Hvor mange aftaler dør i tavshed? Du sendte et tilbud tirsdag. Kunden åbnede det, sagde intet, og i næste uge var du gået videre til andet arbejde. Én opfølgning fredag kunne have bragt det ene spørgsmål frem, som de var for travle til at stille.
At automatisere opfølgnings-mails betyder at planlægge påmindelser, der sendes, når en tråd har været stille i en bestemt periode. Du skriver opfølgningen én gang, bestemmer ventetiden, og systemet sender den kun, når betingelserne passer. Det udvider forløbene fra e-mailforløb, hver virksomhed bør sætte op til det daglige arbejde med salg og projekter.
Hvad betyder det at automatisere opfølgnings-mails?
At automatisere opfølgnings-mails er at sende forudbestemte påmindelser efter en tidsforsinkelse, når intet svar kommer. Triggeren er inaktivitet og ikke en dato i kalenderen. Hvis kontakten svarer, før forsinkelsen er slut, annulleres opfølgningen automatisk i en godt bygget arbejdsgang.
Det er noget andet end at sende den samme mail til hele din liste. Automatiske opfølgninger er beskeder til én person, knyttet til en bestemt samtale eller et bestemt trin i en aftale.
Sådan sætter du automatisk opfølgning op
1. Vælg de rigtige samtaler
Opfølgning passer til tilbud, prisforespørgsler, mødeanmodninger og onboardingtrin, der venter på kunden. Den passer ikke til klager eller følsomme HR-emner. Brug rammen for dømmekraft fra hvornår virksomheder bør bruge e-mailautomatisering.
2. Sæt en respektfuld forsinkelse
Tre til fem hverdage er et almindeligt udgangspunkt for B2B-mail. Tilpas efter dine normer fra forventninger til svartid på e-mail.
3. Skriv kort og hjælpsom tekst
Henvis til den oprindelige besked, tilbyd at svare på spørgsmål, og gør det nemt at svare. Brug vanerne for klarhed fra sådan skriver du en professionel e-mail. Én opfølgning kan være en skabelon. Tre ens påmindelser føles som spam.
4. Begræns antallet af påmindelser
To automatiske opfølgninger pr. tråd er nok for de fleste virksomheder. Derefter er et opkald eller en personlig besked fra ledelsen mere passende.
5. Stop, når de svarer
Din automatisering skal annullere ventende opfølgninger i det øjeblik, et svar lander. At sende en påmindelse, efter nogen allerede har svaret, skader troværdigheden hurtigt.
Opfølgningstekst, der virker for virksomheder
Start med sammenhængen og ikke med dårlig samvittighed. "Jeg ville høre, om du havde spørgsmål til det tilbud, jeg sendte mandag" slår "Jeg vender bare tilbage". Skriv ét klart ønske, som at bekræfte et mødetidspunkt eller give feedback. Skriv under med de samme elementer som i hvad en e-mailsignatur bør indeholde.
Test din opfølgning på en tråd med lav indsats, før du bruger den på vigtige aftaler. Næste kapitel om triggere til e-mailautomatisering forklarer de typer hændelser, der kan starte eller stoppe et opfølgningsforløb.
Ofte stillede spørgsmål
Irriterer automatisk opfølgning mine kontakter?
Høflige påmindelser med mellemrum irriterer sjældent folk, der selv har bedt om oplysninger. Aggressive daglige påmindelser gør. Begræns hyppigheden, og tilpas åbningslinjen, når det er muligt. Med hjemmesidebyggeren i WEMASY kan du bygge kontaktformularer, så du kan se, hvem der udløste en opfølgning.
Skal opfølgning komme fra den samme afsender som den oprindelige mail?
Den oprindelige afsender bør eje opfølgningen, så tråden hænger sammen. Hvis du overlader en salgsopfølgning til en anden adresse, forvirrer det modtagerne.
Kan jeg automatisere opfølgning på intern teammail?
Interne påmindelser om frister har også gavn af automatisering. Hold tonen direkte, og skriv linket til opgaven eller fristen i teksten.
Hvilken emnelinje virker til en opfølgnings-mail?
Svar i den eksisterende tråd, når det er muligt, så emnet er det samme. Hvis du starter en ny besked, så nævn emnet direkte. Se professionelle emnelinjer i e-mail for mønstre.
Hvordan følger jeg, hvilke opfølgninger der giver resultat?
Mærk tråde efter trin i din indbakke eller dit CRM, og notér, hvilken automatisk påmindelse der fik et svar. Drop trin, der aldrig giver svar.
Skal jeg nævne automatisering i opfølgningen?
Fortæl aldrig modtageren, at beskeden var automatisk. Skriv den, som du ville skrive en manuel besked. Hvis du ikke kan skrive den så naturligt, så skriv den om, før du slår automatisering til.