Den hurtigste måde at miste tilliden efter en online booking er tavshed. Din kunde valgte en tid, klikkede på bekræft og hørte ikke noget. Næste morgen havde vedkommende allerede booket et andet sted, fordi første forsøg måtte være gået galt.
En bekræftelse af booking på mail lukker det hul inden for få sekunder. Den viser, at reservationen gik igennem, gentager de vigtigste detaljer og fortæller kunden, hvad vedkommende skal gøre nu. Hver virksomhed med online booking har brug for en. Sådan laver du en bekræftelse af booking, der virker.
Det skal en bekræftelse af booking indeholde
Start med et tydeligt emne. "Din aftale er bekræftet den 12. marts kl. 14.00" slår et uklart "Booking modtaget". Konkrete emner hjælper kunderne med at finde mailen senere, når de tjekker deres kalender.
Teksten skal gentage alle detaljer, kunden har brug for: dato, tid, tidszone, navn på ydelse, sted eller link til video og referencenummer for bookingen. Lad være med at få dem til at logge ind for at se basale fakta, de allerede har skrevet ind.
Tilføj vejledning i forberedelse, når det er relevant. Hvad de skal tage med, hvor de kan parkere, hvor tidligt de skal komme, eller hvad de kan forvente under besøget. Det forhindrer forvirring på dagen og mindsker opkald i sidste øjeblik.
Tag links til at flytte eller aflyse med, når dit system understøtter ændringer, kunderne selv kan lave. Kunder, der selv kan styre deres bookinger, ringer sjældnere til dit hold.
Sådan laver du en bekræftelse af booking på mail
Trin ét: find udløseren. Dit bookingsystem skal sende mailen automatisk i det øjeblik, en reservation skifter status til bekræftet. Hvis du sender manuelt, kommer der forsinkelser og menneskelige fejl.
Trin to: skriv skabelonen. Brug almindeligt sprog og korte afsnit. Sæt dato og tid øverst, så læsere på mobil ser det vigtigste uden at rulle. Undgå tunge billeder, der indlæses langsomt eller ender i spam.
Trin tre: personliggør med flettefelter. Indsæt kundens navn, ydelse, navn på behandler og adresse dynamisk. Almindelige bekræftelser føles automatiske på en dårlig måde. Personlige føles, som om din virksomhed har været opmærksom.
Trin fire: test leveringen. Send testbekræftelser til de store mailudbydere, og tjek, om de lander i indbakken. Autentificering på dit domæne påvirker, om mails om booking når kunderne eller ender i spam.
Trin fem: hold den på linje med bekræftelsen på skærmen. Takkesiden efter bookingen og mailen skal vise de samme detaljer. Oplysninger, der ikke stemmer, nedbryder tilliden med det samme.
Bekræftelsernes bredere rolle i bookingforløb forklares i sådan virker et bookingsystem fra modul ét.
Gode råd til bekræftelser af booking
Send bekræftelsen med det samme. Forsinkelser på mere end få minutter får kunder til at prøve at booke igen, og det kan give dubletter i din kalender.
Hold følsomme data ude af selve mailen, når reglerne kræver det. En lægepraksis kan bekræfte tidspunktet for aftalen på mail og linke til en sikker portal til formularer om helbred.
Tilføj en vedhæftet fil til kalenderen eller et link med "Føj til kalender", så kunderne gemmer aftalen i deres egen kalender. Et klik for at lægge den i kalenderen mindsker udeblivelser, fordi aftalen ligger sammen med deres andre forpligtelser.
Brug dit brands tone. En bekræftelse fra et spa kan være varm og imødekommende. En bekræftelse af en juridisk konsultation skal være professionel og præcis. Tonen viser, hvilken slags oplevelse der venter.
Når din grundlæggende bekræftelse virker, kan du finpudse ordene med en skabelon, du kan bruge igen. Næste kapitel om sådan skriver du en skabelon til bekræftelse af booking går dybere ind i opbygning og tekst.
Ofte stillede spørgsmål
Skal bekræftelser af booking sendes for ventende reservationer?
Send én type besked for hver status. En ventende booking kan udløse en mail om "forespørgsel modtaget", mens en bekræftet booking udløser den fulde bekræftelse. Hvis du blander statusser i én skabelon, bliver kunderne forvirrede om, om deres tid er holdt.
Hvad hvis mine bekræftelser på mail ender i spam?
Indstil autentificering af afsender på dit domæne, og send fra en adresse på det domæne og ikke fra en almindelig noreply på en anden vært. Hold emnerne sagligt, og undgå ord, der udløser spamfiltre. Test, hvor mailen lander, før du lancerer online booking.
Kan WEMASY sende bekræftelser af booking på mail automatisk?
WEMASYs bookingværktøjer sender en bekræftelse på mail, når en reservation er bekræftet. Tilpas skabelonen én gang i din konto eller gennem hjemmesidebyggeren, og hver fremtidig booking sender den samme besked med dit brand uden manuelt arbejde.
Skal jeg tage oplysninger om betaling med i bekræftelsen?
Tag det opkrævede beløb og de sidste fire cifre i betalingsmetoden med, når du tog betaling ved bookingen. Til ydelser, der betales ved besøget, skal du skrive tydeligt, hvad prisen forventes at være, så kunderne kommer forberedt. Kapitlet om betalingsløsning til booking handler om opsætning af betaling.
Hvor lang skal en bekræftelse af booking være?
De mest effektive bekræftelser kan være på én skærm på mobilen med de vigtigste detaljer, med valgfrie afsnit nedenunder om vej og regler. Hvis kunderne skal rulle mere end to gange for at finde dato og tid, så skær i teksten.
Skal jeg have en særskilt bekræftelse til medarbejdere?
Interne beskeder hjælper holdet med at forberede sig. Send medarbejderne en kort besked med kundens navn, ydelse og særlige noter fra formularen. Hold mails til kunder og til medarbejdere adskilt, så interne detaljer forbliver private.