Hvor mange opkald tager din reception, bare for at finde en ledig tid? Hvad sker der, når linjen er optaget, og en patient giver op? Hvad med kunden, der har brug for en tid om aftenen, men kun tænker på at ringe midt i din frokostrush?
Online booking af aftaler svarer på de huller. Kunderne ser ledige tider på din hjemmeside, vælger en, der passer, og får en bekræftelse automatisk. Uanset om du driver en lægepraksis eller en servicevirksomhed, følger opsætningen de samme trin. Sådan sætter du software til tidsbestilling op til læger, terapeuter, konsulenter og lignende arbejde med aftaler.
Det kræver online booking af aftaler
Hver opsætning har brug for tre lag: ydelser, behandlere og tilgængelighed. Ydelser fastlægger, hvad der kan bookes, og hvor længe hvert besøg varer. Behandlere er de personer eller lokaler, ydelserne hører til. Regler for tilgængelighed styrer, hvornår hver behandler tager imod bookinger.
Hvis ikke alle tre passer sammen, får du forløb, der går i stykker. En ydelse på 30 minutter i en kalender med tider på 15 minutter giver huller. En behandler, der står som ledig på dage, hvor vedkommende ikke arbejder, fører til manuelle aflysninger.
For baggrund om, hvordan aftaler adskiller sig fra andre slags reservationer, så læs hvad er tidsbestilling og forskellen på reservationer og aftaler.
Sådan sætter du online booking af aftaler op trin for trin
Trin ét: skriv dine typer af aftaler op. Nye patienter, opfølgning, konsultation og indgreb får hver deres varighed og pause. Pause mellem aftaler giver personalet tid til at gøre lokalet klar og opdatere journaler.
Trin to: tildel behandlere. Knyt hver ydelse til de medarbejdere, der leverer den. Selvstændige har én behandler. Fælles praksis kan lade patienter vælge en læge eller tildele automatisk efter tilgængelighed.
Trin tre: sæt arbejdstider og undtagelser. Fastsæt de faste ugentlige timer, og tilføj så helligdage, ferie og frokostpauser. Blokeret tid skal forsvinde fra den offentlige kalender med det samme.
Trin fire: indstil reglerne for booking. Bestem, hvor langt frem kunder kan booke, om booking samme dag er tilladt, og om du kræver formularer, før du bekræfter. Hold den første booking enkel, og indsaml de detaljerede oplysninger, når tiden er holdt.
Trin fem: forbind din hjemmeside. Tilføj en bookingside eller en widget, så kunderne når din kalender fra dit eget domæne. Kapitlerne om sådan laver du en bookingside og sådan tilføjer du en bookingkalender dækker siden på hjemmesiden.
Booking af aftaler i regulerede og kliniske miljøer
Læge- og wellnesspraksis har ekstra krav. Formularer kan have brug for felter om sygehistorie. Bekræftelser skal have vejledning i forberedelse. Privatlivspolitikker skal forklare, hvordan patientdata gemmes.
Hold beskyttede oplysninger om helbred ude af almindelige bekræftelser på mail, når det er muligt. Send generelle oplysninger om aftalen på mail, og indsaml følsomme oplysninger i en sikker portal, der er linket fra bekræftelsen.
Lær medarbejderne i receptionen at bruge det samme system til bookinger i telefonen. En kalender delt mellem papir og software er der, hvor dobbeltbookinger starter. Alle kanaler skal skrive til én kalender.
Gennemgå andelen af udeblivelser efter din første måned online. Hvis den er høj, så stram indstillingerne for bekræftelser, og sæt påmindelser op. Modulet om booking af aftaler senere i bogen gennemgår påmindelser i dybden.
Når bookingen er sat op, så vend opmærksomheden mod det, kunderne får, efter de har booket. Det næste kapitel om sådan laver du en bekræftelse af booking på mail starter det lag af kommunikation.
Ofte stillede spørgsmål
Kan patienter booke online uden at vælge en bestemt behandler?
Mange systemer har en mulighed for "næste ledige", der tildeler den første ledige behandler med de rette kvalifikationer til ydelsen. Det virker godt til akut hjælp og almindelige konsultationer. Specialiseret behandling kræver ofte, at man vælger behandler selv.
Skal nye og tilbagevendende patienter se forskellige bookingforløb?
Adskilte forløb mindsker besværet. Tilbagevendende patienter springer felter over, som du allerede har. Nye patienter udfylder en længere formular eller får et link til en formular før besøget efter bookingen. Kapitlet om formular til nye kunder handler om design af formularer til nye kunder.
Hvordan sætter jeg online booking op på min praksis' hjemmeside?
Tilføj en bookingside, der er forbundet til dit system, og link til den fra din hovedmenu. Med WEMASY kan du udgive sider til booking gennem hjemmesidebyggeren sammen med dit eksisterende indhold om praksis.
Hvilken frist skal jeg kræve for online bookinger?
Booking samme dag passer til ydelser, hvor kunder kan komme uden aftale. Lægepraksis kræver ofte 24 timer, så personalet kan forberede journaler. Operationer og aftaler i laboratorier kan have brug for 48 til 72 timer. Tilpas fristen til dit behov for forberedelse.
Kan jeg begrænse online booking til bestemte typer af forsikring eller kategorier af kunder?
Nogle systemer understøtter spørgsmål om berettigelse i begyndelsen af forløbet. Kunder, der ikke opfylder kravene, ser en besked om at ringe i stedet. Det forhindrer bookinger, din praksis ikke kan opfylde, og mindsker ekstra arbejde i receptionen.
Hvordan forbinder online booking sig med min eksisterende kalender?
De fleste værktøjer synkroniserer med almindelige kalenderapps gennem en integration i én eller to retninger. Synkronisering i begge retninger forhindrer, at private aftaler vises som ledige online. Test retningen for synkroniseringen, før du går live, så du undgår overraskende konflikter.