De fleste brands fejler ikke med e-mail, fordi de mangler apps. De fejler, fordi hosting, klienter, filtre og adgang for teamet ligger fire forskellige steder med fire forskellige logins. En besked går tabt mellem trin i opsætningen, som ingen har skrevet ned.
Værktøjer til at styre forretningsmail er de tjenester og funktioner, der sender, modtager, sorterer, søger i og deler mail på dit domæne. Vælg værktøjer efter den opgave, de løser, ikke efter lister over funktioner, du aldrig kommer til at bruge. Her er et praktisk kort.
Hvad tæller som et værktøj til at styre forretningsmail?
Værktøjer til styring dækker hele vejen fra server til indbakke. Det omfatter e-mailhosting på dit domæne, den mailklient, du læser i, regler der sorterer indkommende mail, funktioner til søgning og arkiv og fælles adgang, når et team tager sig af én adresse.
Ingen enkelt knap løser organiseringen. Opsætningen virker, når hvert lag er valgt efter din størrelse og forbundet rent.
Kernekategorier af værktøjer, alle brands har brug for
1. Hosting på dit domæne
Hosting opretter postkasser, sætter grænser for lagerplads og forbinder DNS til afsendelse og modtagelse. Uden den organiserer du privat mail, ikke forretningsmail. Sammenlign muligheder i hvad er e-mailhosting, og hvordan vælger du og sådan får du e-mail på eget domæne.
2. En mailklient, du faktisk åbner
Klienten er der, hvor du læser, svarer og bruger mapper eller etiketter. Klienter til computer, web og mobil bør synkronisere, så du ikke går glip af tråde på farten. Lær det grundlæggende i hvad er en e-mailklient.
3. Regler, filtre og søgning
Filtre sender mail efter afsender, adresse eller emne. Søgning finder arkiverede tråde. Sammen driver de vanerne fra mapper og etiketter til forretningsmail og arkivér og søg i forretningsmail.
Hvornår du tilføjer værktøjer til team og arbejdsgang
Tilføj funktioner til fælles indbakke, når flere personer svarer på den samme offentlige adresse. Tilføj skabeloner, når andre sender rutinesvar. Tilføj eksport til opbevaring, når politikken kræver lagring på lang sigt. Hver opgradering bør løse et problem, du allerede mærker, ikke et tænkt.
WEMASY holder dit domæne og din hjemmeside under én konto, så du bruger mindre tid på at hoppe mellem forbundne tjenester. WEMASY e-mailhosting kommer snart. Start med hosting og en klient. Læg sortering og værktøjer til teams oveni, efterhånden som mængden vokser. Det sidste kapitel om arbejdsgang til håndtering af professionel e-mail viser, hvordan delene passer sammen i en typisk uge.
Ofte stillede spørgsmål
Har jeg brug for separate værktøjer til at sende og modtage?
De fleste former for forretningshosting omfatter både indgående postkasser og udgående afsendelse på dit domæne. Din klient forbinder til de indstillinger med de oplysninger, din host giver. WEMASY forbinder kontaktveje på hjemmesiden og mail via hjemmesidebyggeren, så henvendelser når den rette indbakke.
Er gratis mailapps nok til at styre forretningsmail?
Gratis klienter kan læse mail fra dit domæne, hvis de understøtter standardindstillinger for forbindelse. Værdien for forretningen kommer af pålidelig hosting, sikkerhedskopier og funktioner til teams på dit domæne. Privat og forretningsmail forklarer forskellen.
Hvilke værktøjer hjælper med fælles supportmail til kunder?
Adgang til en fælles indbakke, status for tildeling og fælles skabeloner mindsker dobbelte svar. Start, når videresendelse til private konti ikke længere holder. Fælles indbakke til virksomheder dækker timingen.
Skal jeg bruge tilføjelser fra tredjepart til at organisere mail?
Brug de indbyggede filtre og mapper, før du tilføjer flere lag. Hver tilføjelse er endnu et login og endnu en ting, der skal sikres. Organisér din forretningsindbakke starter med de indbyggede funktioner.
Hvordan passer mobilapps ind i opsætningen af værktøjer?
Mobilklienter hjælper dig med at sortere på farten, men er dårlige til lange sessioner med at lægge væk. Brug telefonen til svar på niveau et og computeren til den ugentlige gennemgang. IMAP og POP3 til forretningsmail påvirker, hvordan synkroniseringen opfører sig.
Hvornår er det tid til at opgradere hosting til lagerplads til mail?
Opgradér, når politikken for opbevaring, mængden af vedhæftninger eller antallet af postkasser vokser fra dit abonnement. Pres på lagerplads er også et tegn på, at du bør gennemgå vanerne ved arkivering. Politikker for opbevaring af e-mail i brands guider dig til, hvor længe du gemmer mail.