Virksomhed A svarer på hver kontaktformular i hånden inden for to timer. Virksomhed B sender det samme gennemtænkte svar, men bekræftelsen går ud på få sekunder, mens ejeren sidder i et møde. Kundens oplevelse er næsten den samme. Forskellen er, at virksomhed B ikke behøvede at lægge alt andet fra sig for at trykke på send.
Når du ved, hvornår virksomheder bør bruge e-mailautomatisering, sparer du tid uden at ofre tillid. Automatisering passer til forudsigelige, tilbagevendende øjeblikke. Den passer ikke til følsomme forhandlinger eller klager, der kræver indføling og dømmekraft. Du ved allerede, hvad automatisering er, fra hvad er e-mailautomatisering for virksomheder. Nu ser vi på, hvor den gør nytte.
Hvornår bør virksomheder bruge e-mailautomatisering?
Virksomheder bør bruge e-mailautomatisering, når en besked er forudsigelig, haster og ikke kræver et særskilt skøn for hver modtager. Hvis ti personer stiller det samme spørgsmål i denne uge, og dit svar er næsten ens, er det en stærk kandidat til automatisering.
Automatisering giver også mening, når hurtighed betyder mere end personlig tilpasning. En, der har sendt en formular og venter to dage på en enkel bekræftelse, kan tro, at din virksomhed ikke reagerer. En hurtig bekræftelse giver dig tid til at sende et detaljeret svar senere, i tråd med forventninger til svartid på e-mail.
Situationer, der passer godt til automatisering
1. Første kontakt og bekræftelser
Når nogen kontakter dig via din hjemmeside eller en supportadresse, bekræfter en hurtig kvittering, at du har modtaget beskeden. Det hænger sammen med idéerne om fordeling i professionel e-mail til kundesupport.
2. Velkomst af nye kontakter
Nye abonnenter, kunder eller partnere har gavn af en velkomstbesked, der sætter forventninger. Kapitlet om velkomstmails til virksomheder dækker det i detaljer.
3. Opfølgning på tråde uden svar
Når et tilbud ligger uden svar, holder en høflig påmindelse efter et bestemt antal dage aftalen i live. Se automatiser opfølgnings-mails for, hvordan du sætter det op ansvarligt.
4. Fravær og tilgængelighed
Fraværssvar fortæller afsendere, hvornår du er væk, og hvem der kan hjælpe. Det dækkes i fraværsmails til virksomheder.
Hvornår du bør beholde et menneske i løkken
Undlad automatisering ved vrede klager, juridiske sager, prisforhandlinger og alle beskeder, hvor de forkerte ord kan skade tilliden. De tråde kræver den dømmekraft, du opbygger gennem hvordan professionel e-mail skaber tillid.
Undgå også at automatisere svar, der foregiver at være personlige, når de tydeligvis ikke er det. Et generisk "tak for dit køb" virker. Et falsk "jeg tænkte lige på dit projekt" gør ikke. Næste kapitel om autosvar til forretningsmail viser dig den enkleste form for automatisering at starte med.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor stor skal en virksomhed være, før e-mailautomatisering kan betale sig?
Selv en enkeltmandsvirksomhed, der sender mere end fem lignende svar om ugen, sparer tid med én automatisk bekræftelse. Gevinsten vokser med mængden og ikke med antallet af medarbejdere. WEMASY hjælper dig med at fange leads via hjemmesidebyggeren, så din første automatiske trigger allerede har en kilde.
Skal supportsager automatiseres helt?
Bekræft supporthenvendelser automatisk, men lad et menneske tage sig af selve løsningen. Kunder forventer en hurtig kvittering og ikke en robot, der løser en kompleks sag. Se fælles indbakke til virksomheder for fordeling i teamet.
Kan automatisering skade forholdet til kunderne?
Automatisering skader forhold, når beskeder føles upersonlige, kommer for ofte eller erstatter svar, der krævede et menneske. Sæt tydelige grænser for hyppigheden, og vis altid en vej til at nå et rigtigt menneske.
Hvordan beslutter jeg, hvilken mail jeg skal automatisere først?
Vælg den besked, du sender oftest, og som ikke kræver tilpasning. Bekræftelser af kontaktformularer og velkomstbeskeder er almindelige første valg. Listen i e-mailforløb, hver virksomhed bør sætte op rangerer typiske prioriteringer.
Skal sæsonvirksomheder bruge e-mailautomatisering?
Sæsonvirksomheder har gavn af at automatisere bekræftelser i travle perioder og fraværsbeskeder uden for sæsonen. Slå forløb til og fra efter din kalender i stedet for at skrive den samme mail om hvert år.
Erstatter automatisering god e-mailetikette?
Automatisering bør følge de samme regler for etikette som manuel mail. Tone, timing og klarhed betyder stadig noget. Gennemgå god praksis for forretningsmail, før du lancerer et forløb.