Din indbakke har 40 ulæste beskeder. En kunde ruller forbi tre tilbud og et nyhedsbrev. Vedkommende ser aldrig detaljerne om aftalen, der gemmer sig i fjerde afsnit. På dagen for aftalen hævder kunden, at ingen bekræftede tidspunktet.
Det sker ofte, når bekræftelser på mail er dårligt opbygget eller forsinkede. En bekræftelse af en aftale skal komme med det samme, starte med det vigtigste og give kunden en måde at gemme eller ændre bookingen. Sådan sætter du bekræftelser af aftaler op, som kunderne rent faktisk bruger.
Hvad bekræftelse af en aftale betyder i dit bookingforløb
Bekræftelsen af en aftale er det øjeblik, hvor en kunde får at vide, at tiden er sikret. Den sker, når kunden har udfyldt bookingformularen, og dit system har markeret reservationen som bekræftet.
Nogle virksomheder bruger et forløb i to trin: forespørgsel sendt og derefter bekræftet af en medarbejder. I så fald skal du først sende en besked om, at du har den, og kun sende den fulde bekræftelse, når den er godkendt. Blandede beskeder om status giver udeblivelser og dobbeltbookinger.
Forskellen på almindelige bekræftelser af bookinger og beskeder om bestemte aftaler er mest sammenhængen. Aftaler involverer som regel en behandler, et trin med forberedelse og en højere pris for udeblivelser. Din bekræftelse skal afspejle det, der står på spil.
Sådan sætter du bekræftelser af aftaler på mail op
Indstil udløseren i dine indstillinger for booking. Knyt status "bekræftet" til din skabelon til bekræftelse af aftale på mail. Mailen skal gå af sted inden for få sekunder efter bekræftelsen og ikke i et dagligt udtræk.
Vælg din afsender med omhu. Brug en adresse på dit firmadomæne med et navn, der kan genkendes. "Klinik ved åen, aftaler" slår "noreply@notifications.example".
Fyld din skabelon med felter til aftaler: kundens navn, behandler, ydelse, dato, tid, tidszone, sted og link til video, hvis det er relevant. Hent dem automatisk, så der aldrig er brug for manuelle rettelser.
Tilføj et link med "Føj til kalender" eller en vedhæftet kalenderfil. Kunder, der gemmer aftalen i deres egen kalender, dukker oftere op, fordi aftalen ligger ved siden af møder på arbejde og planer med familien.
Tag links med, så kunderne selv kan flytte og aflyse, når dine regler tillader det. Selvbetjening mindsker antallet af opkald og giver kunderne kontrol uden at vente på din åbningstid.
Se opbygning og tekst i sådan laver du en skabelon til bekræftelse på mail og sådan laver du en bekræftelse af booking på mail.
Bekræftelse af aftaler ud over mail
Mail alene misser kunder, der sjældent tjekker indbakken på mobilen. En kort SMS med bekræftelse af aftalen, sendt sammen med mailen, fanger folk, der lever i SMS. Hold SMS under 160 tegn til de vigtigste fakta og ét link.
Timing betyder også noget for påmindelser. Bekræftelsen sker med det samme. Påmindelser går ud 24 eller 48 timer før besøget. Lad være med at forveksle de to. Bekræftelsen viser, at bookingen er gået igennem. Påmindelser mindsker glemsomhed.
Gem en log over alle bekræftelser, der er sendt. Når en kunde bestrider, at vedkommende fik besked, viser din log tidspunkt og status for levering. Den historik beskytter dit hold i samtaler om gebyr for udeblivelse.
Gennemgå resultaterne af bekræftelserne hver måned. Følg andelen, der åbner, hvis dit værktøj viser den. Få åbninger kan betyde, at emnerne skal forbedres, eller at beskederne ender i spam.
Når bekræftelserne kører, kan du indsamle de oplysninger, du har brug for før besøget. Næste kapitel om sådan laver du en formular til nye kunder ved booking handler om at indsamle data før aftalen.
Ofte stillede spørgsmål
Skal bekræftelsen af aftalen kræve, at kunden klikker på et link for at bekræfte?
Dobbelt bekræftelse mindsker bookinger ved en fejl, men giver mere besvær. Miljøer med mange udeblivelser som lægepraksis kræver den nogle gange. De fleste servicevirksomheder sender en bekræftelse med det samme uden at bede kunden om at klikke igen.
Hvad skal emnet i bekræftelsen af aftalen sige?
Tag datoen og ydelsen med: "Bekræftet: tandrensning den 3. april kl. 9.00". Konkrete emner hjælper kunderne med at søge i indbakken på dagen for aftalen og mindsker påstande om, at de aldrig fik den.
Kan jeg automatisere bekræftelser af aftaler gennem WEMASY?
WEMASY sender bekræftelser af aftaler på mail, når status for en booking skifter til bekræftet. Forbind din booking med siderne i din hjemmesidebygger og tilpas skabelonen én gang til alle fremtidige aftaler.
Hvordan er bekræftelser anderledes ved virtuelle besøg?
Virtuelle bekræftelser skal have link til mødet, tidszone og vejledning i teknisk tjek tydeligt med. Test links før hver opdatering af skabelonen. Et link til video, der ikke virker på dagen for aftalen, spilder alles tid.
Skal medarbejdere have en kopi af alle bekræftelser af aftaler?
Interne beskeder hjælper behandlerne med at forberede sig. Send en særskilt besked til medarbejderne med noter om kunden fra formularer. Sæt ikke medarbejdere på kopi i mails til kunder, fordi fejl med svar til alle afslører private adresser.
Hvad hvis en kunde siger, at vedkommende aldrig fik bekræftelsen af aftalen?
Tjek først din log over sendte mails. Send igen til den adresse, du har, og tjek stavningen. Bed kunden kigge i spam. Hvis problemerne fortsætter, så få styr på indstillingerne for autentificering af dit domæne hos din mailudbyder.