Halvtreds personer klikkede "interesseret" på invitationen til workshoppen. Tolv tilmeldte sig faktisk. Om morgenen på dagen havde du bestilt frokost til tredive, fordi du aldrig hørte fra dem, der måske kom.
Netop det hul mellem interesse og bekræftet deltagelse lukker en påmindelse om svar. Det er en opfølgning til dem, der ikke har svaret eller kun har svaret måske, hvor du beder dem sige ja eller nej, før du fastlægger mad, pladser og materialer. Når du skriver dem godt, sparer du penge og undgår akavede tomme stole. Sådan skriver du en påmindelse om svar, der giver svar.
Hvad er en påmindelse om svar på invitation
En påmindelse om svar er en opfølgende besked, der sendes før svarfristen til et arrangement. Den går til gæster, som ikke har bekræftet, som har svaret "måske", eller som har tilmeldt sig uden at gennemføre betalingen eller oplyse om kost.
I modsætning til påmindelser om aftaler, hvor tiden allerede er booket, skal en påmindelse om svar ofte jagte det første svar. Målet er et præcist antal deltagere, ikke blot fremmøde til en fast aftale i kalenderen.
Kanalerne er mail, sms og beskeder i en app. Mail passer bedst til formelle arrangementer med mange oplysninger. Sms passer til korte frister og uformelle sammenkomster.
Sådan skriver du en påmindelse om svar på invitation
Skriv navnet på arrangementet og datoen i første linje. Gæster deltager i mange arrangementer. Dit skal kunne genkendes uden at åbne en lang tråd.
Skriv en tydelig frist. "Svar venligst inden torsdag, så vi kan lægge bordplanen" skaber tryk uden at lyde pågående.
Gør det nemt at svare. Én knap til ja og én til nej. Lange formularer, der gemmer sig tre klik inde, bliver droppet. Jo lettere svaret er, desto mere præcist bliver dit antal.
Forklar, hvorfor svaret betyder noget. "Vi lægger de sidste planer for maden" eller "Der er kun få pladser tilbage" giver gæsterne en grund til at svare ud over høflighed.
Send den første påmindelse en uge før fristen og en sidste 48 timer før. To henvendelser fanger de fleste, der har glemt det, uden at det føles som spam.
Eksempler på påmindelser om svar på invitation
Åbning i en mail: "Hej Jordan, vi planlægger forårsmiddagen for netværket den 10. april og har ikke fået dit svar endnu. Giv os besked, om du kommer, så vi kan holde en plads til dig."
Sms-version: "Påmindelse: Svar på invitationen til middagen den 10. april senest torsdag. Svar J for at deltage, N for at melde afbud. Detaljer: [kort link]"
Opfølgning til dem, der svarede måske: "Du svarede 'måske' til workshoppen den 3. maj. Kan du bekræfte ja eller nej senest mandag? Vi bestiller materialer ud fra det endelige antal."
Skriv varmt til sociale arrangementer og direkte til betalte tilmeldinger, hvor intet svar betyder tabt omsætning.
Opsætning af tilmelding til arrangementer findes i modul to under sådan opretter du en tilmeldingsformular til arrangementer. Til opfølgning på enkeltstående aftaler i stedet for grupper, se sms-påmindelser til aftaler fra det forrige kapitel.
Ofte stillede spørgsmål
Hvornår skal jeg sende den første påmindelse om svar?
En uge før din svarfrist er et godt udgangspunkt. Send en kortere sidste påmindelse 48 timer før fristen til dem, der havde tænkt sig at svare, men glemte det.
Skal påmindelser om svar også sendes til dem, der allerede har bekræftet?
Lad bekræftede gæster være uden for udsendelsen. Del din liste op, så kun dem, der ikke har svaret, og dem, der har svaret måske, får en opfølgning. Bekræftede deltagere, der bliver mast på, melder måske afbud af irritation.
Kan jeg samle tilmeldinger via min hjemmeside?
En tilmeldingsformular på din hjemmeside samler svarene ét sted. Med WEMASY kan du bygge tilmeldingssider i hjemmesidebyggeren og sende automatiske påmindelser om svar til ufuldstændige tilmeldinger.
Hvad er forskellen på en påmindelse om svar og en bekræftelse af tilmelding?
Bekræftelser går til dem, der allerede har tilmeldt sig, og gentager oplysningerne om arrangementet. Påmindelser om svar jagter dem, der ikke har svaret endnu. Modul to dækker skabeloner til bekræftelser i sådan opretter du en skabelon til bekræftelsesmails.
Hvilken tone passer til påmindelser om svar på ubetalte tilmeldinger?
Vær høflig og saglig. Skriv fristen, forklar hvorfor antallet betyder noget, og gør det nemt at sige nej. Gæster, der ikke kan komme, ignorerer ofte beskeder, der føles som dårlig samvittighed.
Skal jeg give mulighed for at svare måske i påmindelser om svar?
Svar med måske øger usikkerheden. Ved arrangementer, hvor antallet styrer prisen, skal du i teksten opfordre til ja eller nej. Hvis du tillader måske, så send endnu en opfølgning målrettet netop den gruppe, før du lægger planerne fast.