En mail slutter med "Med venlig hilsen, David Park, driftsdirektør" og en fuld signatur nedenunder. Læseren ved præcis, hvem der har skrevet den, og hvordan vedkommende kan følge op. En anden mail slutter med "Sendt fra min telefon" og intet andet. Begge gav den samme information. Kun den ene føltes færdig.
Eksempler på professionelle afslutninger i e-mail er modeller for afslutninger, der viser den rette vending, form på navnet og signatur til en given situation. At se på eksempler hjælper dig med at holde op med at overtænke de sidste to linjer i hver besked. Her er praktiske eksempler på afslutninger til de situationer, du oftest møder.
Hvad gør et eksempel på en afslutning værd at kopiere?
Et godt eksempel på en afslutning har tre dele. Den afsluttende linje i teksten angiver opfordringen til handling. Vendingen til afslutning passer til tonen. Signaturen giver læseren dine kontaktoplysninger. Kopiér opbygningen, ikke de præcise ord, og tilpas til din egen stemme og dit forhold.
Hold eksemplerne korte. Selve afslutningen er én linje. Signaturen er fire til seks linjer. Alt længere konkurrerer med beskeden om opmærksomheden.
Eksempler på afslutninger til almindelige situationer
Hvert eksempel nedenfor viser det afsluttende afsnit, afslutningen og signaturen sammen, så du kan se, hvordan delene hænger sammen.
1. Formel første kontakt
Afsluttende linje: "Jeg ser frem til dit svar og giver gerne yderligere oplysninger."
Afslutning: "Med venlig hilsen,"
Signatur: Fulde navn, titel, firmanavn, telefon, mærket mailadresse, hjemmesidens adresse. Det passer sammen med formatet i formelt format til forretningsmail.
2. Opfølgning hos en kunde
Afsluttende linje: "Sig venligst til, om den reviderede tidsplan passer til dit team, senest onsdag."
Afslutning: "Venlig hilsen,"
Signatur: Fornavn og efternavn, rolle, firma, telefon. En mærket adresse fra hvad er en mailadresse på eget domæne styrker tilliden.
3. Når du beder om en tjeneste eller en godkendelse
Afsluttende linje: "Tak, fordi du tog dig tid til at gennemgå det her. Din godkendelse senest fredag vil hjælpe os med at holde tidsplanen."
Afslutning: "Tak," eller "Mange tak,"
Signatur: Navn og rolle. Hold den ren, når beskeden er kort.
4. Intern opdatering til teamet
Afsluttende linje: "Ingen handling nødvendig, medmindre du ser et problem med tallene nedenfor."
Afslutning: "Hilsen," eller "Tak,"
Signatur: Fornavn og navn på teamet. Fulde signaturer er valgfrie til hurtige interne noter.
5. Svar fra kundesupport
Afsluttende linje: "Hvis du har andre spørgsmål, så svar på denne mail, så hjælper vi."
Afslutning: "Med venlig hilsen,"
Signatur: Medarbejderens fornavn, navn på teamet i support, firma, mailadresse til support, link til hjælpecenter.
Sådan tilpasser du eksempler på afslutninger til dit brand
Erstat eksemplets oplysninger med dit eget navn, din titel og dine kontaktoplysninger. Brug det samme firmanavn og den samme adresse til hjemmesiden, som står på din hjemmeside. Ensartethed mellem din hjemmeside og din e-mailsignatur skaber genkendelse, som beskrevet i e-mail på eget domæne og brandets identitet.
Gem to eller tre versioner i din e-mailklient som skabeloner. Én til formel mail udadtil, én til almindelig kommunikation med kunder og én til interne noter. Så skal du ikke bygge afslutningen forfra hver gang.
For vejledning i at vælge den rette vending, læs afslutninger på e-mail til enhver situation. For hele opbygningen af afslutningen, se sådan afslutter du en forretningsmail.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er et komplet eksempel på en professionel afslutning på en e-mail?
Et komplet eksempel har en afsluttende linje, en afslutning, dit navn skrevet ud og en signatur med din titel og dine kontaktoplysninger. WEMASY hjælper dig med at holde dit brand ensartet gennem hjemmesidebyggeren, så din signatur passer til din hjemmeside.
Skal jeg have min mailadresse med i signaturen, hvis den allerede står i feltet Fra?
At have din mail med i signaturen hjælper, når din besked bliver videresendt eller printet. Brug din mærkede adresse på dit domæne, så modtagerne altid ser din professionelle kontakt.
Kan jeg bruge et andet eksempel på afslutning til svar end til nye mails?
Svar kan bruge kortere afslutninger som Tak eller Hilsen, især i løbende tråde. Nye mails til kontakter udefra har gavn af en fuld afslutning og en komplet signatur.
Hvilket eksempel på afslutning virker til en mail med en ansøgning?
Brug Med venlig hilsen eller Venlig hilsen med dit fulde navn, telefonnummer og et link til din portefølje eller professionelle profil. Hold tonen formel hele vejen. Se sådan starter du en formel e-mail til indledningen.
Hvordan laver jeg en skabelon til afslutning i min e-mailklient?
De fleste e-mailklienter lader dig gemme en standardsignatur med din vending til afslutning med. Sæt én version op til mail udadtil og en kortere til interne svar.
Skal mit team bruge de samme eksempler på afslutninger?
Fælles standarder for afslutninger holder dit brands stemme ensartet. Skriv to eller tre godkendte formater ind i din interne stilguide sammen med eksempler på professionelle e-mails.