Fireogtyve timer før besøget sendes påmindelsen. Tolv kunder får en tydelig sms med dato, tidspunkt og et link til at bekræfte. Tre får en generel besked om en kommende aftale uden detaljer. Gæt, hvilken gruppe der møder op til tiden.
En sms-påmindelse til en aftale virker, når den svarer på det, kunden har brug for at vide, på under ti sekunders læsning. Det vil sige virksomhedens navn, type aftale, dato, tidspunkt, sted eller videolink og ét næste skridt. Tekst til aftaler er lidt anderledes end generelle bookingpåmindelser, fordi besøg ofte har regler for forberedelse eller hensyn til privatlivet. Sådan rammer du rigtigt.
Det skal stå i en sms-påmindelse til en aftale
Start med navnet på din klinik eller virksomhed. Patienter og kunder hos tandlæger og rådgivere får mange automatiske sms'er. Din skal kunne genkendes med det samme.
Skriv typen af aftale, når der er plads. "Tandrensning" eller "30 min. samtale" hjælper kunden med at finde den rigtige tid i ugen.
Skriv dato, tidspunkt og tidszone ved onlinemøder. "Tirsdag 18/3 kl. 14.00 dansk tid" fjerner tvivl for kunder i andre regioner.
Tilføj kun én linje om forberedelse, når det er nødvendigt. "Husk sygesikringskort" eller "Kom 10 min. før for at udfylde papirer" hører hjemme her. Hele vejledningen til indmeldingen hører til i mailen.
Giv mulighed for at bekræfte eller flytte. "Svar B for at bekræfte" eller et kort link til selvbetjening mindsker opkald i sidste øjeblik.
Sådan skriver du teksten til en sms-påmindelse til en aftale
Brug to skabeloner. En påmindelse 24 timer før kan være ren information. En påmindelse to timer før bør have rutevejledning, parkering eller et link til videokonsultation.
Tag hensyn til privatlivet, hvor der er særlige regler. Undgå følsomme diagnoser i en sms, når en generel betegnelse som "din aftale" er nok. Detaljerede sundhedsoplysninger hører hjemme i sikre kanaler.
Hold en professionel tone i kliniske miljøer og en varmere tone ved livsstilsydelser. En påmindelse fra en fysioterapeut kan være ligefrem. En påmindelse fra en frisør kan slutte med en venlig hilsen.
Test antallet af tegn med rigtige data. Lange navne på behandlere eller ydelser med mange ord kan skubbe beskeden over på to dele, hvilket fordobler prisen og kan give delt levering.
Modul tre dækker allerede hele forløbet med påmindelser. Læs sådan skriver du sms-påmindelser til aftaler for flere mønstre og sådan sender du sms-påmindelser til aftaler for automatiseringen. Kombiner påmindelser med bekræftelsesmails til aftaler, så kunden får både et bevis med det samme og et puf dagen før.
Tidspunkt og hyppighed for påmindelser om aftaler
Én påmindelse 24 timer før virker for mange servicevirksomheder. Ydelser med mange udeblivelser får gavn af endnu et kontaktpunkt 2 til 4 timer før starten.
Undgå udsendelser sent om aftenen. En sms klokken 23 om en aftale klokken 9 vækker kunden og skaber irritation. Send i rimelige tidsrum, medmindre dine kunder forventer service døgnet rundt.
Annuller påmindelser automatisk, når aftaler flyttes eller aflyses. Intet skader tilliden hurtigere end en påmindelse om en tid, der ikke findes mere.
Følg antallet af udeblivelser før og efter, du tager de skrevne skabeloner i brug. Hvis tallene ikke rykker sig, skal tidspunktet justeres, ikke ordene gøres højere.
Til arrangementer, hvor du skal bruge antal deltagere, dækker det næste kapitel om påmindelser om svar på invitationer et andet format, hvor antallet af tilmeldte betyder lige så meget som fremmødet.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er et godt eksempel på en sms-påmindelse til en aftale?
"Påmindelse: Dit besøg hos Clearview Tand er fre. 21/3 kl. 10, Hovedgaden 45. Svar B for at bekræfte, eller ring på 555-0198 for at flytte." Den nævner virksomheden, skriver hvornår og hvor og giver ét valg.
Skal påmindelser nævne gebyr for afbud?
En kort note passer, hvis du tager gebyr for sene afbud. Hele reglen hører til i mailen eller på din bookingside. En enkelt linje som "Afbestil mindst 24 timer før for at undgå gebyr" er nok i en sms.
Kan WEMASY sende sms-påmindelser til aftaler fra min hjemmeside?
Bookingforløb i WEMASY på din hjemmeside kan kobles til automatiske påmindelser. Byg bookingsiden i hjemmesidebyggeren og sæt skabelonerne op én gang, så alle onlineaftaler får påmindelser med samme tekst.
Hvordan hænger påmindelser sammen med regler for udeblivelser?
Påmindelser mindsker glemsomhed. Regler tager sig af bevidste udeblivelser. Modul fire dækker skabeloner til regler i hvad er en regel for udeblivelser, og vores blogindlæg tips til at styre bookinger og undgå udeblivelser binder det sammen.
Skal onlineaftaler have en anden påmindelsestekst?
Skriv videolink og tidszone i påmindelsen i stedet for en adresse. Send linket igen i påmindelsen to timer før, for kunderne leder ofte efter det få minutter før mødet starter.
Er sms nok, eller skal jeg også sende mailpåmindelser?
Mange bruger begge dele. Mailen rummer længere vejledning til forberedelse. Sms'en giver det hastige puf med dato og tidspunkt, som kunderne ser hurtigst. Brug automatiske påmindelsessystemer til at koordinere de to kanaler.