler for booking. Længere varsel, godkendelse fra kontorchefen eller grænser for faste ugentlige blokke holder de bedste rum ledige til kundemøder og møder for hele virksomheden.
Sådan adskiller booking af konferencelokale sig fra mindre lokaler
Kapaciteten er den åbenlyse forskel. Et lille lokale til fire kan ikke erstatte et bestyrelseslokale til tyve. Bookingsystemer bør sætte en mindste og en største belægning, så små møder ikke fylder store rum.
Behovet for udstyr er også et andet. Konferencelokaler har ofte brug for indbygget AV, indringningsnumre og mulighed for optagelse. Et notefelt i bookingen til ønsker om opsætning hjælper supportteamet med at gøre klar, før deltagerne kommer.
Synlighed er vigtig, når kunder er med. Receptionen kan have brug for kalenderen til at tage imod gæster og vise dem til den rigtige etage. Booking af konferencelokale, der hænger sammen med receptionens arbejdsgange, mindsker forvirrede ankomster.
Gode råd til booking af konferencelokale
1. Vælg lokalets størrelse efter antal deltagere
Book et rum, der passer til din gruppe med få ekstra pladser. Tomme rækker virker akavede ved møder med kunder. Overfyldte rum virker uprofessionelle.
2. Blokér tid til opsætning og oprydning
Reservér en halv time før og efter større præsentationer til AV-tjek og oprydning. Bookinger lige efter hinanden uden buffer giver forsinkelser, der breder sig gennem dagen.
3. Skriv gentagne behov ned tidligt
Faste ledelsesmøder bør bruge gentagne reservationer med en slutdato. Gentagelser uden slutdato kan optage dit bedste konferencelokale i månedsvis.
4. Aflys hurtigt, når planerne ændrer sig
Store lokaler er knappe. Frigiv blokke, du ikke bruger, så andre teams kan booke kundemøder, der ellers ville flytte uden for huset.
Organisationer med mange fælles rum styrer ofte konferencelokaler gennem et reservationssystem til lokaler, der dækker alle slags rum i én oversigt. Adgang fra mobilen gennem en app til reservation af konferencelokaler hjælper medarbejdere med at booke fra gangen, når et kundemøde bliver tilføjet i sidste øjeblik.
Ofte stillede spørgsmål
Er booking af konferencelokale kun for virksomhedskontorer?
Enhver organisation med store fælles mødelokaler bruger booking af konferencelokaler: universiteter, hoteller med mødefaciliteter, forsamlingshuse og kontorfællesskaber. Processen virker på ethvert sted, hvor lokalernes kapacitet er begrænset.
Bør konferencelokaler kræve godkendelse fra en leder?
Godkendelse hjælper, når lokaler er knappe, eller kunder er med. Automatisk godkendelse fungerer, når brugen er lav. Gennemgå tallene for bookinger hvert kvartal, og stram reglerne, hvis det samme team har bestyrelseslokalet hver eftermiddag.
Hvor langt frem bør konferencelokaler kunne bookes?
To til fire uger er et almindeligt vindue for store lokaler. Kortere vinduer frustrerer teams, der planlægger kundebesøg. Længere vinduer øger risikoen for hamstring. Tilpas det efter, hvor hurtigt dit kontor fylder de bedste tider.
Kan eksterne kunder booke konferencelokaler gennem en hjemmeside?
Steder, der udlejer mødelokaler, viser ofte ledige tider online. WEMASY har en hjemmesidebygger, hvor du kan vise konferencelokaler med bookingformularer, så eksterne organisationer kan reservere og betale uden at ringe frem og tilbage.
Hvad er forskellen på booking af konferencelokale og booking af lokaler til arrangementer?
Booking af konferencelokale dækker som regel planlagte møder i løbet af arbejdsdagen. Booking af lokaler til arrangementer går ofte over aftener, weekender og større opsætninger med forplejning. Planlægning af ressourcer dækker den bredere model, når udstyr og personale er en del af reservationen.
Hvordan følger jeg brugen af konferencelokaler over tid?
Bookingsoftware med rapporter viser timer booket pr. lokale og de dage, hvor efterspørgslen er størst. WEMASY analytics hjælper dig med at se tendenser, når du vurderer, om et konferencelokale, der bruges for lidt, skal laves om til skriveborde eller flere små lokaler.