Over 40 % af webshopejere siger, at de var forvirrede over deres skatteforpligtelser, da de lancerede. Reglerne for sales tax og moms er forskellige fra sted til sted, ændrer sig ofte og kan få reelle økonomiske konsekvenser, hvis du gør det forkert. Fejl med skat kan give uventede regninger, bøder og komplikationer, der koster tid og penge.
Her gennemgår vi, hvordan du finder ud af, hvilke skatter der gælder for din webshop, hvornår du skal opkræve dem, hvordan du beregner, hvad du skylder, og hvordan du overholder reglerne, efterhånden som du vokser. Uanset om du sælger i USA, på tværs af delstater eller internationalt, er det vigtigt at forstå dine skatteforpligtelser for at drive en lovlig virksomhed og beskytte dit brand.
Hvad er sales tax, og hvornår skal du opkræve den?
Sales tax er en skat, der opkræves ved salget i USA. I modsætning til indkomstskat, som du betaler af din fortjeneste, er sales tax en gennemløbsskat. Du opkræver den hos kunderne og sender den videre til delstaten og de lokale myndigheder.
I USA gælder sales tax, når du sælger fysiske varer. Ydelser, digitale downloads og immaterielle produkter kræver som regel ikke sales tax, selvom reglerne varierer fra delstat til delstat. Du skal kun opkræve sales tax i delstater, hvor du har "nexus", altså en tilknytning til delstaten. Nexus findes typisk, hvis du:
- Har et fysisk sted (kontor, lager eller opbevaring) i delstaten
- Har medarbejdere eller samarbejdspartnere, der arbejder i delstaten
- Har varer på lager der (via et fulfillmentcenter eller en leverandør)
- Overskrider delstatens økonomiske nexus-grænse for omsætning (som regel 100.000 til 500.000 USD om året)
Her bliver mange webshopejere fanget. Hvis du kun har ét lager eller kontor i én delstat, men sender til alle 50 delstater, skal du stadig opkræve og indberette sales tax i de fleste delstater, hvor du overskrider den økonomiske nexus-grænse. Grænsen varierer fra delstat til delstat. Nogle har slet ingen grænse.
Sådan finder du ud af, om du har nexus i en delstat
Dit første skridt er at finde ud af, hvilke delstater der mener, at du har nexus. Det nemmeste er at tjekke, om du opfylder nogen af kriterierne ovenfor. Hvis du overskrider den økonomiske nexus-grænse i en delstat, har du en pligt til at indberette der, selv om du ikke har nogen fysisk tilstedeværelse.
Brug en kilde som en oversigt over sales tax i de enkelte delstater eller en tjeneste til overholdelse af skatteregler for at slå de konkrete grænser og regler op i hver delstat. Nogle delstater har grænser for den samlede omsætning, nogle tæller antal transaktioner, og andre bruger andre mål. Gem optegnelser over dit salg pr. delstat, så du kan sammenligne med grænserne.
Når din virksomhed vokser, og du nærmer dig eller overskrider en delstats grænse, bliver den delstat en ny indberetningspligt. Derfor bruger mange webshopejere software til skat, der automatisk følger salget pr. delstat og giver besked, når de krydser en grænse.
Sådan beregner du sales tax på ordrer
Når du ved, hvilke delstater du skal opkræve i, skal du beregne det rigtige skattebeløb for hver ordre. Satserne for sales tax varierer meget:
- Nogle delstater har slet ingen sales tax (Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire, Oregon)
- Delstatens satser går fra 2,9 % (Colorado) til 7,25 % (Californien)
- Lokale skatter lægges oven i delstatens skat (et produkt i New York kan have 4 % delstatsskat plus 4 % lokal skat = 8 % i alt)
- Nogle byer har yderligere skatter
- Skattesatserne ændrer sig med jævne mellemrum og varierer efter produktkategori
De fleste e-handelsplatforme og betalingsudbydere beregner sales tax automatisk, hvis du angiver dine nexus-delstater og produktkategorier. Systemet slår kundens adresse op, finder den rigtige delstat og lokale skattezone og bruger den rigtige sats. Det er langt mere pålideligt end at regne selv.
Hvis du bruger WEMASYs e-handelssystem, kan du indstille din sales tax, så den automatisk beregner og bruger den rigtige skattesats ud fra kundens placering. Det fjerner regnefejl og holder dig inden for reglerne, når satserne ændrer sig.
Hvilke produkter er skattepligtige, og hvilke er ikke?
Ikke alle produkter beskattes ens. Det er en af de sværeste dele af sales tax, fordi reglerne varierer fra delstat til delstat og efter produktkategori:
- Tøj: Skattepligtigt i de fleste delstater, men fritaget i delstater som Pennsylvania og New Jersey
- Dagligvarer: Ofte fritaget eller beskattet med en lavere sats
- Tilberedt mad: Som regel fuldt skattepligtigt
- Receptpligtig medicin: Typisk fritaget
- Sundhedsprodukter uden recept: Reglerne varierer meget fra delstat til delstat
- Digitale downloads og e-bøger: Skattepligtige i nogle delstater, fritaget i andre
- Fragt og ekspedition: Skattepligtigt i de fleste delstater, men nogle fritager fragt, hvis den er opført for sig
Hvis du sælger produkter i følsomme kategorier (tøj, mad, sundhedsprodukter), så undersøg de konkrete regler i hver delstat, hvor du opkræver skat. Nogle produkter, der er skattepligtige i en delstat, er helt fritaget i en anden.
Sådan fungerer moms og skat i udlandet
Uden for USA hedder sales tax ofte moms (VAT, Value Added Tax) eller GST (Goods and Services Tax). Hvis du sælger til kunder i Canada, Europa eller andre lande, skal du måske opkræve og afregne moms.
Reglerne er komplekse og forskellige fra land til land:
- Canada: GST/HST er føderal og provinsiel, satserne går fra 5 % til 15 % efter provinsen
- EU: Moms er obligatorisk for sælgere i EU, og satserne går fra 15 % til 27 % efter landet
- Storbritannien: Momsen er 20 % på de fleste varer og ydelser
- Australien: GST er 10 % på de fleste produkter
EU har egne grænser og regler. Er du sælger uden for EU, kan du være forpligtet til at registrere dig for moms, hvis du overskrider bestemte grænser for salg i EU-lande. Er du sælger i EU, kræves momsregistrering typisk uanset salgets størrelse.
Salg til udlandet gør tingene meget mere komplicerede. Mange webshopejere bruger internationale tjenester eller software, der klarer momsberegning og indberetning for dem. Hvis du vil udvide til udlandet, så tal med en skatterådgiver, der er specialist i e-handel, for at forstå dine forpligtelser.
Sådan sætter du opkrævning af sales tax op i din webshop
De fleste moderne e-handelsplatforme har indbyggede værktøjer til sales tax. Sådan sætter du det op:
- Find dine nexus-delstater: Skriv alle delstater op, hvor du har pligt til at opkræve sales tax
- Indtast skattesatser: Sæt satserne for delstat og lokal skat op for hver zone. Hvis du bruger software, der er koblet til en skattedatabase, opdateres satserne automatisk
- Tildel produktkategorier: Marker dine produkter som skattepligtige eller fritaget, og notér særlige kategorier med andre regler
- Test med prøveordrer: Læg testordrer fra forskellige delstater for at se, at systemet regner rigtigt
- Vis skat i kassen: Sørg for, at kunderne ser det beregnede skattebeløb, før de gennemfører købet. Det giver færre forladte kurve og tvister
- Udsted kvitteringer med skat opført for sig: Hver kvittering skal vise skattebeløbet separat
WEMASYs e-handelssystem har værktøjer til skatteopsætning, hvor du kan sætte flere skattezoner op og beregne automatisk. Du kan styre skatteindstillinger pr. delstat og pr. produktkategori og bruge forskellige regler efter behov.
Hvornår og hvordan du indberetter og betaler skat
Når du har opkrævet sales tax hos kunderne, skal du indsende en selvangivelse og sende pengene til den rette skattemyndighed. Frister og betalingsplaner varierer fra delstat til delstat:
- Hvor ofte du indberetter: De fleste delstater kræver månedlig, kvartalsvis eller årlig indberetning. Tjek din delstats regler
- Betalingsfrister: Betalingen forfalder som regel den 20. eller 30. i måneden efter indberetningsperioden
- Indberet elektronisk: De fleste delstater kræver indberetning online via skattemyndighedens portal
- Gem optegnelser: Gem detaljerede optegnelser over alt salg, opkrævet skat og indberetninger i mindst 3 til 5 år
Lav en kalender for indberetninger for hver delstat, hvor du har forpligtelser. Skriv fristerne ind, så du ikke misser en. Hvis du misser en indberetning af sales tax, kan det give bøder og renter, der vokser over tid.
Hvis det føles overvældende at styre indberetninger i flere delstater, kan du bruge en skattetjeneste. De kobles til din e-handelsplatform, følger salget pr. delstat automatisk, beregner det præcise beløb, du skylder, laver dokumenter til indberetning og kan endda indberette for dig.
Almindelige fejl med sales tax og hvordan du undgår dem
Fejl med sales tax er en af de dyreste fejl, webshopejere begår. Her er de mest almindelige og hvordan du forebygger dem:
- At undlade at opkræve skat i delstater med høje grænser: Mange ejere opdager ikke, at de har overskredet økonomiske nexus-grænser i andre delstater. Gennemgå dit salg pr. delstat hvert kvartal, og undersøg grænserne, efterhånden som du vokser
- At opkræve skat, men ikke indberette: At opkræve skat uden at indberette skaber en gæld, der vokser. Sæt automatiske påmindelser op til datoerne for indberetning
- Uens behandling af skat på fragt: Nogle ordrer har skat på fragt, andre ikke. Indstil dit system til at håndtere det ens efter din delstats regler
- At klassificere produkter forkert: Hvis du markerer et skattepligtigt produkt som fritaget (eller omvendt), bliver hvert salg beregnet forkert. Tjek produktklassificeringerne i hver delstat
- At undlade at afstemme opkrævet mod skyldigt: Hvis du opkrævede 10.000 USD i sales tax, men kun indberettede 9.000 USD, finder revisorer forskellen. Afstem hver måned
- At miste optegnelser: Det amerikanske skatteagentur IRS eller delstatens skattemyndigheder kan revidere dig år efter et salg. Gem alle optegnelser over transaktioner, indberetninger og betalingskvitteringer i mindst 5 år
Hvornår du skal have en skatterådgiver med
Skattelove er komplekse og ændrer sig hele tiden. Du kan have brug for professionel hjælp, hvis:
- Du sælger i 10 eller flere delstater (at styre så mange zoner manuelt giver let fejl)
- Du sælger til udlandet og skal forstå moms
- Du sælger produkter i kategorier med komplekse eller varierende regler (tøj, mad, sundhedsprodukter)
- Du har fået en skattemeddelelse eller en anmodning om revision
- Du vokser hurtigt og vil sikre, at du overholder reglerne, efterhånden som du vokser
En skatterådgiver eller revisor, der er specialist i e-handel, kan hjælpe dig med at sætte det rigtige system op, sikre, at du er registreret i de rigtige delstater, og indberette korrekt. Prisen for professionel rådgivning er som regel langt lavere end prisen for bøder, renter eller efterbetaling af skat, hvis du gør det forkert.
Byg overholdelse af skattereglerne ind i din virksomhed fra starten
Det nemmeste tidspunkt at få sales tax rigtigt er, før du lancerer. Gennemgå din webshop, før dit første salg:
- Find alle delstater, hvor du har nexus
- Sæt opkrævning af skat op i din e-handelsplatform
- Indstil produkterne med de rigtige skatteklassifikationer
- Test med prøveordrer for at se, at beregningen er rigtig
- Lav en kalender med datoer for indberetning, og sæt påmindelser
- Vælg et system eller en tjeneste til at følge og styre indberetninger
Hvis du allerede har lanceret uden en rigtig skatteopsætning, så vent ikke. Ret problemet nu, sæt rigtig opkrævning op fremover, og overvej at tale med en skatterådgiver om tidligere indberetninger. Jo længere du venter, jo mere kompliceret bliver rettelsen.
Læs også: Privatlivspolitik, cookiesamtykke og GDPR til din webshop og Sådan beskytter du dit brand og dine produkter mod kopiering.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad sker der, hvis jeg ikke opkræver og indberetter sales tax?
Hvis du undlader at opkræve sales tax, når du skal, kan det give store bøder og renter. Ved en revision kan du skylde den uopkrævede skat flere år tilbage plus bøder, der kan nå 25 % eller mere. I nogle tilfælde kan delstatens skattemyndigheder rejse straffesag for skatteunddragelse, selvom det er sjældent. Jo længere overtrædelsen går uopdaget, jo større bliver gælden. Hvis du allerede har lanceret uden at opkræve skat, så tal straks med en skatterådgiver for at rette problemet og eventuelt indsende rettede indberetninger. Med WEMASYs hjemmesidebygger kan du sætte det op direkte i din webshop.
Hvordan ved jeg, hvilke delstater der kræver registrering?
Du skal registrere dig for en tilladelse til sales tax i hver delstat, hvor du har nexus. De økonomiske nexus-grænser varierer meget. Nogle delstater kræver registrering, hvis du overskrider 100.000 USD i salg om året, mens andre sætter grænsen ved 500.000 USD eller højere. Nogle delstater har slet ingen grænse. Brug din delstats skattemyndigheds hjemmeside til at tjekke kravene for netop din situation, eller brug en skattetjeneste, der følger grænserne automatisk, efterhånden som dit salg vokser. Registrering er som regel gratis, men kræves, før du lovligt kan opkræve og indberette skat.
Kan jeg bruge den samme skattesats til alle kunder i en delstat?
Nej. Delstatens satser for sales tax varierer meget efter placering inden for delstaten på grund af lokale skatter. En kunde i New York City skylder måske 8,875 % i skat, mens en kunde på landet i den nordlige del af New York skylder 4 %. Derfor bruger e-handelsplatforme kundens adresse til at slå den præcise lokale zone op og bruge den rigtige samlede sats. Hvis du manuelt bruger den samme sats til alle i en delstat, bliver opkrævningen forkert, og du risikerer at overtræde reglerne.
Skal forhandlere og grossister opkræve sales tax på en anden måde?
Forhandlere og grossister opkræver typisk ikke sales tax på salg til andre virksomheder, hvis køberen giver et gyldigt videresalgscertifikat. De opkræver og afregner dog skat på salg til slutkunder. Grossister, der sælger til forhandlere, skal kontrollere videresalgscertifikatet, før de fritager salget for skat. Hvis du driver både grossist- og detailvirksomhed, så indstil dit system til at bruge forskellige regler efter kundetype (virksomhed eller forbruger). Reglerne varierer fra delstat til delstat, så tjek detaljerne i dine zoner.
Hvad hvis jeg har lavet en fejl i en tidligere indberetning af sales tax?
Indsend en rettet indberetning, så snart du opdager fejlen. Kontakt din delstats skattemyndighed, og spørg til deres proces for rettede indberetninger. Hvis du har betalt for lidt, skylder du forskellen plus renter. Hvis du har betalt for meget, kan du måske få pengene tilbage. Jo længere du venter med at rette en fejl, jo flere renter løber der på. Hvis du opdager systematiske fejl i flere indberetninger, så tal med en skatterådgiver, som kan hjælpe dig med at rette alle de berørte perioder og eventuelt forhandle med delstaten om lavere bøder.
Skal jeg opkræve sales tax på fragt, hvis jeg opfører den for sig?
Reglerne for skat på fragt varierer meget fra delstat til delstat. Nogle delstater beskatter kun fragt, hvis den er lagt sammen med produktprisen. Andre beskatter den uanset. Nogle få delstater fritager fragt, hvis den er opført for sig på fakturaen. Tjek din delstats krav, for det er et område, hvor der ofte sker fejl, som kan vokse over tusindvis af ordrer. De fleste e-handelsplatforme lader dig indstille behandlingen af skat på fragt pr. delstat, så sæt det rigtigt op fra start.
Findes der delstater uden sales tax?
Ja. Fem delstater har ingen sales tax for hele delstaten: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire og Oregon. Det betyder dog ikke, at du ingen skatteforpligtelser har. Nogle af de delstater har andre skatter (som skat på bruttoomsætning), og lokale områder kan stadig opkræve skat. Selv i delstater uden skat kan du skylde skat i andre delstater, hvor du har kunder. Gå ikke ud fra, at du ikke har skatteforpligtelser, bare fordi du har hjemme i en delstat uden skat.
Hvordan ændrer min nexus sig, hvis min virksomhed vokser?
Når dit salg vokser, og du nærmer dig eller overskrider økonomiske nexus-grænser i nye delstater, vokser dine skatteforpligtelser. Mange webshopejere bliver overraskede, når de opdager, at de har krydset en grænse midt på året og nu skylder skat i en delstat, hvor de ikke opkrævede. Følg dit salg pr. delstat hvert kvartal, og undersøg grænserne på forhånd. Brug software til skat, der giver besked, når du nærmer dig en grænse, så du kan registrere dig, før du krydser den. Registrering træder som regel i kraft med det samme eller ved starten af næste måned, afhængigt af delstaten.