Forestil dig, at du driver en servicevirksomhed, hvor bookinger kommer ind via fem forskellige kanaler. En kunde skriver en sms. En anden skriver en mail. En tredje skriver på sociale medier og spørger, hvornår du har tid. Du skifter mellem apps, ruller gennem beskeder og prøver at huske, hvem der har bekræftet, og hvem der stadig venter. I det rod glider en mulig booking mellem fingrene på dig.
En bookingformular på din hjemmeside gør op med det. Besøgende vælger dato og tidspunkt, indtaster deres oplysninger, og aftalen er planlagt. Ingen frem og tilbage. Ingen dobbeltbookinger. Ingen tvivl om, hvorvidt personen faktisk kommer.
Hvad er en bookingformular?
En bookingformular er en formular, som lader besøgende bestille tid direkte fra din hjemmeside. Den viser ledige tider i realtid, lader dem vælge et tidspunkt, der passer dem, og sender straks bekræftelser til begge sider. I det øjeblik de sender, er aftalen på plads.
Der findes to typer. En formular til forespørgsel om tid lader besøgende foreslå et tidspunkt og vente på din bekræftelse. En komplet bookingformular (eller online booking) viser dine faktiske ledige tider og bekræfter bookingen med det samme. For de fleste servicevirksomheder konverterer øjeblikkelig bekræftelse bedre. Den besøgende føler, at hendes tid bliver respekteret, og du får straks klarhed over, hvem der kommer.
Hvad skal en bookingformular indeholde?
Hold formularen fokuseret på det, du skal bruge for at levere en god aftale.
1. Type ydelse eller aftale
Tilbyder du mere end én ydelse, lader en rulleliste de besøgende vælge, hvad de booker. Det er vigtigt, fordi forskellige ydelser tager forskellig tid. En klipning tager 30 minutter. En konsultation tager en time. Formularen viser kun ledige tider for den type ydelse.
2. Valg af dato og tidspunkt
En kalender eller datovælger, hvor de vælger, hvornår de vil komme. Når du kun viser ledige tider, undgår du dobbeltbookinger og den frustration, der kommer af at vælge et tidspunkt, som ikke passer. Forbindelse til ledige tider i realtid driver konverteringen. Undersøgelser viser, at jo hurtigere nogen kan gøre en formular færdig, jo højere er færdiggørelsen.
3. Navn og kontaktoplysninger
Du skal vide, hvem der kommer, og hvordan du når dem, hvis noget ændrer sig. Navn, e-mail og telefonnummer dækker det grundlæggende. Telefon er afgørende til påmindelser om aftalen.
4. Særlige ønsker eller noter (valgfrit)
Et tekstfelt, hvor de kan nævne alt, der er relevant. "Første gang jeg kommer", "Jeg har brug for kørestolsadgang" eller "Jeg foretrækker en tid om formiddagen" hjælper dig med at forberede dig og viser kunderne, at du bekymrer dig om deres oplevelse.
Hvorfor bookingformularer påvirker din omsætning direkte
Hvis aftaler er sådan, du tjener penge, fjerner en bookingformular gnidninger i forløbet fra interesse til køb.
1. Du fanger emner, mens interessen er varm
Når nogen skal ringe eller skrive for at booke, er hver forsinkelse en chance for, at de ombestemmer sig eller ringer til en konkurrent. En formular, de udfylder lige nu, betyder en beslutning lige nu. Varme emner lukker hurtigere end kolde.
2. Din kalender fylder sig selv
Ikke mere manuel styring af kalenderen. Besøgende booker, tiden bliver lukket automatisk, og alt bliver synkroniseret med din kalender. Ingen regneark. Ingen gætterier om, hvem der har bekræftet.
3. Færre udeblivelser
Når nogen udfylder en formular og vælger et bestemt tidspunkt, føler de sig mere forpligtede, end hvis de sagde "jeg vender tilbage". Tilføj en automatisk påmindelse på mail dagen før aftalen, og udeblivelserne falder med 30 til 40 procent. Folk glemmer. En påmindelse får dem tilbage.
4. Du får mindre opfølgning
Uden en bookingformular bruger du tid på at bekræfte ledige tider, skrive frem og tilbage om tidspunkter og afklare detaljer. En god formular klarer alt det i én samtale. Du svarer på kvalificerede bookinger, ikke på endeløse mailtråde.
Antal felter i bookingformularen og konvertering
Hvor mange felter du har med, påvirker direkte, om folk gør formularen færdig. En formular med tre felter konverterer med 25 procent. Tilføj seks felter, og konverteringen falder til 15 procent. Hvert ekstra felt koster færdiggørelser.
For bookingformularer betyder det: spørg kun om det, du virkelig skal bruge for at levere aftalen. Vil du vide fuld adresse, fuldt telefonnummer og moderens pigenavn, mister du bookinger. Saml det nødvendige ind i selve bookingformularen. Brug en opfølgende mail til at få ekstra oplysninger senere.
Optimering til mobil er vigtig for bookingformularer
Over halvdelen af dine besøgende bruger mobil. En bookingformular, der fungerer fint på computer, men er svær at bruge på telefon, mister bookinger. Datovælgere skal være lette at bruge med fingeren. Knapper skal være store nok til, at man kan ramme dem. Tekstfelter skal have ordentlig afstand.
Test din bookingformular på din telefon. Hvis du ikke ville udfylde den, fordi den er akavet på mobil, gør dine besøgende det heller ikke. En formular, der er optimeret til mobil, konverterer 30 til 50 procent bedre end en, der kun er lavet til computer.
Sådan hænger bookingformularer sammen med resten af dit system
En bookingformular er ikke en ø. Når nogen sender, skal der ske ting automatisk.
Synkronisering med kalender
Formularen skal synkronisere med dit kalendersystem (Google Calendar, et andet kalendersystem eller et særligt bookingværktøj). Når du blokerer tid i din egen kalender, skjuler formularen de tider. Når du accepterer en aftale gennem bookingsystemet, bliver den lagt i din kalender. Så undgår du konflikter uden at løfte en finger.
Bekræftelsesmails
I det øjeblik de booker, får de en bekræftelse på mail med tidspunkt, sted og de næste skridt. Du får også en notifikation. Det skaber ansvar på begge sider.
Påmindelser og opfølgning
Automatiske påmindelser på mail dagen før (eller nogle timer før) mindsker udeblivelser markant. Nogle systemer sender også påmindelser på sms eller push-notifikationer. Et enkelt "Din aftale er i morgen klokken 14" virker. Folk glemmer, og påmindelser får dem tilbage.
Forbindelse til CRM og e-mail
Den besøgende, der booker, bliver en kontakt i dit CRM. Du kan segmentere dem efter type ydelse, hvor ofte de booker, eller alle data, du samlede ind i formularen. Så bliver data fra bookingformularen til en liste, du kan arbejde med over tid. De bookede én gang. E-mail kan gøre dem til faste kunder.
Aflysninger og ændring af tid
Din bekræftelsesmail skal fortælle de besøgende, hvordan de aflyser eller flytter deres tid. Nogle systemer lader dem styre deres egne bookinger via et link i bekræftelsen. Så klarer de det selv, og du får mindre manuelt arbejde.
Brug et tydeligt sprog: "Skal du flytte din tid? Klik her" og "Vil du aflyse? Svar på denne mail eller klik her." Jo lettere du gør det, jo mere sandsynligt er det, at de flytter tiden i stedet for bare at udeblive.
Forskellige ydelser, forskellig varighed, forskellige ledige tider
Tilbyder du en ydelse på 30 minutter og en på 90 minutter, er dine ledige tider forskellige for hver. En bookingformular kan bruge betinget logik til at vise de rigtige tider ud fra den ydelse, de har valgt. De vælger ydelsen først. Kalenderen opdateres og viser kun tider, der passer til den varighed. Så undgår du fejl og forvirring.
WEMASYs formularværktøj understøtter betinget logik, så formularen tilpasser sig efter valgene. Den samme formular kan håndtere flere ydelser uden at du skal lave særskilte formularer.
Hvornår en bookingformular er nok, og hvornår du har brug for mere
For mange små servicevirksomheder klarer en velbygget bookingformular på din hjemmeside opgaven helt. Du får den besøgendes oplysninger, hendes ønskede tidspunkt og en bekræftelse. Færdig.
Et særligt bookingsystem (et værktøj, der kun er til planlægning) bliver nyttigt, når du har brug for avancerede funktioner som automatiske ventelister, tildeling af medarbejdere (hvilket teammedlem skal tage den her booking?) eller betaling på forhånd. Til enkel planlægning er en formular på din hjemmeside med nogle få integrationer nok.