Fire udeblivelser på én uge kostede en klinik omkring 800 dollar i tabt tid i stolen. Efter at klinikken gik fra håndskrevne opkald til én automatisk skabelon, faldt tallet til én. Beskeden blev ikke klogere. Den blev ens hver gang.
En skabelon til aftalepåmindelser er en færdigskrevet besked, som dit system udfylder automatisk ved hver booking. I stedet for at skrive ny tekst hver gang bestemmer du opbygningen én gang og lader felterne klare de detaljer, der skifter. En skabelon til e-mail kan rumme længere lister over forberedelse. Skabeloner til sms er korte. Her er, hvordan du laver skabeloner til påmindelser, som dit team kan bruge i månedsvis.
Hvad en skabelon til påmindelser indeholder
Alle skabeloner har brug for fast tekst og dynamiske felter. Den faste tekst dækker virksomhedens navn, tone og et kort resumé af reglerne. De dynamiske felter henter kundens navn, dato, tid, ydelse, behandler og sted fra bookingen.
Emnelinjen har betydning i e-mails. Emnelinjer som Påmindelse: din tid tirsdag den 12. marts klarer sig bedre end vage linjer som Kommende aftale.
Byg brødteksten, så den passer til, hvordan kunderne skimmer beskeder. Det vigtigste først, handlingen bagefter og det med småt til sidst. Brug den samme opbygning, som du lærte i sådan skriver du påmindelser som sms.
Sådan laver du skabeloner til forskellige kanaler
E-mailskabeloner kan have overskrifter, punktlister med forberedelse og vedhæftede kalenderfiler. Brug dem til vejledning til nye patienter, links til formularer og oplysninger om parkering.
Skabeloner til sms skærer alt ned til én skærm. Én skabelon for hver større ydelse er ofte nok. Lav særskilte skabeloner til nye og gamle kunder, hvis forberedelsen er forskellig.
Varianter efter tidspunkt hjælper. En skabelon, der sendes syv dage før, kan handle om forberedelse. En skabelon fireogtyve timer før handler om at bekræfte eller flytte. En skabelon samme dag er et kort puf med adressen.
Test felterne med rigtige prøvedata, før du går live. Et ødelagt datoformat eller et manglende navn på behandleren dræber hurtigt tilliden.
Sådan holder du skabelonerne rigtige over tid
Giv én person ansvaret for at gennemgå skabelonerne hvert kvartal. Telefonnumre, adresser og frister i reglerne ændrer sig. Forældede skabeloner skaber mere forvirring hos kunderne end ingen skabelon.
Versionsstyring hjælper, når flere medarbejdere redigerer teksten. Skriv datoen for den sidste gennemgang i et internt dokument, også selvom din software ikke har rigtig versionsstyring.
Skabeloner hænger sammen med den automatik, vi gennemgår i hvad er et automatisk system til aftalepåmindelser. De passer også sammen med bekræftelser fra sådan laver du en bookingbekræftelse på e-mail i modulet om opsætning.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor mange skabeloner til påmindelser har jeg brug for?
Start med én skabelon til e-mail og én til sms for din mest almindelige ydelse. Tilføj varianter, når forberedelse eller regler er meget forskellige mellem ydelserne. For mange skabeloner giver arbejde med at vedligeholde dem uden bedre resultater hos kunderne.
Hvilke felter skal alle skabeloner have?
Kundens fornavn, dato, tid, ydelsens navn, sted eller link og virksomhedens telefonnummer dækker de fleste tilfælde. Behandlerens navn hjælper, når kunderne vælger et bestemt medlem af personalet. Tilføj kun links til forsikring eller formularer i e-mailskabeloner, hvor der er plads til forklaring.
Kan jeg bruge den samme skabelon til påmindelser og bekræftelser?
Bekræftelser skal glæde sig over bookingen og sætte forventninger. Påmindelser gentager detaljerne tættere på dagen. Fælles formuleringer er fine, men hver besked skal have sit eget formål og sin egen emnelinje, så kunderne ved, hvorfor de hører fra dig igen.
Hvor ligger skabelonerne i en booking hos WEMASY?
Skabeloner ligger typisk i opsætningen af din tidsbestilling eller dine beskeder, knyttet til bookinghændelser. WEMASY hjælper dig med at forbinde bookingsider, du har lavet i hjemmesidebyggeren, med automatiske beskeder, så skabelonerne sendes, når kunderne booker online.
Skal skabelonerne nævne gebyr for udeblivelse direkte?
Én enkel sætning om aflysningsfrister og gebyrer er nok. Kombiner skabelonens tekst med en fast regel for udeblivelser på din hjemmeside, så kunderne ser de samme regler i alle kanaler.
Hvad skal jeg læse næste gang om skabeloner til påmindelser?
Læs sådan bruger du en app til aftalepåmindelser for at sende skabelonerne fra et særligt værktøj. Læs derefter sådan sender du påmindelser som sms om selve afsendelsen.