Middagen med kunden blev flyttet til dit kontor. Du skal bruge bestyrelseslokalet om fyrre minutter. Du kan ikke ringe til faciliteterne og vente på, at de ringer tilbage, når dagsordenen allerede er sendt til tolv indbakker.
En app til reservation af konferencelokaler er bygget til netop det pres. En app til reservation af konferencelokaler er et værktøj til mobilen eller browseren, der viser ledige konferencelokaler live, tager imod bookinger med det samme, sender bekræftelser og ofte viser lokalets status på skærme ved døren. Den lægger booking af konferencelokale i din lomme i stedet for i en kalender på computeren, tre klik nede. Her ser du, hvordan sådanne apps virker, og hvordan de passer ind i den bredere løsning til booking af lokaler.
Hvad er en app til reservation af konferencelokaler?
En app til reservation af konferencelokaler er den del, brugeren ser, når store mødelokaler skal reserveres. Brugerne åbner appen, vælger en dato, filtrerer efter kapacitet eller udstyr og trykker for at booke. Appen taler med den samme database for kalenderen, som driver værktøjer på computeren og skærme på væggen.
De fleste apps har søgning i nærheden på kontorer med flere etager, favoritter til lokaler, man bruger ofte, og handlinger til at forlænge eller frigive, når møder slutter tidligt eller trækker ud.
Nogle apps tilføjer indtjekning med QR-kode, gæstekort eller forbindelse til adgangskontrol. Data fra indtjekning styrer regler for automatisk frigivelse, der åbner lokaler, når ingen kommer.
Hvorfor adgang fra mobilen er vigtig for konferencelokaler
Behovet for konferencelokaler ændrer sig hurtigt. Besøg af kunder kommer til på vejen til arbejde. Møder for hele virksomheden bliver mindre og frigiver plads midt på formiddagen. Værktøjer til booking kun på computeren går glip af de øjeblikke, fordi den, der skal bruge lokalet, ikke sidder ved sit skrivebord.
Mobilapps hjælper også medarbejdere, der flytter rundt i kontorfællesskaber og servicerede kontorer. Du booker bestyrelseslokalet, før du forlader kaffebaren. Kolleger ser reservationen på skærmene på gangen, når de går forbi.
Receptionen og faciliteterne har også gavn af det. Personalet kigger i appen for at svare på "hvilket lokale er demoen kl. 15 i?" uden at åbne et helt adminpanel.
Funktioner, du kan forvente i en god app til reservation
1. Ledige tider live med billeder eller planer
Se kapacitet, indretning og udstyr, før du siger ja. Visuel baggrund mindsker bookinger, der ikke passer, til møder med kunder.
2. Øjeblikkelig bekræftelse og synkronisering med kalenderen
Bookinger vises i din kalender med lokalets navn, etage og oplysninger til indringning. Del invitationer uden at skrive stedet igen.
3. Push-beskeder
Påmindelser før start og opfordringer til at frigive tidligt mindsker spøgelsesreservationer, der blokerer kolleger.
4. Undtagelser og godkendelser for administratorer
Ledere godkender de bedste lokaler fra den samme app. Faciliteterne kan blokere lokaler til vedligeholdelse uden at logge ind i et andet system.
5. Forbindelse til booking af skriveborde og ressourcer
Samlede apps til arbejdspladsen lader dig booke et skrivebord, et konferencelokale og udstyr i ét forløb. Det hænger sammen med planlægning af ressourcer, når dit kontor styrer mere end lokaler.
Bag appen ligger et bookingsystem til mødelokaler, der gemmer lokaler og regler. Appen er den bekvemme overflade. Systemet er kilden til sandheden.
Ofte stillede spørgsmål
Er en app til reservation af konferencelokaler noget andet end bookingsoftware til mødelokaler?
Appen er ofte mobilklienten til den samme software bagved. Bookingsoftware til mødelokaler kan have administration på nettet, skærme på væggen og API'er. Appen til reservation fokuserer på medarbejdernes oplevelse af at booke på telefon eller tablet.
Kan gæster bruge en app til reservation af konferencelokaler?
Nogle apps understøtter konti til gæster eller adgang i en begrænset tid til eksterne partnere. Kunder i kontorfællesskaber booker bestyrelseslokaler gennem apps for medlemmer, der er knyttet til deres abonnement.
Virker apps til reservation af konferencelokaler uden udstyr på væggen?
Tablets på væggen hjælper ved spontan booking, men er valgfrie. En app og præcise planer dækker de fleste behov, indtil raten for udeblivelser eller forvirring på gangen retfærdiggør skærme ved dørene.
Kan booking af konferencelokale ligge på en virksomheds hjemmeside i stedet for i en separat app?
Booking i browseren virker for personale og kunder, der ikke vil installere endnu en app. WEMASY har en hjemmesidebygger, hvor du indsætter responsive bookingforløb, der opfører sig som en app på mobilskærme.
Hvordan håndterer apps til reservation tilbagevendende ledelsesmøder?
Tilbagevendende serier bookes fra appen, og slutdatoer er synlige fra starten. Administratorer gennemgår langvarige serier gennem rapporter fra et reservationssystem til lokaler, så de bedste lokaler forbliver ledige til kunder.
Hvad bør jeg teste, før jeg ruller en app til reservation af konferencelokaler ud?
Book, forlæng, aflys og tjek ind fra en telefon på dit rigtige kontornetværk. Tjek synkronisering med kalenderen, beskeder om konflikter og præcisionen af planerne. Én etage som pilot i to uger afslører det meste besvær, før du lancerer i hele virksomheden.