Hvorfor viser din kalender to navne i den samme tid kl. 14? Du har tjekket den to gange i morges. Nogen i telefonen tilføjede en booking, mens en formular på nettet kom ind i samme øjeblik, og nu er to kunder på vej til dig i forventning om den samme stol.
Den overlapning er en dobbeltbooking. Dobbeltbooking sker, når den samme tid, ressource eller medarbejder bliver reserveret til to kunder samtidig. Det giver akavede konfrontationer i receptionen, spildte ture for kunderne og tabt tillid, som tager måneder at bygge op igen. Her kan du se, hvad der forårsager dobbeltbooking, og hvordan du forhindrer det, før det skader dit omdømme.
Hvad er dobbeltbooking?
Dobbeltbooking er en konflikt i planlægningen, hvor to reservationer gør krav på den samme kapacitet på samme tid. Kapaciteten kan være en person, et lokale, et bord, et køretøj eller et stykke udstyr. Konflikten kan være præcis, hvor begge bookinger starter i samme minut, eller delvis, hvor aftalernes længde overlapper.
Dobbeltbooking er noget andet end bevidst overbooking. Flyselskaber og nogle hoteller sælger med vilje flere pladser eller værelser, end de har, i forventning om en andel udeblivelser. Små serviceerhverv får sjældent gavn af det gamble. For de fleste ejere er hver dobbeltbooking en fejl og ikke en strategi.
Hvad forårsager dobbeltbooking?
Indtastning i hånden er den mest almindelige synder. En booking i telefonen kommer ind i en kalender på papir, mens en formular på nettet lægger den samme tid i et regneark. Ingen af kilderne synkroniserer med den anden, så begge poster ser gyldige ud, til to personer dukker op.
Forsinkede opdateringer skaber det samme problem. En medarbejder booker en tid, men glemmer at blokere den i den fælles kalender. En afbestilling frigør en tid i ét system, men ikke i et andet. Uden én sandhed vokser antallet af konflikter stille.
Fælles ressourcer gør det mere komplekst. Én frisør kan være bookbar gennem to ydelsestyper. Ét mødelokale kan stå i to afdelingers kalendere. Hvis systemet ikke behandler ressourcen som én samlet pulje, følger dobbeltbooking.
Sådan undgår du dobbeltbooking
1. Brug én kalender som sandheden
Alle bookingkanaler bør skrive til den samme plan. Telefon, gæster uden tid, hjemmesiden og tredjepartsoversigter går alle ind i én post. Hvis du har to kalendere, så giv én person til opgave at afstemme dem hver dag.
2. Bloker ressourcer og ikke kun tidspunkter
Når en behandler er booket, så bloker vedkommende i alle ydelser, vedkommende tilbyder. Når et bord er reserveret, så bloker det bestemte bord eller den bordtype i hele spisetiden.
3. Sæt buffer mellem aftaler
Bookinger lige efter hinanden uden pause inviterer til overlap, når en aftale trækker ud. En buffer på 10 eller 15 minutter giver luft og mindsker delvis dobbeltbooking.
4. Bekræft afbestillinger i realtid
Når en kunde afbestiller, bør tiden åbne med det samme i alle kanaler. Forsinket frigivelse er måden, en ledig tid bliver solgt to gange. Tydelige skabeloner til afbestillingspolitik får kunder til at afbestille tidligt, så du kan fylde tiden op igen.
5. Gennemgå planen, når vagten starter
Et dagligt tjek på fem minutter fanger konflikter, før kunderne kommer. Kig efter dobbelte navne, overlappende ressourcer og huller, der ser for stramme ud.
Konflikter i planlægning har deres egne mønstre. Vores kapitel om dobbeltbooking i planlægning går dybere ind i medarbejderkalendere og booking af flere ressourcer.
Ofte stillede spørgsmål
Er dobbeltbooking nogensinde bevidst i små virksomheder?
De fleste små virksomheder bør undgå bevidst overbooking. Regnestykket går kun op i stor skala med forudsigelige tal for udeblivelser. For saloner, klinikker og restauranter koster én dobbeltbooking mere i omdømme, end den tomme tid ville have tabt.
Hvordan løser jeg en dobbeltbooking, når den er sket?
Kontakt begge kunder, før de kommer, hvis det er muligt. Giv en oprigtig undskyldning, en anden tid eller rabat på det flyttede besøg. Skriv årsagen ned, så du kan rette processen og ikke kun den enkelte sag.
Kan online booking give flere dobbeltbookinger end booking i telefonen?
Online booking giver kun konflikter, når den ikke synkroniserer med din hovedkalender. Et forbundet system mindsker dobbeltbookinger, fordi bookinger fra nettet og telefonen deler én post. Værktøjer, der ikke hænger sammen, øger risikoen.
Skal jeg vise ledige tider i realtid på min hjemmeside?
Levende oversigt over ledige tider forhindrer kunder i at booke tider, der allerede er taget. Med WEMASY kan du indlejre en bookingside, der er bygget med hjemmesidebyggeren, og som viser de aktuelle ledige tider i stedet for en fast liste, der bliver forældet.
Hvordan hænger udeblivelser sammen med risikoen for dobbeltbooking?
Når en udeblivelse frigør en tid, som dit system ikke frigiver hurtigt, kan tiden blive solgt igen, mens den oprindelige kunde stadig tror, at vedkommende er booket. Hurtig behandling af afbestillinger lukker det hul. Politikker for udeblivelser hjælper kunder med at afbestille i stedet for at blive væk i stilhed.
Hvordan vælger jeg et bookingsystem, der forhindrer dobbeltbooking?
Se efter synkronisering i realtid, blokering på niveau af ressourcer og automatiske advarsler om konflikter. Vores blog om hvad du skal kigge efter i et bookingsystem gennemgår funktioner, der holder kalendere rigtige på tværs af kanaler.